PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案三合一制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各站所、各村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則。檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全與完整。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案查閱利用。4.對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供檔案資料服務(wù)。5.指導(dǎo)和監(jiān)督鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、各站所、各村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案安全。（二）各部門(mén)、站所、村（社區(qū)）及企事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和規(guī)范管理。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案工作的具體實(shí)施，并接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的歸檔范圍和保管期限，及時(shí)將檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。4.積極配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室開(kāi)展檔案查閱利用工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集（一）歸檔范圍1.黨群工作類(lèi)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人大、政府、政協(xié)、紀(jì)委、武裝部等組織的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.行政管理類(lèi)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的各類(lèi)公文、規(guī)章制度、人事任免、財(cái)務(wù)收支、審計(jì)報(bào)告、信訪(fǎng)材料等。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類(lèi)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)、工業(yè)、商業(yè)、服務(wù)業(yè)等經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的發(fā)展規(guī)劃、項(xiàng)目申報(bào)、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。4.社會(huì)事務(wù)類(lèi)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政、教育、衛(wèi)生、文化、體育、計(jì)劃生育等社會(huì)事務(wù)方面的文件、資料、報(bào)表等。5.村鎮(zhèn)建設(shè)類(lèi)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地利用、村莊規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境保護(hù)等方面的文件、圖紙、照片等。6.其他類(lèi)：包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、錦旗、牌匾等實(shí)物檔案，以及其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)、各站所形成的文件材料，由本部門(mén)、本單位檔案管理人員負(fù)責(zé)收集整理，確保齊全完整。2.村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。4.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原貌，不得擅自涂改、偽造、損毀。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（二）分類(lèi)方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法。2.年度：以文件形成的年度為依據(jù)進(jìn)行分類(lèi)。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各站所、各村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位進(jìn)行分類(lèi)，也可根據(jù)文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。4.保管期限：根據(jù)檔案的價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理，去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝方式裝訂。2.分類(lèi)：按照分類(lèi)方法，將文件材料進(jìn)行分類(lèi)，并編制分類(lèi)目錄。3.編號(hào)：對(duì)每一份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。4.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)相關(guān)信息，包括年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、盒號(hào)等。五、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照分類(lèi)方案，將檔案盒有序存放在檔案架上，不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案的安全和有效利用。3.對(duì)實(shí)物檔案，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，可采用專(zhuān)柜存放或陳列展示的方式。（三）庫(kù)房管理1.建立庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員出入。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好庫(kù)房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，確保庫(kù)房溫濕度適宜。4.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。六、檔案利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各站所因工作需要查閱檔案的。2.村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位因工作需要查閱檔案的。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要查閱檔案的。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理人員審核同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理人員審核同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀(guān)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類(lèi)檔案進(jìn)行分析比較，判斷其價(jià)值大小。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)索引。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪(fǎng)問(wèn)。（四）數(shù)據(jù)備份1.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤(pán)備份、硬盤(pán)備份等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。九、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)、各站所、各村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。3.建立檔案工作考核制度，將檔案工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)年度目標(biāo)考核內(nèi)容，對(duì)檔案工作成績(jī)突出的部