PAGE檔案管理信息化管控制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理信息化建設(shè)，規(guī)范檔案管理信息化流程，確保檔案信息的安全、完整、有效利用，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案管理信息化工作中的相關(guān)活動，包括檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、安全管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理信息化工作應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：保證檔案信息的真實性，如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集和保存公司各類檔案，確保檔案信息的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案信息進行嚴格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理信息化流程，提高檔案利用效率，方便公司員工查詢和使用檔案。二、檔案管理信息化職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理信息化管理制度、流程和標準。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理信息化建設(shè)，組織實施檔案管理信息化系統(tǒng)的選型、建設(shè)和升級。3.負責公司各類檔案的集中管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、編目、存儲、檢索、利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理信息化工作，開展檔案管理信息化培訓(xùn)和宣傳。5.負責檔案信息安全管理，制定安全策略，采取安全技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。2.配合檔案管理部門開展檔案管理信息化工作，按照要求提供相關(guān)檔案信息。3.負責本部門檔案信息系統(tǒng)的使用和維護，正確操作檔案管理軟件，及時反饋系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題。4.嚴格遵守公司檔案管理信息化保密制度，保護本部門檔案信息安全。（三）信息技術(shù)部門職責1.負責檔案管理信息化系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護，保障系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門進行系統(tǒng)功能優(yōu)化和升級，根據(jù)業(yè)務(wù)需求開發(fā)相關(guān)功能模塊。3.負責檔案信息系統(tǒng)的安全防護，制定網(wǎng)絡(luò)安全策略，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。4.提供信息技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)咨詢，幫助檔案管理部門和各部門提高信息化應(yīng)用水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案，包括但不限于：1.行政管理檔案：公司發(fā)文、收文、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料、銷售記錄、采購文件、生產(chǎn)技術(shù)文件等。3.特殊載體檔案：照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的檔案進行初步審核，剔除重復(fù)、無效或不符合歸檔要求的文件。3.對于重要檔案和緊急檔案，應(yīng)及時移交檔案管理部門，避免延誤。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于計算機檢索和手工查找，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類，可采用年度機構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。2.編號：為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號，以便于標識和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，建立電子目錄和紙質(zhì)目錄。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案存儲與檢索（一）存儲方式1.電子存儲：利用檔案管理信息化系統(tǒng)，將檔案信息存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.紙質(zhì)存儲：對重要的紙質(zhì)檔案進行備份存儲，設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。（二）存儲要求1.電子檔案存儲應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，保持庫房環(huán)境適宜。3.建立檔案存儲登記制度，記錄檔案的存儲位置、數(shù)量和狀態(tài)等信息。（三）檢索工具1.檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備強大的檢索功能，支持按檔案編號、題名、日期、責任者、關(guān)鍵詞等多種方式進行檢索。2.建立紙質(zhì)檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便手工查找檔案。3.定期對檢索工具進行更新和維護，確保檢索信息的準確性和完整性。五、檔案利用與共享（一）利用流程1.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并安排專人負責提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在指定地點進行，遵守檔案查閱紀律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（二）共享范圍1.根據(jù)工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，部分檔案信息可在一定范圍內(nèi)進行共享。2.共享檔案信息應(yīng)遵循保密原則，嚴格控制共享范圍和權(quán)限，確保檔案信息安全。（三）共享方式1.通過檔案管理信息化系統(tǒng)設(shè)置共享權(quán)限，實現(xiàn)檔案信息的在線共享。2.對于需要離線共享的檔案，可采用移動存儲設(shè)備等方式進行，但應(yīng)做好數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程中的安全保密工作。六、檔案安全管理（一）安全策略1.制定檔案信息安全管理制度，明確安全責任和安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.建立檔案信息安全防護體系，采用防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露和惡意軟件感染。3.定期進行安全評估和風(fēng)險排查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）用戶權(quán)限管理1.根據(jù)用戶崗位職責和工作需要，設(shè)定不同的檔案管理系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴格限制用戶對檔案信息的訪問范圍。2.用戶應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用，如發(fā)現(xiàn)賬號異常應(yīng)及時通知檔案管理部門。3.定期對用戶權(quán)限進行審核和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與用戶實際工作需求相符。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行全量備份和增量備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.對數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)情況進行詳細記錄，包括備份時間、備份介質(zhì)、恢復(fù)測試結(jié)果等。（四）應(yīng)急處理1.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責任分工，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速響應(yīng)。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力和員工安全意識。3.發(fā)生檔案信息安全事故時，應(yīng)立即采取措施進行處理，及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。七、檔案管理信息化系統(tǒng)維護與升級（一）系統(tǒng)維護1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對檔案管理信息化系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時處理系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的故障和問題，記錄故障現(xiàn)象、處理過程和結(jié)果，建立系統(tǒng)維護日志。3.對系統(tǒng)硬件設(shè)備進行定期巡檢和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。（二）系統(tǒng)升級1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，適時對檔案管理信息化系統(tǒng)進行升級。2.升級前應(yīng)進行充分的測試和評估，制定詳細的升級方案，確保升級過程的順利進行。3.升級后應(yīng)及時對系統(tǒng)功能進行驗證和優(yōu)化，組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)，確保員工能夠熟練使用新系統(tǒng)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考國家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點和歷史沿革，確定檔案的保管期限。3.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出銷毀檔案清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)