PAGE企業(yè)電子檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司電子檔案的保密管理，確保公司電子檔案信息的安全與完整，防止電子檔案信息的泄露、篡改和丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在電子檔案管理過程中的保密工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案保密管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，預(yù)防電子檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.最小化授權(quán)原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定員工對電子檔案的訪問權(quán)限，確保信息僅被授權(quán)人員訪問。4.全程管理原則：對電子檔案的形成、存儲、傳輸、使用、共享、銷毀等全過程進行保密管理。二、電子檔案保密管理職責(zé)（一）公司管理層1.負責(zé)審批電子檔案保密管理制度及相關(guān)保密措施。2.監(jiān)督和指導(dǎo)公司電子檔案保密管理工作，協(xié)調(diào)解決重大保密問題。（二）保密管理部門1.負責(zé)制定和完善電子檔案保密管理制度，并組織實施。2.定期對公司電子檔案保密管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.負責(zé)組織開展電子檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的保密意識和技能。4.負責(zé)處理電子檔案保密違規(guī)事件，提出處理意見并監(jiān)督執(zhí)行。（三）各部門負責(zé)人1.為本部門電子檔案保密管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織落實本部門的電子檔案保密管理措施。2.對本部門員工進行電子檔案保密教育和培訓(xùn)，確保員工熟悉并遵守保密制度。3.定期檢查本部門電子檔案的保密情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并報告。（四）檔案管理人員1.負責(zé)電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲和保管等工作，確保電子檔案的安全與完整。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序提供電子檔案信息，對查閱、借閱電子檔案的人員進行登記和監(jiān)督。3.協(xié)助保密管理部門開展電子檔案保密檢查和評估工作，及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題。（五）普通員工1.嚴(yán)格遵守公司電子檔案保密管理制度，妥善保管個人使用的電子設(shè)備和存儲介質(zhì)，防止電子檔案信息泄露。2.不得擅自復(fù)制、傳播、銷毀公司電子檔案，未經(jīng)授權(quán)不得訪問和使用公司電子檔案。3.發(fā)現(xiàn)電子檔案保密違規(guī)行為應(yīng)及時報告。三、電子檔案的分類與標(biāo)識（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和用途，將電子檔案分為以下幾類：1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)合同類：公司簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。3.財務(wù)報表類：公司的財務(wù)報表、審計報告等。4.技術(shù)文檔類：公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。5.客戶信息類：公司的客戶資料、銷售記錄、售后服務(wù)檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他電子檔案。（二）標(biāo)識方法對每類電子檔案進行統(tǒng)一標(biāo)識，標(biāo)識應(yīng)包含檔案類別、年份、編號等信息。例如：行政文件類2023001，表示2023年的第1份行政文件。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識別和管理。四、電子檔案的存儲與保管（一）存儲設(shè)備選擇1.優(yōu)先選用具有數(shù)據(jù)加密功能的存儲設(shè)備，如加密硬盤、加密U盤等。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性和可靠性，定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)存儲安全。3.存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的場所，避免受到物理損壞、火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等威脅。（二）存儲方式1.采用分級存儲方式，根據(jù)電子檔案的重要性和使用頻率，將其存儲在不同級別的存儲設(shè)備上。例如，重要且使用頻繁的電子檔案存儲在高性能服務(wù)器上，一般重要的電子檔案存儲在普通服務(wù)器上，備份電子檔案存儲在磁帶庫或光盤庫等存儲介質(zhì)上。2.對電子檔案進行定期備份，備份頻率根據(jù)檔案的重要程度和變化情況確定，重要電子檔案應(yīng)每天備份，一般電子檔案可每周或每月備份一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原存儲設(shè)備不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）訪問控制1.建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。例如，檔案管理人員具有較高的訪問權(quán)限，可進行檔案的收集、整理、歸檔等操作；普通員工只能在授權(quán)范圍內(nèi)查閱和使用電子檔案。2.通過身份認(rèn)證、密碼設(shè)置、權(quán)限審批等方式，嚴(yán)格控制對電子檔案的訪問。員工應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得將其泄露給他人。3.對電子檔案的訪問進行記錄，記錄內(nèi)容包括訪問時間、訪問人員、訪問內(nèi)容等，以便進行審計和追溯。（四）安全防護1.在電子檔案存儲系統(tǒng)中安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.定期對安全防護軟件進行更新和升級，確保其有效性。3.對電子檔案存儲場所進行安全監(jiān)控，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭等設(shè)備，防止未經(jīng)授權(quán)人員進入。五、電子檔案的傳輸與共享（一）傳輸方式選擇1.優(yōu)先選用安全可靠的傳輸方式，如加密網(wǎng)絡(luò)傳輸、專用存儲介質(zhì)傳輸（如加密U盤）等。2.在傳輸電子檔案時，應(yīng)確保傳輸渠道的安全性，避免通過不可信的網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備進行傳輸。（二）傳輸安全措施1.對傳輸?shù)碾娮訖n案進行加密處理，確保在傳輸過程中數(shù)據(jù)的保密性和完整性。2.在傳輸前對接收方的身份進行驗證，確保傳輸給合法的接收方。3.對電子檔案傳輸過程進行記錄，包括傳輸時間、發(fā)送方、接收方、傳輸內(nèi)容等，以便進行跟蹤和審計。（三）共享管理1.建立電子檔案共享審批制度，明確共享的范圍、目的、時間等要求。共享電子檔案需經(jīng)部門負責(zé)人或保密管理部門審批同意。2.對共享的電子檔案進行標(biāo)識，注明共享的范圍和有效期等信息。3.在共享電子檔案時，應(yīng)采取必要的安全措施，如加密共享文件、限制共享人員的訪問權(quán)限等，確保共享信息的安全。六、電子檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.員工因工作需要查閱電子檔案時，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時間等信息。2.《電子檔案查閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審批同意后，提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的電子檔案，并進行查閱登記。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱電子檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或帶出查閱場所。（二）借閱流程1.員工因特殊工作需要借閱電子檔案時，應(yīng)填寫《電子檔案借閱申請表》，詳細說明借閱的檔案名稱、借閱目的、借閱時間、歸還時間等信息。2.《電子檔案借閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人和保密管理部門審批同意后，提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員對借閱的電子檔案進行加密處理，并提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的電子檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對電子檔案進行檢查，確保檔案完好無損。七、電子檔案的銷毀（一）銷毀條件1.電子檔案超過保存期限且已無使用價值的。2.電子檔案因保管不善等原因?qū)е聯(lián)p壞、丟失且無法恢復(fù)的。3.電子檔案涉及的業(yè)務(wù)已結(jié)束且不再需要留存的。(二)銷毀審批1.由檔案管理人員提出電子檔案銷毀申請，填寫《電子檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《電子檔案銷毀申請表》經(jīng)部門負責(zé)人和保密管理部門審批同意后，方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對電子檔案存儲設(shè)備進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.對于存儲有重要電子檔案的存儲介質(zhì)，可采用物理銷毀方式，如粉碎、焚燒等。3.在銷毀電子檔案時，應(yīng)進行全程監(jiān)督，并對銷毀過程進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀人員、銷毀方式等。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.保密管理部門定期對公司電子檔案保密管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、存儲設(shè)備安全狀況、訪問控制情況、傳輸與共享安全情況等。2.檢查人員應(yīng)填寫《電子檔案保密檢查記錄表》，詳細記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況。（二）不定期抽查1.根據(jù)工作需要，保密管理部門不定期對各部門的電子檔案保密管理工作進行抽查。2.抽查可采用現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)審計等方式，重點檢查電子檔案的存儲、使用、共享等環(huán)節(jié)的保密措施落實情況。（三）問題整改1.對檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理部門應(yīng)及時下達《電子檔案保密整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告保密管理部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)訪問、復(fù)制、傳播公司電子檔案的。2.擅自更改、刪除公司電子檔案信息的。3.未按規(guī)定存儲、保管、傳輸電子檔案，導(dǎo)致信息泄露或丟失的。4.違反電子檔案查閱、借閱、共享、銷毀等流程規(guī)定的。5.其他違反公司電子檔案保密管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)生電子檔案保密違規(guī)行為的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.對于多次發(fā)生或情節(jié)嚴(yán)重的電子檔案保密違規(guī)行為的員工，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職