PAGE印刷廠檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)印刷廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于印刷廠各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：印刷廠檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映印刷廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和歷史發(fā)展過(guò)程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集印刷廠在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則：對(duì)涉及印刷廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為印刷廠的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置設(shè)立專門(mén)的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)印刷廠檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善印刷廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。6.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記、催還和歸還工作，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。7.積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為印刷廠的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策提供依據(jù)。8.組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。9.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的有效落實(shí)。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括印刷廠的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.生產(chǎn)技術(shù)類：涵蓋印刷工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案等。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包含市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。4.財(cái)務(wù)管理類：涉及財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.質(zhì)量管理類：如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。6.設(shè)備物資類：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備維護(hù)記錄、物資采購(gòu)清單、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄等。7.基本建設(shè)類：若有廠房建設(shè)、設(shè)備改造等項(xiàng)目，相關(guān)的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等。8.其他類：不屬于上述分類的其他檔案，如榮譽(yù)證書(shū)、照片、音像資料等。（二）檔案編號(hào)1.采用層次分類編號(hào)法，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由類別代碼、年度代碼、流水號(hào)組成。2.類別代碼：按照檔案分類的順序，分別用一位大寫(xiě)字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表生產(chǎn)技術(shù)類等。3.年度代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，如“0001”。5.例如，行政管理類中2023年形成的第5份檔案編號(hào)為“A20230005”。四、檔案收集（一）收集范圍1.各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等均應(yīng)作為檔案收集。2.外來(lái)文件中與印刷廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理相關(guān)的重要文件，如政府部門(mén)的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合作單位的合同協(xié)議等。3.員工個(gè)人在工作中形成的具有代表性的成果，如技術(shù)創(chuàng)新報(bào)告、優(yōu)秀設(shè)計(jì)作品、業(yè)務(wù)總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案。一般情況下，每年[X]月底前完成上一年度檔案的移交工作。3.移交的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。4.檔案管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回形成部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時(shí)間或重要程度排列。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：根據(jù)工藝環(huán)節(jié)、設(shè)備類型、產(chǎn)品型號(hào)等進(jìn)行分類，將相關(guān)的文件資料集中在一起。3.市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案：按照客戶類別、業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行整理，便于查找和分析市場(chǎng)信息。4.財(cái)務(wù)管理類檔案：按照會(huì)計(jì)科目、報(bào)表類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確保財(cái)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。5.質(zhì)量管理類檔案：依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目、產(chǎn)品批次等進(jìn)行整理，便于質(zhì)量追溯和問(wèn)題分析。6.設(shè)備物資類檔案：按照設(shè)備名稱、物資類別、采購(gòu)時(shí)間等進(jìn)行分類管理，建立設(shè)備和物資檔案臺(tái)賬。7.基本建設(shè)類檔案：按照項(xiàng)目階段、文件類型進(jìn)行整理，確保項(xiàng)目檔案的完整性和連貫性。8.其他類檔案：根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式，進(jìn)行合理分類整理，如照片檔案可按照拍攝時(shí)間、主題等分類，音像資料可按照內(nèi)容類別、錄制時(shí)間等分類。（三）編目與裝訂1.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于檢索。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)拆除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。對(duì)于幅面過(guò)大的圖紙等檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其符合A4紙規(guī)格。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映印刷廠主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)印刷廠有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事任免文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)印刷廠工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。如一般性的生產(chǎn)技術(shù)文件、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等。4.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)印刷廠工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。如臨時(shí)性的通知、簡(jiǎn)報(bào)等。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)涉及印刷廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和印刷廠檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.堅(jiān)持服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策的宗旨，為印刷廠各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。3.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，提高檔案的使用效率。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱：如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，到期及時(shí)催還。3.復(fù)制：對(duì)于需要復(fù)制的檔案，申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用限制1.涉及印刷廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用過(guò)程中，不得擅自涂改、抽取檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意。3.外單位人員查閱、借閱和復(fù)制印刷廠檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和印刷廠相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，必要時(shí)需簽訂保密協(xié)議。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存狀況，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法與程序1.檔案管理部門(mén)定期清理已到保管期限的檔案，編制《檔案鑒定清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。2.鑒定工作小組對(duì)《檔案鑒定清冊(cè)》中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保存狀況，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行再次審核，確保鑒定意