PAGE檔案保密工作責(zé)任制制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案保密工作，確保公司檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求和管理措施。4.誰主管誰負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案保密工作。二、檔案保密工作組織與職責(zé)（一）檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)公司的檔案保密工作，制定檔案保密工作方針、政策和策略，審議檔案保密工作重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案保密工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案保密工作制度、流程和規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理過程中的違規(guī)行為。4.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案保密意識(shí)和技能。5.負(fù)責(zé)與外部單位或人員進(jìn)行檔案信息交流時(shí)的保密審查和管理工作。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工學(xué)習(xí)檔案保密工作制度，落實(shí)檔案保密工作措施。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.對(duì)本部門員工查閱、使用檔案的行為進(jìn)行監(jiān)督管理，并對(duì)涉及本部門的檔案信息保密工作負(fù)責(zé)。4.配合檔案管理部門做好檔案保密工作的各項(xiàng)檢查和整改工作。（四）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案保密工作制度，自覺履行檔案保密義務(wù)。2.不得擅自查閱、復(fù)制、傳播、銷毀公司檔案信息，不得將檔案信息帶出公司或泄露給無關(guān)人員。3.在工作中妥善保管個(gè)人使用的檔案資料，防止丟失或損壞。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門或公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。三、檔案的分類與分級(jí)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋公司的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔等。3.人事管理類：包含員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。4.技術(shù)研發(fā)類：涉及公司的技術(shù)研發(fā)資料、專利文件、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等。5.其他類：如公司的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案分級(jí)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，將檔案分為絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)和秘密級(jí)三個(gè)級(jí)別。1.絕密級(jí)檔案：是公司最重要、最核心的檔案信息，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失。主要包括公司的核心技術(shù)資料、重大商業(yè)機(jī)密、尚未公開的戰(zhàn)略規(guī)劃等。2.機(jī)密級(jí)檔案：包含公司的重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)文檔、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對(duì)公司的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展產(chǎn)生較大影響。3.秘密級(jí)檔案：涉及公司的一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對(duì)公司造成一定的不利影響。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類文件、資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類的要求，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)在收集后及時(shí)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.建立檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照類別、級(jí)別和年度進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.對(duì)于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，行政管理類檔案保管期限為[X]年，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案保管期限為[X]年，人事管理類檔案保管期限為[X]年，技術(shù)研發(fā)類檔案保管期限為[X]年，其他類檔案保管期限為[X]年。2.對(duì)于涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史資料或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查和盤點(diǎn)工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，并形成清查報(bào)告。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改和處理。3.在檔案清查和盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或被盜等情況，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)查和處理。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.絕密級(jí)檔案未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何人不得查閱。2.機(jī)密級(jí)檔案查閱需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。3.秘密級(jí)檔案查閱需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并向檔案管理部門登記備案。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自復(fù)制或傳播。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)相應(yīng)審批人批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督查閱過程。查閱人員應(yīng)在查閱登記表上記錄查閱情況。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)按照查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。利用檔案過程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的復(fù)制方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)與原件具有同等的法律效力，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。3.檔案利用結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收回檔案，并對(duì)利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案的安全與完整。七、檔案的傳遞與交接（一）檔案?jìng)鬟f1.公司內(nèi)部各部門之間傳遞檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案?jìng)鬟f登記表》，注明檔案名稱、數(shù)量、傳遞時(shí)間、傳遞部門和接收部門等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過專人或機(jī)要渠道進(jìn)行，確保檔案的安全傳遞。傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.外部單位或人員需要借閱公司檔案時(shí)，應(yīng)按照公司對(duì)外檔案借閱的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過機(jī)要郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式進(jìn)行，不得通過普通郵件或快遞等方式傳遞。（二）檔案交接1.員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將個(gè)人使用的檔案資料全部移交所在部門，并辦理檔案交接手續(xù)。2.部門之間進(jìn)行工作交接時(shí)，應(yīng)將涉及的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的清點(diǎn)和交接，并填寫《檔案交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。八、檔案的保密措施（一）物理安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期更換密碼。3.對(duì)檔案庫(kù)房的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行防護(hù)，防止外部人員非法進(jìn)入。（二）技術(shù)安全措施1.對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，采用先進(jìn)的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。2.安裝防火墻、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（三）人員安全措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.對(duì)涉及檔案保密工作的人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)素質(zhì)。（四）保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案保密制度的有效執(zhí)行。3.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因各種原因需要銷毀的重復(fù)、多余或錯(cuò)誤的檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等已不再具有保密價(jià)值的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的