PAGE火電項目檔案管理制度上墻一、總則（一）目的為加強火電項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為火電項目建設(shè)、生產(chǎn)運營及維護(hù)提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有火電項目從項目前期準(zhǔn)備、工程建設(shè)到竣工驗收及后期運維各個階段所形成的檔案管理活動。包括但不限于項目立項審批文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、技術(shù)文件、設(shè)備資料、調(diào)試報告、質(zhì)量驗收記錄、安全管理文件、項目合同及協(xié)議等各類文件資料。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《火電建設(shè)項目文件收集及整理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則火電項目檔案管理工作在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，明確各部門在檔案管理中的職責(zé)，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和一致性。2.全程管理原則對火電項目從策劃、立項、設(shè)計、采購、施工、調(diào)試到竣工驗收及運行維護(hù)全過程產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。3.同步歸檔原則項目文件資料的形成、積累、整理與項目建設(shè)進(jìn)度同步，做到隨工作進(jìn)度及時整理歸檔，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。4.集中管理原則火電項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的安全保管和有效利用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善火電項目檔案管理的具體實施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)火電項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對項目各部門檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和考核。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保管火電項目各類檔案資料，建立健全項目檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.組織開展火電項目檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案利用登記工作。6.參與火電項目建設(shè)過程中的重要會議、活動，及時收集與檔案相關(guān)的資料信息。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍素質(zhì)。（二）項目各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員做好項目文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案管理工作，按照檔案管理要求及時收集、整理本部門產(chǎn)生的文件資料，并定期移交至檔案管理部門。3.在項目建設(shè)過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，做好文件資料的分類、編號、裝訂等工作，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。（三）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)火電項目檔案管理工作，將檔案管理工作納入項目整體工作計劃，確保檔案管理工作與項目建設(shè)同步推進(jìn)。2.協(xié)調(diào)解決項目檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理工作提供必要的人力、物力和財力支持。3.審核項目檔案管理工作的重要文件和報告，對檔案管理工作進(jìn)行全面指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目核準(zhǔn)文件等。2.設(shè)計文件涵蓋初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等各類設(shè)計圖紙、文件及相關(guān)計算書。3.施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗評定記錄、隱蔽工程驗收記錄、施工日志等。4.設(shè)備文件設(shè)備采購合同、設(shè)備技術(shù)協(xié)議、設(shè)備安裝說明書、設(shè)備調(diào)試報告、設(shè)備質(zhì)量證明文件等。5.調(diào)試文件調(diào)試大綱、調(diào)試方案、調(diào)試記錄、調(diào)試報告等。6.質(zhì)量驗收文件單位工程驗收報告、分部工程驗收報告、分項工程驗收報告、質(zhì)量監(jiān)督檢查報告等。7.安全管理文件安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告及處理文件等。8.項目合同及協(xié)議工程承包合同、物資采購合同、技術(shù)服務(wù)合同、租賃合同等各類合同協(xié)議。9.其他文件項目建設(shè)過程中的會議紀(jì)要、來往信函、工程照片、錄像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.對收集到的文件資料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲介質(zhì)可靠，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理，同一項目的文件資料應(yīng)按照不同類別進(jìn)行分類整理，形成相對獨立的案卷。3.編號規(guī)范、標(biāo)識清晰，對整理好的檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，并在卷內(nèi)文件首頁和案卷封面標(biāo)注清晰的標(biāo)識信息。（四）整理方法1.分類按照火電項目檔案的形成階段、專業(yè)類別、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、設(shè)備文件、調(diào)試文件、質(zhì)量驗收文件、安全管理文件、項目合同及協(xié)議、其他文件等類別。2.組卷根據(jù)文件資料的數(shù)量和內(nèi)容，按照一定的原則進(jìn)行組卷。例如，施工文件可按單位工程、分部工程、分項工程分別組卷；設(shè)備文件可按設(shè)備型號、批次分別組卷。3.編號采用統(tǒng)一的編號方法，對每個案卷進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的查找和管理。編號格式可采用“項目名稱檔案類別案卷順序號”的形式。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的題名、日期、文號、責(zé)任者等信息，便于查閱。同時，編制案卷目錄，對所有案卷進(jìn)行匯總登記，包括案卷編號、題名、起止日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員在完成本部門文件資料的整理后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補充完善。3.審核通過的檔案進(jìn)行登記入庫，按照檔案分類編號順序上架存放，建立檔案管理臺賬。（二）保管期限根據(jù)火電項目檔案的重要程度和利用價值，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目核準(zhǔn)文件、工程承包合同、質(zhì)量驗收報告等對項目建設(shè)、生產(chǎn)運營及維護(hù)具有長期重要價值的文件資料。2.長期保管的檔案主要是項目建設(shè)過程中的重要技術(shù)文件、設(shè)備資料、調(diào)試報告等，保管期限一般為1050年。3.短期保管的檔案如一般性的施工文件、來往信函等，保管期限一般為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案在利用過程中的安全，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱火電項目檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及項目核心機(jī)密或重要技術(shù)資料的檔案查閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.檔案一般不對外借閱，確因工作需要必須借閱的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱人員姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息，確保檔案查閱、借閱情況可追溯。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清冊由檔案管理部門組織實施銷毀，銷毀過程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立火電項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求，確保電子檔案圖像清晰、完整。2.對電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)提取和掛接等處理，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、文號、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理功能實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，實時跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計分析功能對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)