PAGE學(xué)校檔案閱覽室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案閱覽室的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案閱覽室的所有工作人員、檔案查閱人員以及與檔案利用相關(guān)的各類活動(dòng)。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案查閱流程，提高檔案利用效率，滿足學(xué)校各部門和師生的合理需求。二、檔案閱覽室職責(zé)（一）檔案保管1.負(fù)責(zé)接收、整理、分類、編目學(xué)校各類檔案，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.按照檔案保管要求，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等，保證檔案存放安全。（二）查閱服務(wù)1.為學(xué)校各部門、師生提供檔案查閱服務(wù)，解答查閱過程中的疑問。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)提供所需檔案資料，確保查閱工作順利進(jìn)行。（三）檔案整理與編目1.定期對檔案進(jìn)行整理，更新檔案目錄，便于快速查找和利用。2.根據(jù)檔案管理的需要，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平。（四）安全管理1.建立健全檔案閱覽室的安全管理制度，加強(qiáng)對工作人員和查閱人員的安全教育。2.定期檢查檔案保管環(huán)境，消除安全隱患，確保檔案安全。三、檔案查閱人員管理（一）查閱資格1.學(xué)校在職教職工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文寫作等正當(dāng)理由，經(jīng)所在學(xué)院或部門批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。3.校外單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱學(xué)校檔案，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱申請1.查閱人員需填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，報(bào)檔案閱覽室審批。（三）查閱規(guī)定1.查閱人員必須遵守檔案閱覽室的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從工作人員的管理。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出閱覽室。3.查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案閱覽室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記1.查閱人員提前[X]個(gè)工作日通過電話、郵件或現(xiàn)場等方式向檔案閱覽室預(yù)約查閱時(shí)間。2.檔案閱覽室工作人員根據(jù)預(yù)約情況，安排查閱時(shí)間，并告知查閱人員。（二）申請受理1.查閱人員按照要求填寫《檔案查閱申請表》，提交至檔案閱覽室。2.檔案閱覽室工作人員對申請表進(jìn)行初審，檢查申請內(nèi)容是否完整、合理，查閱資格是否符合規(guī)定。（三）審批1.對于校內(nèi)查閱申請，由檔案閱覽室負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批通過后通知查閱人員前來查閱。2.對于校外查閱申請，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后檔案閱覽室工作人員通知查閱人員辦理相關(guān)手續(xù)。（四）查閱服務(wù)1.查閱人員憑有效證件在預(yù)約時(shí)間到達(dá)檔案閱覽室，工作人員核對身份后，引導(dǎo)其到指定查閱區(qū)域。2.工作人員協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并提供必要的查閱工具和設(shè)備。3.查閱人員在查閱過程中如有疑問，可隨時(shí)向工作人員咨詢。（五）歸還檔案1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還工作人員，工作人員核對檔案數(shù)量和完整性后，辦理歸還手續(xù)。2.對于復(fù)印或摘錄的檔案材料，查閱人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和裝訂，并交工作人員審核。審核通過后，查閱人員方可帶走相關(guān)材料。五、檔案安全管理（一）安全制度1.建立檔案閱覽室安全管理制度，明確工作人員的安全職責(zé)。2.制定安全操作規(guī)程，規(guī)范檔案查閱、整理、保管等環(huán)節(jié)的操作流程。（二）安全設(shè)施1.檔案閱覽室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案閱覽室的出入情況和查閱活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。（三）人員安全培訓(xùn)1.定期組織檔案閱覽室工作人員參加安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。2.對查閱人員進(jìn)行安全教育，告知其在查閱過程中的安全注意事項(xiàng)。（四）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。2.定期組織應(yīng)急演練，確保工作人員和查閱人員能夠在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)迅速、有效地采取應(yīng)對措施，減少損失。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化計(jì)劃1.根據(jù)學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的范圍、目標(biāo)和進(jìn)度安排。2.對檔案數(shù)字化工作所需的設(shè)備、軟件、人員等進(jìn)行合理配置。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照規(guī)定的掃描格式和分辨率，對檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)存儲：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（三）數(shù)字化質(zhì)量控制1.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢查。2.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（四）數(shù)字化檔案利用1.建立數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)，方便學(xué)校各部門和師生通過網(wǎng)絡(luò)查閱數(shù)字化檔案。2.制定數(shù)字化檔案利用規(guī)定,規(guī)范查閱流程和權(quán)限管理。七、檔案整理與編目規(guī)范（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用（二）分類方法1.根據(jù)學(xué)校檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度機(jī)構(gòu)保管期限的分類方法。2.對各類檔案進(jìn)行二級、三級細(xì)分，確保分類準(zhǔn)確、合理。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式多份，分別存放于不同地點(diǎn)，便于查找和核對。（四）裝訂規(guī)范1.將檔案材料按照一定順序排列整齊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁，保持檔案材料的完整性。八、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，報(bào)表應(yīng)規(guī)范、完整，按時(shí)上報(bào)學(xué)校檔案管理部門。（二）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報(bào)學(xué)校主管