PAGE信用社檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)信用社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在信用社經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于信用社各級(jí)機(jī)構(gòu)及全體員工在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指信用社在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、行政管理、財(cái)務(wù)核算、人力資源管理等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：信用社檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映信用社的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理信用社各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及信用社商業(yè)秘密、客戶信息等重要檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門信用社設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全社檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善信用社檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全社檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的質(zhì)量。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和移交等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門暫存的檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱等申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：包括貸款業(yè)務(wù)檔案、存款業(yè)務(wù)檔案、結(jié)算業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案、投資業(yè)務(wù)檔案等。2.行政管理類檔案：包括公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。3.財(cái)務(wù)核算類檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。4.人力資源管理類檔案：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同等檔案。5.其他類檔案：包括信用社基本情況、宣傳資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、訴訟檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自剪裁、拼湊或涂改。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、行政管理類、財(cái)務(wù)核算類、人力資源管理類和其他類等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交相關(guān)部門備查。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜等方式進(jìn)行存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、密級(jí)等信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括信用社的重要文件、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事檔案等；長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為15年至50年，主要包括業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案、行政管理類檔案等；短期保管的檔案期限一般為5年以下，主要包括一般性的文件、資料等。3.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和信用社的實(shí)際情況進(jìn)行，并在檔案整理時(shí)予以明確標(biāo)注。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案保管臺(tái)賬一致。2.清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)信用社領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.對(duì)于清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則。2.鑒定工作應(yīng)充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.信用社成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查。2.對(duì)于具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)信用社領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，不得泄露檔案內(nèi)容。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔備查。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足信用社內(nèi)部工作需要，同時(shí)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，為社會(huì)提供必要的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.信用社內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和信用社的相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，并做好查閱記錄。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案原件，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。借閱申請(qǐng)表經(jīng)審批后，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)，并將檔案原件交借閱者帶回使用。借閱者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長(zhǎng)借閱期限。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立信用社檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和水平，為信用社的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)信用社現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合信用社檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化系統(tǒng)的