PAGE教育局檔案保管工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育局檔案保管工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合教育局工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學(xué)校的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教育局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映教育局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)教育局設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全局檔案的集中保管、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。（二）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督教育局檔案保管工作，將檔案工作納入年度工作計(jì)劃，確保檔案工作與全局工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.定期檢查檔案工作情況，研究解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為檔案管理部門(mén)提供必要的支持和保障。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類(lèi)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為教育局各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，提高檔案的利用率。6.加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案安全。7.負(fù)責(zé)對(duì)下屬單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與教育局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.教育局形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.下屬學(xué)校報(bào)送的重要文件、材料、報(bào)表等。4.教育局在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的照片、音像、實(shí)物等資料。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交，不得擅自留存或銷(xiāo)毀。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，編制檔案分類(lèi)方案。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷或冊(cè)。4.編制檔案檢索工具，如全宗指南、案卷目錄、文件目錄等，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定，滿足檔案存放、整理、查閱等工作需要。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，確保檔案安全保管。（二）檔案上架排列1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案順序上架排列，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.檔案上架應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，編號(hào)清晰，標(biāo)識(shí)醒目。3.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于區(qū)分和管理。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：教育局重要的法規(guī)性文件、年度綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：教育局一般業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議材料、重要項(xiàng)目資料等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：教育局一般性文件、臨時(shí)性工作材料等，保管期限為1年至10年。（四）檔案清查核對(duì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。2.清查核對(duì)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案清查登記表，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.對(duì)檔案的缺損、遺失等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。（五）檔案安全保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)庫(kù)房日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入登記制度。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.做好檔案的防火工作，配備必要的消防器材，制定消防應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生。5.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)加密等安全措施，防止電子檔案信息丟失或泄露。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、區(qū)別對(duì)待的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際內(nèi)容和歷史價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。2.對(duì)保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，詳細(xì)記錄鑒定情況和結(jié)果。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的題名、文號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)科室共同派人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。4.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄備案。六、檔案的利用（一）利用范圍1.教育局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬學(xué)校因工作需要查閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱教育局檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.個(gè)人因特殊情況需要查閱與本人相關(guān)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守查閱紀(jì)律，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、內(nèi)容、目的等信息。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確填報(bào)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集與整理1.各科室、單位應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性。3.對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，建立元數(shù)據(jù)與電子文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于電子檔案的管理和利用。（二）電子檔案存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。2.對(duì)重要的電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，防止存儲(chǔ)設(shè)備損壞。（三）電子檔案利用與安全管理1.電子檔案利用應(yīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)按