PAGE總監(jiān)辦檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強總監(jiān)辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于總監(jiān)辦在各項工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報告、會議紀(jì)要、技術(shù)資料、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：總監(jiān)辦檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映工作實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的保管期限對檔案進行鑒定和銷毀。5.負責(zé)檔案的借閱、歸還登記和催還工作。6.協(xié)助其他部門查閱檔案，提供必要的服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。3.在工作中需要查閱檔案時，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與總監(jiān)辦工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.總監(jiān)辦形成的各類文件、報告、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。3.與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料、圖紙、圖表等。5.人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理人員。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為文書檔案、合同檔案、項目檔案、人事檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映總監(jiān)辦主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。4.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對借閱檔案進行登記，注明借閱日期、歸還日期、借閱人姓名等信息。3.借閱檔案一般不得帶出檔案庫房，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量和完整性，如有問題應(yīng)及時查明原因并處理。（二）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自進入檔案庫房。2.在查閱檔案過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還原位，保持檔案的整齊和原狀。（三）復(fù)印規(guī)定1.因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理復(fù)印手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)印申請表，對復(fù)印檔案進行登記，注明復(fù)印日期、復(fù)印人姓名等信息。3.復(fù)印檔案應(yīng)使用專用的復(fù)印設(shè)備，確保復(fù)印質(zhì)量清晰、完整。4.復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)印章”，注明復(fù)印日期、復(fù)印人姓名等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、各部門負責(zé)人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對已到保管期限的檔案，如認為仍有保存價值的，可延長保管期限；如認為已無保存價值的，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報總監(jiān)辦負責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清冊》一式兩份，一份留存檔案部門，一份交監(jiān)銷部門。4.檔案銷毀時，應(yīng)由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同到指定地點進行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場簽字確認。5.銷毀后的檔案應(yīng)及時在檔案目錄中注銷，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實性和完整性。3.加強電子檔案的安全管理，采取加密、備份等措施，防止電子檔案的丟失和損壞。（二）檢索利用1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，