PAGE數(shù)字檔案館各項規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強數(shù)字檔案館的建設(shè)與管理，確保數(shù)字檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織數(shù)字檔案館的建設(shè)、運行、維護以及所有涉及數(shù)字檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保數(shù)字檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：保證數(shù)字檔案內(nèi)容真實反映業(yè)務(wù)活動實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存數(shù)字檔案，確保檔案信息的完整性。4.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字檔案的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。5.便利性原則：優(yōu)化數(shù)字檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便用戶查詢和使用。二、數(shù)字檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括但不限于合同協(xié)議、文件通知、報表數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、會議紀要等。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的數(shù)字副本。3.接收外部單位移交的與本公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)字檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責數(shù)字檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。2.電子文件形成部門應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的格式和元數(shù)據(jù)標準進行文件整理和著錄，保證文件的規(guī)范性和可讀性。3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標準，確保數(shù)字化副本與原件內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。4.接收外部數(shù)字檔案時，應(yīng)進行嚴格的審核和鑒定，確保檔案來源合法、內(nèi)容真實、格式合規(guī)。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生電子文件后，形成部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將文件整理并提交至檔案管理部門。提交時需填寫文件交接清單，注明文件名稱、數(shù)量、形成時間、來源等信息。2.檔案管理部門收到電子文件后，應(yīng)及時進行檢查和核對，對不符合要求的文件通知形成部門進行整改。3.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作由檔案管理部門統(tǒng)一安排，或委托具備資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)進行。數(shù)字化完成后，應(yīng)進行質(zhì)量抽檢，抽檢合格的檔案方可正式入庫。4.接收外部數(shù)字檔案時，檔案管理部門應(yīng)與移交單位簽訂交接協(xié)議，明確雙方責任和義務(wù)。交接協(xié)議應(yīng)包括檔案清單、交接時間、質(zhì)量要求、保密條款等內(nèi)容。三、數(shù)字檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于計算機管理和信息檢索，提高檔案管理效率。（二）分類方法1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)職能和檔案內(nèi)容，采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類。2.年度：按照文件形成的自然年度進行劃分。3.機構(gòu)：以公司/組織內(nèi)部的部門或機構(gòu)為分類單元。4.保管期限：分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。（三）編號規(guī)則1.數(shù)字檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號格式為：年度+機構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號。3.年度：采用公元紀年，四位數(shù)字表示，如“2023”。4.機構(gòu)代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，制定相應(yīng)的代碼，如“01”表示辦公室，“02”表示財務(wù)部等。5.保管期限代碼：“Y”表示永久，“C”表示長期，“D”表示短期。6.流水號：按照檔案整理順序依次編排，從“0001”開始。（四）元數(shù)據(jù)著錄1.元數(shù)據(jù)是描述數(shù)字檔案內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的元數(shù)據(jù)標準進行著錄。2.元數(shù)據(jù)著錄應(yīng)涵蓋文件的基本信息（如標題、作者、日期等）、業(yè)務(wù)信息（如文號、密級、主題詞等）、技術(shù)信息（如格式、大小、存儲位置等）以及關(guān)聯(lián)信息（如相關(guān)文件、業(yè)務(wù)流程等）。3.元數(shù)據(jù)著錄應(yīng)準確、完整、規(guī)范，確保數(shù)字檔案的可理解性和可追溯性。（五）整理流程1.檔案管理部門收到待整理的數(shù)字檔案后，首先按照分類方法進行初步分類。2.根據(jù)編號規(guī)則為每份檔案編制唯一的編號，并將編號信息錄入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。3.按照元數(shù)據(jù)標準對數(shù)字檔案進行著錄，確保元數(shù)據(jù)信息準確無誤。4.對整理好的數(shù)字檔案進行核對和校驗，檢查分類是否準確、編號是否連續(xù)、元數(shù)據(jù)著錄是否完整。5.將整理好的數(shù)字檔案按照分類順序存儲到相應(yīng)的存儲介質(zhì)或存儲系統(tǒng)中，并建立索引目錄，方便查詢和檢索。四、數(shù)字檔案存儲制度（一）存儲設(shè)備與環(huán)境1.應(yīng)選用安全可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止因硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)字檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，避免存儲設(shè)備受到物理損壞和環(huán)境因素影響。4.建立存儲設(shè)備的訪問控制機制，限制非授權(quán)人員對存儲設(shè)備的訪問。（二）存儲方式1.根據(jù)數(shù)字檔案的重要性、使用頻率和保管期限，采用不同的存儲方式，如在線存儲、近線存儲和離線存儲。2.重要且使用頻繁的數(shù)字檔案采用在線存儲方式，確保能夠及時訪問和使用。3.使用頻率較低但仍需長期保存的數(shù)字檔案采用近線存儲方式，存儲在可快速檢索和訪問的存儲設(shè)備中。4.保管期限較長且很少使用的數(shù)字檔案采用離線存儲方式，如磁帶、光盤等，并異地保存一份副本，以防止自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)備份1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)字檔案進行備份。備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，重要檔案應(yīng)每日備份，一般檔案可每周或每月備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原數(shù)據(jù)不同的存儲設(shè)備和存儲地點，以確保數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時進行修復(fù)或重新備份。（四）存儲管理1.檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)字檔案存儲臺賬，詳細記錄檔案存儲設(shè)備的型號、容量、存儲位置以及存儲的檔案信息等。2.對存儲設(shè)備的使用情況進行監(jiān)控和統(tǒng)計，及時發(fā)現(xiàn)并處理存儲設(shè)備的異常情況。3.根據(jù)數(shù)字檔案的保管期限和存儲情況，定期對存儲設(shè)備進行清理和遷移，確保存儲設(shè)備的有效利用。五、數(shù)字檔案檢索利用制度（一）檢索工具1.建立數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等，方便用戶快速準確地查找所需檔案。2.根據(jù)數(shù)字檔案的分類和編號規(guī)則，編制檢索目錄，包括檔案題名、編號、日期、保管期限、來源等信息，以便用戶通過檢索目錄進行初步查找。3.定期更新檢索工具，確保檢索信息的準確性和完整性。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)用戶的工作需要和職責范圍，設(shè)定不同的數(shù)字檔案利用權(quán)限。利用權(quán)限分為查閱、借閱、下載、打印等。2.查閱權(quán)限：一般員工可查閱與其工作相關(guān)的數(shù)字檔案，查閱時需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，在檔案管理部門指定地點進行查閱。3.借閱權(quán)限：因工作需要借閱數(shù)字檔案的，需填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.下載和打印權(quán)限：涉及重要機密或敏感信息的數(shù)字檔案，未經(jīng)批準不得下載和打印。確需下載或打印的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行申請，經(jīng)批準后，由檔案管理部門工作人員進行操作，并對下載和打印的內(nèi)容進行登記。（三）利用流程1.用戶提出數(shù)字檔案利用申請，填寫申請表并提交至所在部門負責人。2.部門負責人對申請進行審核，根據(jù)實際情況簽署意見，同意申請的，將申請表轉(zhuǎn)至檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請表后，按照利用權(quán)限進行審批。審批通過的，根據(jù)用戶需求提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，如提供查閱場所、辦理借閱手續(xù)、進行下載或打印操作等。4.用戶在利用數(shù)字檔案過程中，不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進行操作。5.利用完畢后，如果是借閱的檔案，用戶應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立數(shù)字檔案利用記錄臺賬，詳細記錄用戶的利用申請時間、利用目的、利用內(nèi)容、利用期限、審批情況等信息。2.定期對利用記錄進行統(tǒng)計和分析，了解數(shù)字檔案的利用情況和需求趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、數(shù)字檔案安全保密制度（一）安全管理1.建立數(shù)字檔案安全管理體系，制定安全管理制度和操作規(guī)程，明確安全責任和安全措施。2.加強數(shù)字檔案存儲、傳輸和使用過程中的安全防護，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和存儲設(shè)備進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。4.制定數(shù)字檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工，定期進行應(yīng)急演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速采取措施，減少損失。（二）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的數(shù)字檔案進行嚴格保密。2.確定數(shù)字檔案的密級，按照密級程度采取相應(yīng)的保密措施。密級分為絕密、機密、秘密三級。3.對接觸和處理涉密數(shù)字檔案的人員進行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。4.限制涉密數(shù)字檔案的訪問范圍，采用身份認證、授權(quán)管理等技術(shù)手段，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理涉密檔案。5.在涉密數(shù)字檔案的存儲、傳輸和使用過程中，采用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進行加密處理，防止信息泄露。（三）人員管理1.加強對數(shù)字檔案管理工作人員的管理，定期進行考核和培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和安全保密意識。2.對涉及數(shù)字檔案管理的工作人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全保密素質(zhì)。3.與數(shù)字檔案管理工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在工作期間的保密責任和義務(wù)，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理。（四）監(jiān)督檢查1.建立數(shù)字檔案安全保密監(jiān)督檢查機制，定期對數(shù)字檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.對違反安全保密制度的行為進行嚴肅查處，追究相關(guān)人員的責任。情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。七、數(shù)字檔案鑒定銷毀制度（一）鑒定原則與標準1.數(shù)字檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系、遠近結(jié)合、區(qū)別對待的原則。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，制定數(shù)字檔案鑒定標準。鑒定標準應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求以及保管期限等因素。（二）鑒定組織與程序1.成立數(shù)字檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門專家和相關(guān)技術(shù)人員組成。鑒定工作小組負責制定鑒定方案，并組織實施數(shù)字檔案鑒定工作。2.鑒定工作小組按照鑒定標準，對數(shù)字檔案進行逐份審查和評估，確定檔案的存毀價值。3.對擬銷毀數(shù)字檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案題名、編號、日期、保管期限、來源等信息，并經(jīng)鑒定工作小組組長審核簽字。4.將銷毀清單提交至公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可實施銷毀。（三）銷毀方式與要求1.數(shù)字檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀方式可包括物理銷毀（如粉碎存儲介質(zhì)）和數(shù)據(jù)擦除等。2.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，并由執(zhí)行人員和監(jiān)督人員簽字確認。3.銷毀后的存儲介質(zhì)應(yīng)妥善處理，防止信息泄露和環(huán)境污染。（四）銷毀監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)指定專人對數(shù)字檔