PAGE檔案室日常安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室及所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，預(yù)防為主，確保檔案不受損失。2.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為。3.分級負(fù)責(zé)原則：明確各級人員在檔案安全管理中的職責(zé)，實(shí)行分級管理。4.預(yù)防為主原則：采取有效的安全防范措施，防止各類安全事故的發(fā)生。二、檔案室安全管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等。2.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，確保檔案的安全存放和使用。3.定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案安全設(shè)施的維護(hù)和管理，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。5.對違反檔案安全管理制度的行為進(jìn)行制止和糾正，并及時(shí)向上級報(bào)告。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.配合檔案室做好檔案的安全管理工作，遵守檔案查閱、借閱等規(guī)定。3.對本部門檔案的安全負(fù)責(zé)，定期進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）公司/組織領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批檔案室安全管理制度和安全工作計(jì)劃。2.定期檢查檔案室安全管理工作，協(xié)調(diào)解決安全管理工作中的重大問題。3.對檔案安全管理工作給予必要的支持和保障。三、檔案室安全管理措施（一）檔案實(shí)體安全管理1.檔案室選址應(yīng)選擇地勢較高、干燥、通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)區(qū)域。檔案室周圍應(yīng)保持整潔，無雜物堆積，確保消防通道暢通。2.檔案庫房建設(shè)庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。庫房內(nèi)的照明、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)施應(yīng)符合安全要求，確保檔案存放環(huán)境適宜。3.檔案存放檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.檔案搬運(yùn)與整理在檔案搬運(yùn)過程中，應(yīng)輕拿輕放，避免檔案受損。整理檔案時(shí)，應(yīng)使用干凈、柔軟的工具，防止劃傷檔案。（二）檔案信息安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全檔案室應(yīng)配備必要的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露事故的發(fā)生。嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，并定期更新用戶密碼，確保網(wǎng)絡(luò)安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行演練，并確保數(shù)據(jù)恢復(fù)的及時(shí)性和有效性。3.信息保密嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息進(jìn)行保密。限制檔案信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱、借閱相關(guān)檔案。對檔案信息的使用和傳遞進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保信息流轉(zhuǎn)的可追溯性。（三）人員安全管理1.人員出入管理檔案室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。進(jìn)入檔案室的人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明姓名、部門、事由、進(jìn)出時(shí)間等信息。2.人員培訓(xùn)定期對檔案室管理人員及相關(guān)人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急處置方法等。3.人員健康管理關(guān)注檔案室管理人員的身體健康，定期組織體檢，防止因身體原因影響檔案安全管理工作。為檔案室管理人員配備必要的勞動(dòng)保護(hù)用品，如防護(hù)手套、口罩等，并指導(dǎo)正確使用。（四）消防安全管理1.消防設(shè)施配備檔案室應(yīng)按照規(guī)定配備足夠數(shù)量的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)等。消防設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能完好有效。2.消防安全制度制定消防安全制度和應(yīng)急預(yù)案，明確消防安全責(zé)任和應(yīng)急處置流程。定期組織消防演練，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。3.用火用電管理檔案室嚴(yán)禁明火，禁止在庫房內(nèi)吸煙和使用明火器具。對檔案室的用電設(shè)備進(jìn)行規(guī)范管理，定期檢查電氣線路，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)事故。（五）防盜安全管理1.防盜設(shè)施建設(shè)檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、防盜報(bào)警裝置等防盜設(shè)施，確保檔案室的安全。防盜設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.防盜制度制定防盜制度，加強(qiáng)對檔案室的日常巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取措施。嚴(yán)格控制檔案室鑰匙的管理，鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。四、檔案查閱、借閱與歸還管理（一）查閱管理1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案應(yīng)使用專用的查閱設(shè)備，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（三）歸還管理1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案室管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。五、檔案安全檢查與整改（一）安全檢查1.檔案室管理人員應(yīng)每天對檔案室進(jìn)行安全巡查，檢查檔案存放情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、人員出入情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并報(bào)告。2.公司/組織應(yīng)定期對檔案室進(jìn)行全面安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、信息安全、人員安全、消防安全、防盜安全等方面。3.安全檢查應(yīng)形成記錄，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)詳細(xì)記錄，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限。（二）整改措施1.針對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到及時(shí)解決。2.整改措施應(yīng)具有針對性和可操作性，能夠有效消除安全隱患。3.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保整改效果符合要求。六、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.快速反應(yīng)原則：在檔案安全事故發(fā)生后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失。2.科學(xué)處置原則：根據(jù)事故的性質(zhì)和特點(diǎn)，采取科學(xué)合理的處置方法，確保處置工作的有效性和安全性。3.信息暢通原則：及時(shí)向上級報(bào)告事故情況，保持信息暢通，以便及時(shí)協(xié)調(diào)各方力量進(jìn)行處置。（二）應(yīng)急處置流程1.事故報(bào)告檔案安全事故發(fā)生后，檔案室管理人員應(yīng)立即向檔案室負(fù)責(zé)人報(bào)告，檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]分鐘內(nèi)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因、損失情況等。2.應(yīng)急響應(yīng)接到事故報(bào)告后，公司/組織應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，成立應(yīng)急處置小組，負(fù)責(zé)事故的應(yīng)急處置工作。應(yīng)急處置小組應(yīng)迅速趕赴事故現(xiàn)場，了解事故情況，制定處置方案，并組織實(shí)施。3.現(xiàn)場處置應(yīng)急處置小組應(yīng)根據(jù)事故的性質(zhì)和特點(diǎn)，采取相應(yīng)的現(xiàn)場處置措施，如滅火、搶險(xiǎn)、救援、保護(hù)現(xiàn)場等。在處置過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的安全，盡量減少損失。4.調(diào)查處理事故處置結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，查明事故責(zé)任，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理，并制定改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。（三）應(yīng)急資源保障1.應(yīng)急物資儲(chǔ)備檔案室應(yīng)配備必要應(yīng)急物