PAGE餐飲連鎖門店檔案管理制度一、總則（一）目的為加強餐飲連鎖門店檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在門店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲連鎖門店。（三）檔案定義本制度所指檔案是指餐飲連鎖門店在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：門店檔案由專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映門店經(jīng)營管理實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，對涉及商業(yè)秘密等重要檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門及人員設(shè)置1.公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理餐飲連鎖門店檔案。2.各門店設(shè)置檔案管理員崗位，負責本門店檔案的收集、整理、保管和利用等工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善餐飲連鎖門店檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導各門店檔案管理員開展工作，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓。3.負責接收、整理、保管各門店上報的檔案，建立公司級檔案數(shù)據(jù)庫。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為門店經(jīng)營管理決策提供支持。（三）門店檔案管理員職責1.負責本門店各類檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理制度要求，妥善保管本門店檔案，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。3.建立本門店檔案借閱登記臺賬，嚴格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時催還借閱檔案。4.定期對本門店檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極配合公司檔案管理部門的工作，按時上報檔案管理相關(guān)報表和資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括門店組織架構(gòu)、人員招聘與培訓、績效考核、行政辦公文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調(diào)研報告、營銷活動方案、客戶信息、銷售數(shù)據(jù)、采購合同、供應商資料等。3.財務(wù)管理類：有財務(wù)報表、會計憑證、稅務(wù)資料、資金管理文件等。4.食品安全類：包含食品采購索證索票記錄、食品檢驗報告、食品加工過程記錄、食品安全事故處理記錄等。5.服務(wù)質(zhì)量類：如顧客投訴處理記錄、服務(wù)培訓資料、服務(wù)質(zhì)量考核記錄等。6.門店運營類：涉及門店裝修設(shè)計圖紙、設(shè)備設(shè)施檔案、門店日常運營記錄、物資盤點記錄等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“門店代碼分類代碼年度流水號”的格式。2.門店代碼：以各門店的唯一標識代碼表示。3.分類代碼：按照上述檔案分類，分別用不同的字母表示，如行政管理類用“XZ”表示，經(jīng)營管理類用“JY”表示等。4.年度：以檔案形成的年份表示，如“2023”。5.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，某門店2023年形成的第5份行政管理類檔案編號為：MD01XZ2023005。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.門店在日常經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等。2.與門店經(jīng)營相關(guān)的外部文件，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會資料、合作伙伴往來文件等。3.員工個人提交的與工作相關(guān)的報告、總結(jié)、建議等。（二）收集要求1.各部門和崗位應按照檔案管理要求，及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交檔案管理員。2.檔案資料應保持原始性和完整性不得隨意涂改、偽造。3.對于重要文件和資料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.檔案管理員收到檔案資料后，應按照檔案分類標準進行分類。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊。4.對電子檔案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號命名文件，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。五、檔案保管（一）保管場所1.公司檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.各門店應設(shè)立檔案專柜，用于存放本門店檔案，確保檔案存放安全、整齊。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括門店重要的合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、營業(yè)執(zhí)照等具有長期查考利用價值的文件。3.長期保管的檔案期限一般為10年至30年，如門店經(jīng)營活動中的重要文件、統(tǒng)計報表等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至5年，如一般性的行政文件、日常業(yè)務(wù)記錄等。（三）保管措施1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況應及時采取修復、復制等措施。3.對電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密檔案的查閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案的，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司檔案管理部門負責人審核，報公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表提供檔案。2.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱人查閱檔案時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，借閱期限一般不超過15天。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱重要機密檔案的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導批準，借閱期限嚴格控制，并確保檔案安全。3.外部單位或個人原則上不得借閱檔案，特殊情況確需借閱的，應按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并繳納一定的押金。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，將檔案交付借閱人，并填寫《檔案借閱登記臺賬》，記錄借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應按時歸還檔案。如檔案有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、財務(wù)人員、法務(wù)人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應從內(nèi)容、來源、時間等方面進行綜合評估，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式，電子檔案應進行徹底刪除。銷毀過程應安排專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確