PAGE四川大學(xué)檔案館服務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)四川大學(xué)檔案館的服務(wù)工作，提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理和社會利用提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本服務(wù)制度。（二）適用范圍本制度適用于四川大學(xué)檔案館及其工作人員，以及校內(nèi)各單位和個人利用檔案的活動。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案管理與服務(wù)工作。2.以人為本原則：以利用者需求為導(dǎo)向，提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.安全保密原則：確保檔案實(shí)體與信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案服務(wù)流程。二、檔案服務(wù)內(nèi)容（一）檔案查閱服務(wù)1.校內(nèi)各單位因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案的，可填寫《四川大學(xué)檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章后，提交檔案館。2.個人因?qū)W術(shù)研究、編史修志、工作查考等需要查閱檔案的，需持本人有效身份證件，填寫《四川大學(xué)檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案館審核同意后，方可查閱。3.查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，遵守檔案館的各項規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損毀、抽取、撤換、標(biāo)注、撕毀或偽造檔案。4.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，檔案館將嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，并要求利用者簽訂保密協(xié)議。（二）檔案借閱服務(wù)1.因特殊情況需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《四川大學(xué)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、期限等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章后，提交檔案館。2.檔案館根據(jù)檔案的密級、重要程度和利用者的實(shí)際需求，確定是否批準(zhǔn)借閱及借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。3.借閱檔案時，利用者需持本人有效身份證件，到檔案館辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱期間，利用者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，利用者應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案館提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（三）檔案出具證明服務(wù)1.校內(nèi)各單位或個人需要檔案館出具檔案證明的，應(yīng)填寫《四川大學(xué)檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章后，提交檔案館。2.檔案館對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)檔案信息后，出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案館公章，并注明日期。3.檔案證明僅對檔案中記載的內(nèi)容予以證實(shí)，不承擔(dān)其他法律責(zé)任。利用者應(yīng)根據(jù)檔案證明的用途，合理使用證明材料。（四）檔案咨詢服務(wù)1.利用者可通過電話、郵件、現(xiàn)場咨詢等方式，向檔案館咨詢檔案相關(guān)問題。檔案館工作人員應(yīng)及時回復(fù)，提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的解答。2.對于復(fù)雜的檔案咨詢問題，檔案館可組織相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，在規(guī)定時間內(nèi)給予答復(fù)。3.檔案館應(yīng)定期收集利用者的咨詢問題，進(jìn)行整理分析，針對普遍性問題，采取有效措施加以解決，并將相關(guān)情況反饋給利用者。三、服務(wù)流程（一）查閱服務(wù)流程1.利用者填寫《四川大學(xué)檔案查閱申請表》，提交至本單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章。2.將申請表提交至檔案館服務(wù)窗口。3.檔案館工作人員對申請表進(jìn)行審核，確定檔案所在庫房及保管期限。4.工作人員根據(jù)利用者需求，提取檔案，引導(dǎo)利用者到指定查閱地點(diǎn)。5.利用者查閱檔案，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)按照檔案館規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.查閱完畢，利用者將檔案歸還工作人員，工作人員核對無誤后，將檔案歸還原位。（二）借閱服務(wù)流程1.利用者填寫《四川大學(xué)檔案借閱申請表》，提交至本單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章。2.將申請表提交至檔案館服務(wù)窗口。3.檔案館工作人員對申請表進(jìn)行審核，評估借閱風(fēng)險，確定是否批準(zhǔn)借閱及借閱期限。4.如批準(zhǔn)借閱，利用者持本人有效身份證件到檔案館辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱憑證和檔案。5.借閱期滿，利用者按時歸還檔案，檔案館工作人員核對檔案數(shù)量、完整性等，辦理歸還手續(xù)。（三）出具證明服務(wù)流程1.利用者填寫《四川大學(xué)檔案證明申請表》，提交至本單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章。2.將申請表提交至檔案館服務(wù)窗口。3.檔案館工作人員對申請表進(jìn)行審核，核實(shí)檔案信息。4.根據(jù)審核結(jié)果，出具檔案證明，加蓋檔案館公章，并注明日期。5.將檔案證明交予利用者，并告知其使用注意事項。（四）咨詢服務(wù)流程1.利用者通過電話、郵件或現(xiàn)場等方式提出咨詢問題。2.檔案館工作人員記錄咨詢問題，及時給予初步答復(fù)。3.對于復(fù)雜問題，工作人員進(jìn)行整理，提交相關(guān)負(fù)責(zé)人研究討論。。4.在規(guī)定時間內(nèi)，將研究討論結(jié)果反饋給利用者，給予準(zhǔn)確答復(fù)。四、服務(wù)質(zhì)量保障（一）人員培訓(xùn)1.檔案館定期組織工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括檔案管理知識、服務(wù)技能、法律法規(guī)等方面的培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。2.鼓勵工作人員參加學(xué)術(shù)交流活動，了解檔案行業(yè)最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。3.對新入職工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其熟悉檔案館的工作流程、規(guī)章制度和服務(wù)要求，盡快適應(yīng)工作崗位。（二）設(shè)施建設(shè)1.加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的辦公設(shè)備、檔案保管設(shè)備和查閱利用設(shè)備，如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、消防設(shè)備等，確保檔案管理與服務(wù)工作的正常開展。2.定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其性能良好、運(yùn)行正常。對老化、損壞的設(shè)備及時進(jìn)行更新或維修。3.按照檔案安全保管要求，建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。（三）監(jiān)督考核1.建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督考核機(jī)制，定期對檔案館的服務(wù)工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。2.設(shè)立意見箱、投訴電話等，廣泛收集利用者的意見和建議，對反映的問題及時進(jìn)行處理和反饋。3.將服務(wù)質(zhì)量考核結(jié)果與工作人員的績效掛鉤，對服務(wù)態(tài)度好、工作效率高、利用者滿意度高的工作人員給予表彰和獎勵；對服務(wù)質(zhì)量差、違反規(guī)章制度的工作人員進(jìn)行批評教育和相應(yīng)處罰。五、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.加強(qiáng)檔案庫房安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，配備必要的消防器材，定期進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的接收、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。4.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，制定檔案保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，實(shí)行專人專柜保管，嚴(yán)格限制查閱范圍和使用權(quán)限。3.加強(qiáng)對工作人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，防止因工作人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案信息泄露。4