PAGE融媒體中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)融媒體中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在融媒體工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于融媒體中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指融媒體中心在各項業(yè)務(wù)活動中直接形成的對國家、社會和本單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映融媒體中心的工作歷程和業(yè)務(wù)活動。3.完整性原則：全面收集和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為融媒體中心各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立融媒體中心檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由中心領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作，審議檔案管理工作規(guī)劃、制度和重要事項，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本單位檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔、適宜。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案保管期限的調(diào)整意見，對已到保管期限的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.組織開展檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.負(fù)責(zé)向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報檔案管理工作情況，接受監(jiān)督檢查，積極改進(jìn)檔案管理工作。8.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人作為兼職檔案員，配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。兼職檔案員應(yīng)及時將本部門在工作中形成的各類文件材料收集齊全，進(jìn)行初步整理，定期移交綜合管理部門歸檔。同時，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常查閱和利用登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)文件：包括上級黨委、政府、宣傳部門等下發(fā)的與融媒體中心工作相關(guān)的各類文件、指示、通知等。2.中心發(fā)文：融媒體中心制發(fā)的各類文件，如決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。3.會議文件：中心召開的各類會議形成的文件材料，包括會議通知、議程、報告、講話、決議、紀(jì)要等。4.工作計劃與總結(jié)：各部門及中心年度、季度、月度工作計劃、總結(jié)，專項工作方案、總結(jié)等。5.業(yè)務(wù)資料：新聞采訪、編輯、制作、播出等業(yè)務(wù)活動中形成的稿件、素材、節(jié)目帶、音頻視頻資料等。6.設(shè)備檔案：融媒體中心各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)等過程中形成的文件材料，如設(shè)備清單、說明書、合同、維修記錄等。7.人事檔案：員工的入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等人事變動材料，以及員工的個人簡歷、學(xué)歷證書、職稱證書、培訓(xùn)記錄等。8.財務(wù)檔案：財務(wù)預(yù)決算報告、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)文件材料。9.合同檔案：融媒體中心簽訂的各類合同，包括廣告合作合同、節(jié)目制作合同、設(shè)備采購合同、租賃合同等。10.其他檔案：與融媒體中心工作相關(guān)的其他具有保存價值的文件材料，如榮譽(yù)證書、獲獎作品、調(diào)研材料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和時效性。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時移交綜合管理部門，不得積壓或擅自留存。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類?？煞譃辄h群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、合同管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號：對整理好的檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度類別順序號的編號方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，以便于快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，便于管理和操作。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用光盤、磁帶、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案存儲目錄，便于快速檢索和調(diào)用。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，存儲在專門的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對國家、社會和本單位有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，由綜合管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，并報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（四）檔案定期檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，每半年進(jìn)行一次重點(diǎn)抽查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、數(shù)量核對、利用情況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.根據(jù)檢查結(jié)果，對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員及檔案管理專業(yè)人員為成員。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查：對每一卷檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、價值等因素，確定其保管期限是否合理。2.綜合評估：結(jié)合檔案的利用情況、歷史背景、現(xiàn)實(shí)需求等因素，對檔案的價值進(jìn)行綜合評估，判斷其是否仍具有保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并將銷毀情況記錄存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為融媒體中心各項工作提供參考依據(jù)，如查閱歷史文件、業(yè)務(wù)資料等，為新聞采訪、節(jié)目制作、決策制定等工作提供支持。2.滿足員工個人查閱需求，如查閱本人人事檔案、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料。3.對外提供檔案利用服務(wù)，如應(yīng)上級機(jī)關(guān)、其他單位或社會組織的要求，提供相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱：員工可根據(jù)工作需要，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門檔案查閱區(qū)查閱檔案。查閱時應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制的檔案，申請人應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)審批后，由綜合管理部門指定專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理專用章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、審批情況等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的融媒體中心檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為融媒體中心的發(fā)展提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和質(zhì)量檢查，保證文件的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.掛接存儲：將掃描后的電子檔案與對應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接存儲，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、編號等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，限制對檔案的訪問范圍，確保檔案信息的安全性。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和規(guī)范性。4.統(tǒng)計分析：對檔案的利用情況、存儲狀況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。（四）安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加