PAGE檔案館雙人入庫制度匯編一、總則（一）目的為確保檔案館檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案入庫操作流程，防止檔案在入庫過程中出現(xiàn)丟失、損壞、篡改等情況，特制定本雙人入庫制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館內(nèi)所有檔案資料的入庫管理工作。（三）基本原則1.雙人操作原則：檔案入庫過程必須由兩名經(jīng)過授權(quán)的工作人員同時(shí)進(jìn)行，相互監(jiān)督，確保操作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露。3.流程規(guī)范原則：明確檔案入庫的各個(gè)環(huán)節(jié)和操作要求，確保入庫工作有序進(jìn)行。二、入庫人員職責(zé)（一）入庫專員A職責(zé)1.負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備好入庫所需的工具和設(shè)備，如檔案箱、推車等，并確保其完好可用。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)即將入庫的檔案進(jìn)行初步整理和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.在入庫過程中，負(fù)責(zé)檔案的搬運(yùn)和擺放，按照規(guī)定的存儲(chǔ)位置將檔案放入相應(yīng)的檔案架或存儲(chǔ)設(shè)備中。4.協(xié)助入庫專員B進(jìn)行檔案數(shù)量的清點(diǎn)和記錄工作。（二）入庫專員B職責(zé)1.與入庫專員A共同對(duì)即將入庫的檔案進(jìn)行再次核對(duì)，重點(diǎn)檢查檔案的編號(hào)、日期、內(nèi)容等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確無誤。2.在入庫現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)監(jiān)督入庫專員A的操作，確保其操作符合規(guī)定流程，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。3.負(fù)責(zé)對(duì)入庫的檔案進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)量清點(diǎn)，并與入庫清單進(jìn)行逐一核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確。4.在檔案入庫完成后，負(fù)責(zé)填寫入庫記錄表格，詳細(xì)記錄入庫檔案的名稱、數(shù)量、入庫時(shí)間、存儲(chǔ)位置等信息，并簽字確認(rèn)。三、入庫流程（一）檔案整理1.檔案形成部門在檔案收集齊全、整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、類別、形成時(shí)間等信息，并提交給檔案館。2.檔案館接收人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與檔案形成部門溝通解決。（二）入庫準(zhǔn)備1.根據(jù)檔案的類別和數(shù)量，安排合適的存儲(chǔ)區(qū)域，并準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案箱、檔案架等存儲(chǔ)設(shè)備。2.入庫專員A提前檢查存儲(chǔ)設(shè)備是否完好，如有損壞及時(shí)報(bào)修或更換。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，在存儲(chǔ)設(shè)備上標(biāo)明相應(yīng)的類別和編號(hào)，以便于檔案的準(zhǔn)確存放。（三）雙人核對(duì)1.入庫專員A和入庫專員B共同對(duì)即將入庫的檔案進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容包括檔案的名稱、編號(hào)、日期、內(nèi)容、數(shù)量等，確保檔案信息與《檔案移交清單》一致。2.對(duì)于重要或特殊的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)核對(duì)，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員進(jìn)行協(xié)助核對(duì)。（四）入庫操作1.兩人同時(shí)將檔案搬運(yùn)至指定的存儲(chǔ)區(qū)域，按照預(yù)先確定的存儲(chǔ)位置進(jìn)行擺放。擺放時(shí)應(yīng)注意檔案的整齊有序，便于查找和管理。2.在入庫過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或其他異常情況，應(yīng)立即停止操作，并對(duì)問題進(jìn)行記錄和報(bào)告。（五）數(shù)量清點(diǎn)與記錄1.檔案全部入庫后，入庫專員B負(fù)責(zé)對(duì)入庫檔案進(jìn)行詳細(xì)的數(shù)量清點(diǎn)。清點(diǎn)時(shí)應(yīng)逐箱、逐架進(jìn)行，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.清點(diǎn)完成后，入庫專員B根據(jù)實(shí)際清點(diǎn)情況填寫《檔案入庫記錄》，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、入庫時(shí)間、存儲(chǔ)位置等信息，并簽字確認(rèn)。3.《檔案入庫記錄》應(yīng)一式兩份，一份由檔案館留存，作為檔案管理的重要依據(jù)；另一份交檔案形成部門備案。（六）入庫結(jié)束1.入庫工作完成后，入庫專員A和入庫專員B共同對(duì)入庫現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理，確?，F(xiàn)場(chǎng)整潔有序。2.關(guān)閉存儲(chǔ)區(qū)域的門窗、電源等設(shè)備，做好安全防范工作。四、入庫安全管理（一）人員安全1.入庫人員應(yīng)穿戴合適的工作服和防護(hù)用品（如手套、安全帽等），防止在搬運(yùn)檔案過程中受到傷害。2.搬運(yùn)檔案時(shí)，應(yīng)注意保持身體平衡，避免因重心不穩(wěn)而摔倒。對(duì)于較重的檔案箱，應(yīng)兩人或多人協(xié)同搬運(yùn)，防止因用力不均而造成人員受傷。3.在入庫現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識(shí)，提醒入庫人員注意安全。（二）檔案安全1.嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，防止檔案在入庫過程中受到損壞。如在搬運(yùn)檔案時(shí)，應(yīng)輕拿輕放，避免劇烈震動(dòng)和碰撞。2.對(duì)入庫檔案進(jìn)行定期檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。如檢查檔案架是否牢固，存儲(chǔ)區(qū)域是否防潮、防蟲、防火等。3.加強(qiáng)對(duì)入庫現(xiàn)場(chǎng)的安全監(jiān)控，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)掌握入庫情況，防止出現(xiàn)檔案丟失或被盜等情況。（三）應(yīng)急處理1.制定檔案入庫安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理措施。2.定期組織入庫人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高其應(yīng)急處理能力和自我保護(hù)意識(shí)。3.如發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。五、入庫質(zhì)量控制（一）檔案準(zhǔn)確性1.在檔案入庫前，應(yīng)確保檔案的信息準(zhǔn)確無誤。入庫人員應(yīng)對(duì)檔案的編號(hào)、日期、內(nèi)容等關(guān)鍵信息進(jìn)行嚴(yán)格核對(duì)，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案信息錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門溝通，查明原因并進(jìn)行更正。更正后的檔案應(yīng)重新進(jìn)行核對(duì)和入庫。（二）檔案完整性1.嚴(yán)格檢查檔案的完整性，確保檔案資料齊全。入庫人員應(yīng)按照檔案整理要求，對(duì)檔案的正件、附件、底稿等進(jìn)行逐一核對(duì)，防止出現(xiàn)缺失。2.對(duì)于不完整的檔案，應(yīng)要求檔案形成部門補(bǔ)充齊全后再進(jìn)行入庫。（三）存儲(chǔ)規(guī)范性1.檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)位置合理、有序。入庫人員應(yīng)熟悉檔案分類方法，將檔案準(zhǔn)確放入相應(yīng)的檔案架或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。如發(fā)現(xiàn)檔案擺放混亂、存儲(chǔ)位置錯(cuò)誤等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)檔案入庫工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括入庫人員的操作規(guī)范、檔案的準(zhǔn)確性和完整性、入庫記錄的填寫等。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督崗位，由專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案入庫過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（二）外部審計(jì)1.定期邀請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案館檔案入庫工作進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況和檔案管理的合規(guī)性。2.根據(jù)審計(jì)意見和建議，及時(shí)對(duì)檔案入庫制度進(jìn)行完善和改進(jìn)。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.定期組織入庫人員參加檔案入庫業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、入庫操作流程、安全保密規(guī)定等。2.邀請(qǐng)檔案管理專家或經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員進(jìn)行授課，提高入庫人員的業(yè)務(wù)水平和操作技能。（二）考核1.建立入庫人員考核機(jī)制，對(duì)入庫人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核?？己藘?nèi)容包括工作態(tài)度、操作規(guī)范、業(yè)務(wù)能力等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的入庫人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)不符合要求的人員進(jìn)