PAGE文化傳播圖書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文化傳播圖書檔案管理，確保圖書檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與文化傳播相關(guān)的圖書檔案管理工作，包括圖書的采購、借閱、保管，檔案的收集、整理、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：圖書檔案應(yīng)如實反映公司文化傳播活動的實際情況。2.完整性原則：確保圖書檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的圖書檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行圖書檔案管理工作。二、圖書管理（一）采購1.需求調(diào)研每年定期開展圖書采購需求調(diào)研，由各部門根據(jù)文化傳播業(yè)務(wù)需要提出圖書采購申請。調(diào)研內(nèi)容包括但不限于行業(yè)動態(tài)、專業(yè)知識、文化經(jīng)典等方面的圖書需求。2.采購計劃制定根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，由圖書管理部門匯總編制年度圖書采購計劃。采購計劃應(yīng)明確圖書的類別、數(shù)量、預(yù)算等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇建立合格供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、詢價、談判比較推薦等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行評估，確保所采購圖書的質(zhì)量。4.采購實施按照采購計劃與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確圖書的品種、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。采購人員應(yīng)及時跟蹤圖書采購進(jìn)度，確保圖書按時、按質(zhì)到貨。（二）驗收1.驗收標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對到貨圖書進(jìn)行驗收。檢查圖書的數(shù)量、版本、裝幀、內(nèi)容完整性等是否符合要求。2.驗收流程圖書到貨后，采購人員通知圖書管理部門進(jìn)行驗收。圖書管理部門組織相關(guān)人員對圖書進(jìn)行驗收，填寫驗收記錄。如發(fā)現(xiàn)圖書存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（三）入庫1.分類上架驗收合格的圖書按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確定圖書的類別、編號等信息。將圖書上架存放，確保圖書排列整齊、便于查找。2.庫存管理建立圖書庫存臺賬，記錄圖書的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。定期對圖書庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。（四）借閱1.借閱申請公司員工因工作需要借閱圖書，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱圖書的名稱、數(shù)量、借閱時間等信息。借閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交圖書管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批圖書管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)圖書的重要性、借閱期限等因素決定是否批準(zhǔn)借閱。對于涉及公司機(jī)密或重要資料的圖書，借閱審批應(yīng)更加嚴(yán)格。3.借閱期限一般圖書的借閱期限為[X]天，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過[X]天。特殊圖書的借閱期限根據(jù)實際情況另行規(guī)定。4.借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還圖書，如逾期未還，圖書管理部門應(yīng)及時催還。歸還圖書時，圖書管理部門應(yīng)檢查圖書是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)照價賠償。（五）保管1.環(huán)境要求圖書存放地點應(yīng)保持干燥通風(fēng)、溫度適宜，避免圖書受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保圖書安全。2.日常維護(hù)定期對圖書進(jìn)行清潔、整理，檢查圖書的裝訂、封面等是否完好。對破損、老化的圖書及時進(jìn)行修復(fù)或更換。三、檔案管理（一）收集1.收集范圍公司在文化傳播活動中形成的各類文件、資料、記錄等均屬于檔案收集范圍，包括但不限于策劃方案、活動照片、宣傳資料、合同協(xié)議等。2.收集渠道各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門。檔案管理部門可通過定期收集、專項收集、主動征集等方式，確保檔案資料的全面收集。（二）整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，制定科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)。常見的分類類別包括活動策劃檔案、宣傳推廣檔案、客戶關(guān)系檔案等。2.整理方法對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。去除重復(fù)、無效的檔案資料，確保檔案的精煉和有序。（三）歸檔1.歸檔要求按照分類標(biāo)準(zhǔn)將整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。歸檔的檔案資料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，便于查找和利用。2.歸檔流程檔案管理部門對歸檔的檔案資料進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行裝訂、裝盒等歸檔操作。將歸檔后的檔案資料存放在專門的檔案庫房，并建立檔案存放索引。（四）查閱1.查閱申請公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱審批檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別、查閱必要性等因素決定是否批準(zhǔn)查閱。對于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，查閱審批應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.查閱方式一般檔案的查閱可在檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行，查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成查閱。對于重要檔案的查閱，檔案管理部門可根據(jù)實際情況安排專人陪同查閱。4.查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（五）保管1.檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期、短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)實施銷毀，并做好銷毀記錄。四、信息化管理（一）圖書檔案信息錄入1.建立圖書檔案數(shù)據(jù)庫將圖書檔案的基本信息、借閱記錄、檔案內(nèi)容等錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)圖書檔案信息的電子化管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入更新、查詢統(tǒng)計、備份恢復(fù)等功能。2.數(shù)據(jù)錄入要求數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)認(rèn)真核對圖書檔案信息，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期審核，發(fā)現(xiàn)問題及時更正。（二）信息化系統(tǒng)使用與維護(hù)1.系統(tǒng)操作培訓(xùn)組織公司員工參加圖書檔案信息化系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使員工熟悉系統(tǒng)的功能和使用方法。根據(jù)員工的崗位需求，提供個性化的系統(tǒng)操作指導(dǎo)。2.系統(tǒng)維護(hù)管理安排專人負(fù)責(zé)圖書檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查、升級，及時處理系統(tǒng)故障和安全隱患。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查圖書管理部門和檔案管理部門應(yīng)定期對圖書檔案管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對圖書檔案管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保制度執(zhí)行的有效性。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對圖書檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.考核指標(biāo)制定圖書檔案管理工作考核指標(biāo)，包括圖書檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、利用效率等方面?？己酥笜?biāo)應(yīng)明確具體、可量化，便于考核評價。2.考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，對圖書管理部門和檔案管理部門