PAGE鑒定站檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鑒定站檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案資料的查閱、利用和保存，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于鑒定站內(nèi)所有檔案資料的管理，包括但不限于鑒定業(yè)務(wù)檔案、行政文件檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等各類檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案資料由鑒定站綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映鑒定站的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案資料應(yīng)齊全完整，涵蓋鑒定站工作的各個方面，不得遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查閱、利用，提高工作效率。二、檔案資料分類與編號（一）檔案資料分類1.鑒定業(yè)務(wù)檔案：包括鑒定委托書、鑒定方案、鑒定過程記錄、鑒定報告、鑒定意見書等與鑒定業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。2.行政文件檔案：包括上級主管部門下發(fā)的文件、鑒定站內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等行政文件。3.人事檔案：包括員工的個人簡歷、入職申請表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等人事資料。4.財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)文件資料。5.其他檔案：包括設(shè)備檔案、資質(zhì)證書檔案、對外宣傳資料檔案等其他各類檔案資料。（二）檔案資料編號1.檔案資料編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保每個檔案資料都有一個唯一的編號。2.編號方法：采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編號。例如，2023年鑒定業(yè)務(wù)檔案的編號為“2023JD001”，其中“2023”表示年份，“JD”表示鑒定業(yè)務(wù)檔案類別代碼，“001”表示流水號。3.類別代碼：根據(jù)檔案資料分類設(shè)置相應(yīng)的類別代碼，具體如下：鑒定業(yè)務(wù)檔案：JD行政文件檔案：XZ人事檔案：RS財務(wù)檔案：CW其他檔案：QT三、檔案資料收集與整理（一）檔案資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案資料收集人員應(yīng)按照檔案資料分類目錄，對本部門產(chǎn)生的各類檔案資料進(jìn)行定期收集，不得遺漏。3.對于外來文件資料，如上級主管部門下發(fā)的文件、相關(guān)單位發(fā)送的函件等，應(yīng)及時登記并移交綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）檔案資料整理1.檔案資料收集人員應(yīng)在收集檔案資料后，及時對檔案資料進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.整理檔案資料時，應(yīng)按照檔案資料分類目錄，對檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目等工作。3.對于破損、褪色、字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性。4.整理好的檔案資料應(yīng)裝訂成冊，并在封面注明檔案資料名稱、編號、日期等信息。四、檔案資料歸檔與保管（一）檔案資料歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案資料歸檔登記表，注明檔案資料名稱、編號、日期、歸檔部門等信息。2.檔案資料歸檔人員應(yīng)將檔案資料移交綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。3.綜合管理部門應(yīng)按照檔案資料分類目錄，對歸檔的檔案資料進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（二）檔案資料保管1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案資料保管室，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案資料保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案資料應(yīng)按照類別、年度、保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案資料索引目錄，便于查閱。4.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份存儲的方式，防止檔案資料丟失或損壞。5.檔案資料保管人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案資料查閱與借閱（一）檔案資料查閱1.因工作需要查閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請表，注明查閱檔案資料的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資料查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。3.查閱檔案資料時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人同意后，方可進(jìn)行復(fù)印。4.查閱檔案資料后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）檔案資料借閱1.因特殊原因需要借閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫檔案資料借閱申請表，注明借閱檔案資料的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資料借閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂檔案資料借閱協(xié)議，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案資料時，借閱人員應(yīng)按照檔案資料借閱協(xié)議的要求，妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出鑒定站。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案資料后，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案資料保密與安全（一）檔案資料保密1.鑒定站全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.檔案資料保管人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于需要銷毀的檔案資料，應(yīng)按照檔案資料銷毀制度的要求，進(jìn)行嚴(yán)格的審批和銷毀，確保檔案資料的安全。（二）檔案資料安全1.綜合管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案資料保管室的安全管理，配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控設(shè)備、報警設(shè)備等，確保檔案資料的安全。2.檔案資料保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料保管室的安全管理制度，不得擅自離崗，不得在檔案資料保管室內(nèi)吸煙、用火等。3.對于發(fā)生的檔案資料安全事故，應(yīng)及時報告鑒定站領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，防止事故擴(kuò)大。七、檔案資料鑒定與銷毀（一）檔案資料鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限和價值。2.檔案資料鑒定工作應(yīng)由鑒定站領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案資料保管人員等組成的鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，對檔案資料進(jìn)行全面、客觀的鑒定，并填寫檔案資料鑒定表，注明檔案資料的名稱、編號、保管期限、鑒定意見等信息。（二）檔案資料銷毀1.對于已超過保管期限且無保存價值的檔案資料，應(yīng)按照檔案資料銷毀制度的要求，進(jìn)行銷毀。2.檔案資料銷毀前，應(yīng)填寫檔案資料銷毀申請表，注明檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)鑒定小組審核、鑒定站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案資料銷毀時，應(yīng)指定專人