PAGE體育局檔案三合一制度模板一、總則（一）目的為加強體育局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，結合體育局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于體育局機關各部門、直屬事業(yè)單位及下屬各相關單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導原則：體育局檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理。局辦公室負責統(tǒng)籌協(xié)調全局檔案管理工作，各部門、單位負責本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.集中管理原則：各類檔案應集中統(tǒng)一管理，避免分散保存，以保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.規(guī)范標準原則：檔案管理工作應嚴格按照國家和行業(yè)規(guī)定的標準和規(guī)范進行操作，確保檔案質量。4.安全保密原則：加強檔案安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護檔案的保密性和安全性。二、檔案管理職責分工（一）局辦公室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全局檔案管理制度和工作規(guī)劃，并組織實施。2.負責對全局各部門、單位檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期組織檔案工作培訓和考核。3.集中統(tǒng)一管理體育局各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務檔案、人事檔案、財務檔案等，負責檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.負責檔案庫房的建設、管理和維護，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。6.配合上級檔案管理部門的工作，接受檔案業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，及時報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。（二）各部門、單位職責1.負責本部門、本單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準確。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向局辦公室移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負責建立本部門、本單位檔案的檢索工具，便于檔案的查閱和利用。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案，確保檔案的安全和保密。5.積極配合局辦公室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和處理，確保檔案的安全和完整。4.建立檔案借閱登記制度，負責檔案的借閱、歸還登記和催還工作，嚴格按照規(guī)定程序辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用和安全歸還。5.積極參與檔案信息化建設，負責檔案信息的錄入、維護和更新，提高檔案管理工作效率和信息化水平。6.協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案的鑒定工作，提出檔案保管期限的建議，對已到保管期限的檔案進行整理和處理。7.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案：包括體育局在履行職能活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、總結等。2.業(yè)務檔案：根據(jù)體育局不同業(yè)務領域，分別收集與體育賽事組織、運動員管理、體育場館建設與管理、體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展、群眾體育活動開展等相關的業(yè)務文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等。3.人事檔案：涵蓋體育局干部職工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、黨團組織關系等方面的材料。4.財務檔案：包括財務預決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務核算和管理過程中形成的各類文件。5.聲像檔案：收集反映體育局重要活動、體育賽事、場館建設等方面的照片、錄像、錄音等資料。6.實物檔案：如體育局獲得的獎杯、獎牌、榮譽證書、錦旗等具有保存價值的實物。（二）收集要求1.各部門、單位應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，符合檔案管理要求，不得擅自涂改、偽造檔案材料。3.對具有保存價值的電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關資料，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.定期對檔案收集工作進行檢查和總結，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，不斷提高檔案收集工作質量。（三）收集時間1.文書檔案應在文件辦理完畢后及時收集整理，每年定期向局辦公室移交歸檔。2.業(yè)務檔案應根據(jù)業(yè)務工作進程，及時收集相關材料，在業(yè)務工作結束后一個月內完成歸檔工作。3.人事檔案應按照人事管理規(guī)定，在人員變動后及時更新和整理相關材料，并定期向局人事部門歸檔。4.財務檔案應按照財務核算周期，在年度終了后三個月內完成整理歸檔工作。5.聲像檔案應在活動結束或事件發(fā)生后及時收集整理，實物檔案應在獲得后及時辦理登記歸檔手續(xù)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度保管期限機構（問題）分類法。即先按年度分開，再按保管期限（永久、長期、短期）劃分，然后在每個保管期限內按機構（問題）進行分類。2.業(yè)務檔案根據(jù)不同業(yè)務類別，分別采用相應的分類方法。如體育賽事檔案可按賽事名稱、年份、階段等進行分類；運動員檔案可按運動員姓名、項目、成長歷程等進行分類。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定的十大類進行分類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料、其他材料。4.財務檔案按照會計檔案管理辦法進行分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料等類別。5.聲像檔案按照載體形式、內容主題等進行分類，如照片檔案可按拍攝時間、地點、人物、事件等分類，錄像檔案可按活動名稱、時間、內容等分類。6.實物檔案按照實物類別、獲得時間、來源等進行分類，分別登記造冊。（三）整理要求1.對收集到的檔案材料進行全面清理，剔除重復、無用的材料，確保歸檔材料真實、有效。2.按照分類方法，對檔案材料進行科學分類、編號、編目，編制檔案目錄和檢索工具，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.對電子檔案進行規(guī)范化整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質檔案內容一致，便于檢索和利用。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負責人、各相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案的價值進行鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合體育局工作實際，從檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等方面進行綜合評估。2.對于反映體育局重大決策、重要活動、重點項目等具有重要歷史意義和現(xiàn)實參考價值的檔案，應列為永久保管。3.對于在一定時期內具有查考利用價值的檔案，可列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。4.對于只在較短時間內有參考價值的檔案，可列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對已到保管期限的檔案進行初步審查，提出檔案存毀意見，并填寫檔案鑒定審批表。2.將檔案鑒定審批表提交檔案鑒定小組進行審議，鑒定小組根據(jù)鑒定標準，對檔案的價值進行全面評估，形成鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，報局領導審批。未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自銷毀檔案。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，定期檢查維護，確保設施設備正常運行。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放文書檔案、業(yè)務檔案、人事檔案、財務檔案等各類檔案，做到分類存放、標識清晰。（二）保管方式1.紙質檔案應采用密集架或檔案柜進行存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，分別存放于不同地點，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。同時，建立電子檔案存儲管理制度，定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.聲像檔案和實物檔案應根據(jù)其特點，分別采用相應的保管方式。如照片檔案應裝入相冊或檔案盒，妥善保管；錄像檔案應標注清晰的標識，存儲于專用設備中；實物檔案應進行登記造冊，存放在專門的展示柜或庫房中。（三）保管期限1.按照檔案鑒定結果，對各類檔案確定相應的保管期限，并嚴格按照保管期限進行管理。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應繼續(xù)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，經(jīng)批準后予以銷毀。3.定期對檔案保管情況進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全和完整。七、檔案利用（一）利用范圍1.體育局內部各部門、單位因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱體育局檔案的，須經(jīng)體育局相關領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到檔案庫房查閱紙質檔案，檔案管理人員應按照規(guī)定提供服務，協(xié)助查閱，并做好查閱登記工作。2.復制檔案：因工作需要確需復制檔案的，利用者應填寫檔案復制申請表，經(jīng)批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并加蓋檔案管理部門印章。3.借閱檔案：內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱登記表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案的，須經(jīng)體育局相關領導批準，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、用途、保密責任等事項。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、復制、借閱等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，便于查詢和統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立涵蓋體育局各類檔案信息的數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲，提高檔案管理工作的信息化水平和服務效能。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合體育局檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全保障體系建設：建立數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、數(shù)據(jù)加密、用戶認證等數(shù)據(jù)安全保障機制，確保檔案信息的安全可靠。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務、步驟和保障措施等。2.開展檔案數(shù)字化加工工作，按照數(shù)字化加工標準和規(guī)范，組織專業(yè)人員進行檔案掃描、圖像處理等工作。3.進行檔案管理信息系統(tǒng)選型或開發(fā)，根據(jù)體育局實際情況，選擇功能完善、操作簡便、安全可靠的信息系統(tǒng)，并進行系統(tǒng)定制化開發(fā)和部署。4.建立數(shù)據(jù)安全保障體系，完善數(shù)據(jù)備份、恢復、加密等安全措施，加強用戶認證和權限管理，確保檔案信息安全。5.對檔案管理人員進行信息化培訓，使其熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作和應用，提高信息化管理能力。6.逐步推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息的全面數(shù)字化管理和共享利用。九、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.局辦公室定期對各部門、單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.各部門、單位應積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供檔案管理工作相關資料和情況，不得隱瞞或弄虛作假。（二）考核評價1.建立檔