PAGE全公司檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案資料的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有單位的檔案資料管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，確保檔案資料的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：檔案資料應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)活動的全過程，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查閱、利用，提高檔案資料的使用效率。二、檔案資料管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案資料管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司檔案資料的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門檔案資料管理工作。3.負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)公司檔案資料的信息化建設(shè)，建立和完善公司檔案資料管理信息系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)公司檔案資料的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。6.負(fù)責(zé)公司檔案資料管理人員的培訓(xùn)和考核工作，提高檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.按照公司檔案資料管理制度和工作流程，定期向綜合管理部門移交本部門的檔案資料。3.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)向綜合管理部門反饋檔案資料的使用情況。4.配合綜合管理部門做好公司檔案資料的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案資料管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案資料管理的法律法規(guī)和方針政策，遵守公司檔案資料管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)本部門或本崗位檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.負(fù)責(zé)檔案資料的信息化錄入和維護(hù)工作，確保檔案資料管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)檔案資料的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。5.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保密工作，嚴(yán)格遵守檔案資料查閱、借閱制度，防止檔案資料泄露。6.定期對檔案資料進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案資料管理中存在的問題。三、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類公司檔案資料分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等文件，公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，公司行政辦公會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件，公司行政公文、函件、通知、報(bào)告等文件，公司印章管理、證照管理、檔案管理等文件，公司行政事務(wù)處理記錄、信訪記錄、投訴記錄等文件。2.人力資源類：包括公司人力資源規(guī)劃、招聘與錄用、培訓(xùn)與開發(fā)、績效考核、薪酬福利、員工關(guān)系等方面的文件，員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄、員工獎懲記錄等文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件，公司財(cái)務(wù)管理制度、會計(jì)核算制度、財(cái)務(wù)審批制度等文件，公司資金管理、資產(chǎn)管理、成本管理、稅務(wù)管理等文件，公司財(cái)務(wù)審計(jì)工作記錄、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見等文件。4.市場營銷類：包括公司市場調(diào)研、市場策劃、市場推廣、銷售管理等方面的文件，公司產(chǎn)品資料、宣傳資料、銷售合同、客戶檔案等文件，公司市場活動記錄、銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)、客戶投訴處理記錄等文件。5.技術(shù)研發(fā)類：包括公司技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)等方面的文件，公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)文檔等文件，公司技術(shù)研發(fā)工作記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測試報(bào)告等文件。6.生產(chǎn)管理類：包括公司生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)組織、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、物資管理等方面的文件，公司生產(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、物資采購合同、物資出入庫記錄等文件，公司生產(chǎn)管理工作記錄（如生產(chǎn)日報(bào)、月報(bào)、季報(bào)等）、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備故障處理記錄等文件。7.法務(wù)合規(guī)類：包括公司法律事務(wù)管理、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的文件，公司合同管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、訴訟與仲裁管理等文件,公司法律意見書、合規(guī)報(bào)告、合同審查記錄、知識產(chǎn)權(quán)申請文件、訴訟與仲裁文件等。8.其他類：包括公司對外投資、合作經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等方面的文件，公司與政府部門、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等的往來文件，公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎勵文件等，公司其他不屬于上述分類的檔案資料。（二）檔案資料編號公司檔案資料采用分類編號法進(jìn)行編號，編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。1.類別代碼：采用大寫字母表示，具體如下：行政管理類：XZ人力資源類：RL財(cái)務(wù)審計(jì)類：CW市場營銷類：SC技術(shù)研發(fā)類：JS生產(chǎn)管理類：SC法務(wù)合規(guī)類：FW其他類：QT2.年份：采用公元紀(jì)年，取年份后兩位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年。3.流水號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從0001開始依次編號，如“0001”“0002”“0003”等。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案資料，編號為：XZ230001。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案資料分類，收集本部門在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案資料。具體收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級主管部門下發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、指示等。2.本部門制定的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、工作方案、工作制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件。3.本部門召開的會議記錄、會議紀(jì)要、決議等文件。4.本部門與其他部門或外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件。5.本部門開展業(yè)務(wù)活動形成的報(bào)告、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)查研究資料等文件。6.本部門員工的人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄、員工獎懲記錄等文件。7.本部門的設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備采購合同、設(shè)備報(bào)廢申請等文件。8.本部門的物資采購計(jì)劃、物資采購合同、物資出入庫記錄、物資盤點(diǎn)記錄等文件。9.本部門獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎勵文件及相關(guān)證明材料。10.本部門其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料收集的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料收集人員應(yīng)定期收集本部門的檔案資料，對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理和分類，確保檔案資料的齊全完整。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，并采取必要的措施進(jìn)行保護(hù)，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。4.檔案資料收集人員應(yīng)認(rèn)真填寫檔案資料收集登記表，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、來源、形成時(shí)間、保管期限等信息。（三）整理要求1.檔案資料整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案資料整理應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案資料分類和編號方法進(jìn)行分類編號，確保檔案資料的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。3.檔案資料整理應(yīng)剔除重復(fù)、無用的文件材料，對破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的質(zhì)量。4.檔案資料整理應(yīng)按照檔案資料的保管期限進(jìn)行劃分，分別編制永久、長期、短期檔案資料目錄。5.檔案資料整理完成后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料移交本部門檔案資料管理人員進(jìn)行保管。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門檔案資料管理人員應(yīng)定期對本部門收集整理的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料及時(shí)歸檔入庫。2.檔案資料歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案資料的分類編號順序進(jìn)行排列，編制檔案資料歸檔目錄，注明檔案資料的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案資料歸檔目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案資料一同歸檔，一份由檔案資料管理人員留存?zhèn)洳椤?.檔案資料歸檔后，應(yīng)及時(shí)在檔案資料管理信息系統(tǒng)中錄入檔案資料的相關(guān)信息，確保檔案資料管理信息系統(tǒng)與實(shí)際檔案資料一致。（二）保管期限公司檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，列為永久保管。主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等文件，公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告,公司重要的合同、協(xié)議、合作意向書等文件，公司獲得的重要榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎勵文件等。2.長期保管：凡是反映公司一般職能活動和歷史情況的，在較長時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案資料，列為長期保管。保管期限為15年至50年。主要包括公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，公司行政辦公會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等文件，公司行政公文、函件、通知、報(bào)告等文件，公司人力資源規(guī)劃、招聘與錄用、培訓(xùn)與開發(fā)、績效考核、薪酬福利、員工關(guān)系等方面的文件，公司財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件，公司市場調(diào)研、市場策劃、市場推廣、銷售管理等方面的文件，公司技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)、工藝改進(jìn)等方面的文件，公司生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)組織、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、物資管理等方面的文件，公司法律事務(wù)管理、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的文件，公司對外投資、合作經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等方面的文件，公司與政府部門、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等的往來文件。3.短期保管：凡是反映公司局部職能活動和短期歷史情況的，在較短時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案資料，列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括公司一般性的行政事務(wù)處理記錄、信訪記錄、投訴記錄等文件，公司一般性的合同、協(xié)議、合作意向書等文件，公司一般性的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件，公司一般性的市場活動記錄、銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)、客戶投訴處理記錄等文件，公司一般性的技術(shù)研發(fā)工作記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測試報(bào)告等文件，公司一般性的生產(chǎn)管理工作記錄（如生產(chǎn)日報(bào)、月報(bào)、季報(bào)等）、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備故障處理記錄等文件，公司一般性的物資采購計(jì)劃、物資采購合同、物資出入庫記錄、物資盤點(diǎn)記錄等文件。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：公司檔案資料以紙質(zhì)檔案為主，應(yīng)采用專門的檔案庫房進(jìn)行保管。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案資料的安全。2.電子檔案保管：公司檔案資料應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子檔案備份，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。電子檔案應(yīng)按照檔案資料的分類編號順序進(jìn)行存儲，建立電子檔案目錄，注明檔案資料的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.聲像檔案保管：公司檔案資料中的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)采用專門的存儲設(shè)備進(jìn)行保管，并按照檔案資料的分類編號順序進(jìn)行整理和編目，注明聲像檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的質(zhì)量。（四）保管期限的變更與銷毀1.保管期限的變更：檔案資料的保管期限一經(jīng)確定，不得隨意變更。如因特殊原因需要變更保管期限的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門審核同意，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案資料的銷毀：檔案資料保管期滿后，由綜合管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案資料進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案資料的銷毀工作。檔案資料銷毀時(shí)，應(yīng)編制檔案資料銷毀清冊，注明檔案資料的名稱、編號、日期、保管期限等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案資料銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提供有效身份證明和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司綜合管理部門審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案資料的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)出示有效身份證明，并在檔案資料查閱登記簿上簽字登記。2.綜合管理部門檔案資料管理人員根據(jù)查閱人員填寫的檔案資料查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案資料查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出查閱現(xiàn)場，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還綜合管理部門檔案資料管理人員，并在檔案資料查閱登記簿上注明查閱情況。（三）利用方式1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案資料時(shí)，可根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和利用目的，采取復(fù)印、摘錄、拍照、借閱等方式進(jìn)行利用。2.公司外部人員因工作需要利用檔案資料時(shí)，如需復(fù)印、摘錄、拍照等，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門審