PAGE鎮(zhèn)街單位檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)鎮(zhèn)街單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鎮(zhèn)街實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)街各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指鎮(zhèn)街單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則鎮(zhèn)街檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由鎮(zhèn)街綜合檔案室集中管理各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位的檔案，并對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本單位檔案工作，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。2.完整準(zhǔn)確原則各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面、系統(tǒng)地收集、整理本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為鎮(zhèn)街各項(xiàng)工作提供有效的信息支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理體制（一）檔案管理機(jī)構(gòu)鎮(zhèn)街設(shè)立綜合檔案室，作為鎮(zhèn)街檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)街檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。綜合檔案室配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位職責(zé)1.各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.負(fù)責(zé)建立健全本單位檔案管理制度，確保檔案工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步開(kāi)展。3.按照檔案管理要求，定期對(duì)本單位檔案進(jìn)行整理、歸檔，并向鎮(zhèn)街綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極配合鎮(zhèn)街綜合檔案室開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案檢查等工作，提高本單位檔案管理水平。三、檔案形成與收集（一）文件材料形成1.鎮(zhèn)街各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)形成各種文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。2.公文起草部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公文處理程序，認(rèn)真做好公文的擬制、審核、簽發(fā)等工作，確保公文質(zhì)量。公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本及有關(guān)附件收集齊全，整理歸檔。3.業(yè)務(wù)部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，如合同協(xié)議、報(bào)表、圖紙、會(huì)議記錄、調(diào)研材料等，應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程及時(shí)收集、整理，確保文件材料的完整性。（二）文件材料收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鎮(zhèn)街工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.鎮(zhèn)街黨委、政府及各部門(mén)形成的各類(lèi)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位上報(bào)的各類(lèi)文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。4.鎮(zhèn)街在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)管理、公共服務(wù)等方面形成的重要文件材料，如項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案及相關(guān)審批文件等。5.涉及本鎮(zhèn)街的各類(lèi)合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、產(chǎn)權(quán)證書(shū)等。6.鎮(zhèn)街組織開(kāi)展的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、講話(huà)材料、照片、音像資料等。7.鎮(zhèn)街干部職工的人事檔案材料，包括履歷表、任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）文件材料收集要求1.各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確文件材料收集責(zé)任人，按照規(guī)定的收集范圍和時(shí)間要求，及時(shí)收集本單位產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要文件。對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.文件材料收集過(guò)程中，應(yīng)做好登記工作，記錄文件材料的名稱(chēng)、來(lái)源、日期、數(shù)量等信息。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方案1.鎮(zhèn)街檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，一年為一個(gè)類(lèi)別。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)鎮(zhèn)街內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或工作職能，將檔案分為黨群工作、行政事務(wù)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)、社區(qū)建設(shè)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體工作內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分若干小類(lèi)。保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。2.黨群工作類(lèi)檔案主要包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作等方面的文件材料。3.行政事務(wù)類(lèi)檔案主要包括鎮(zhèn)街行政管理、機(jī)關(guān)事務(wù)、財(cái)政財(cái)務(wù)、審計(jì)監(jiān)督等方面的文件材料。4.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類(lèi)檔案主要包括經(jīng)濟(jì)規(guī)劃與統(tǒng)計(jì)、招商引資、企業(yè)管理、項(xiàng)目建設(shè)等方面的文件材料。5.社會(huì)事務(wù)類(lèi)檔案主要包括民政、教育、衛(wèi)生、文化、體育、勞動(dòng)保障等方面的文件材料。6.社區(qū)建設(shè)類(lèi)檔案主要包括社區(qū)規(guī)劃、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)文化、社區(qū)環(huán)境等方面的文件材料。（三）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照分類(lèi)方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)同一類(lèi)別的文件材料，按照文件形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)字跡模糊或褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。編寫(xiě)頁(yè)碼，在每份文件的右上角或右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)頁(yè)碼。填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線(xiàn)的方法將文件材料裝訂整齊，背脊處應(yīng)平整，并注明檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等信息。編制案卷封面，包括全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、年度（起止時(shí)間）、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)等項(xiàng)目。填寫(xiě)備考表，注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充情況等。2.科技檔案整理項(xiàng)目檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，一個(gè)項(xiàng)目形成的檔案為一個(gè)保管單元?？萍嘉募牧蠎?yīng)按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件（含初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等）、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等階段進(jìn)行分類(lèi)整理。每份科技文件材料應(yīng)編號(hào)，并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等?？萍紮n案應(yīng)編制項(xiàng)目檔案總目錄，注明項(xiàng)目名稱(chēng)、檔號(hào)（卷號(hào)）、文件題名、日期、保管期限等信息。3.會(huì)計(jì)檔案整理會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行整理。將會(huì)計(jì)憑證按照月份或季度順序裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度應(yīng)適中，并在封面上注明單位名稱(chēng)、年度、月份、冊(cè)數(shù)、起訖日期、憑證號(hào)數(shù)、保管期限等信息。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照年度整理，每本賬簿應(yīng)編制頁(yè)碼，并在賬簿封面注明單位名稱(chēng)、賬簿名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照年度整理，每份報(bào)告應(yīng)編號(hào)，并填寫(xiě)備考表等。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。4.電子檔案整理電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)設(shè)置合理的文件名和文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.鎮(zhèn)街綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類(lèi)順序進(jìn)行排列，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和管理。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，檢查電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否完好，數(shù)據(jù)是否可讀取等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或備份。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.對(duì)到期檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置，需要銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和規(guī)范。六、檔案利用（一）利用范圍1.鎮(zhèn)街各部門(mén)、各社區(qū)及所屬企事業(yè)單位因工作需要，可查閱本單位形成的檔案。2.鎮(zhèn)街其他單位因工作需要，經(jīng)鎮(zhèn)街綜合檔案室同意，可查閱相關(guān)檔案。3.公民、法人和其他組織因特殊需要，經(jīng)鎮(zhèn)街綜合檔案室審核，并報(bào)鎮(zhèn)街領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱有關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到鎮(zhèn)街綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到鎮(zhèn)街綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)將檔案交予借閱者，并明確告知借閱者檔案的保管要求和歸還期限。借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)鎮(zhèn)街綜合檔案室審核同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋鎮(zhèn)街綜合檔案室印章，并注明出處。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱(chēng)和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和份數(shù)等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織鎮(zhèn)街成立檔案鑒定工作小組，由鎮(zhèn)街綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員代表等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合鎮(zhèn)街實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷檔案的保存價(jià)值。對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)予以留存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案存毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、年度、保管