PAGE縣健全制度加強(qiáng)檔案管理縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為全縣各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則本縣檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由縣檔案局負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全縣檔案工作；各單位負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作，接受縣檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.集中管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，集中管理本單位的各類檔案，確保檔案的集中存放和統(tǒng)一管理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本制度規(guī)定的各項要求，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。同時，要采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案實體和信息的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）縣檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，制定本縣檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.負(fù)責(zé)對全縣檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，制定全縣檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，并組織實施。3.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)工作，提高全縣檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和社會檔案意識。4.負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管本縣重要檔案資料，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立全縣檔案信息資源共享平臺。5.組織開展檔案科研和學(xué)術(shù)交流活動，推廣應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法。6.依法查處違反檔案法律法規(guī)的行為，維護(hù)檔案的安全和完整。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策以及本縣檔案工作的規(guī)章制度，建立健全本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對本單位各部門形成的文件材料進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，確保文件材料的及時收集和規(guī)范整理。4.積極推進(jìn)本單位檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.按照規(guī)定向縣檔案局移交應(yīng)進(jìn)館的檔案資料，并接受縣檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和核對，確保檔案的安全存放，防止檔案的損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案，確保檔案的合理利用。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲、維護(hù)和利用等工作，提高檔案管理的信息化水平。6.開展檔案編研工作，根據(jù)工作需要編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件等。2.本單位在各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項目資料、技術(shù)文件、科研成果等。3.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷以及人員任免、獎懲等文件材料。4.本單位資產(chǎn)、財務(wù)、基建等方面的文件材料。5.本單位與其他單位簽訂或履行的各類合同、協(xié)議等文件材料。6.本單位重要活動、重大事件形成的文件材料，包括照片、錄音、錄像等資料。7.本單位下屬機(jī)構(gòu)報送的重要文件材料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對于重要活動、重大事件形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集整理，確保文件材料的時效性。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時歸檔，一般不超過三個月。3.基建檔案、設(shè)備檔案等應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門將收集整理好的文件材料進(jìn)行初步分類、排序，編制文件材料目錄。2.檔案管理人員對各部門移交的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料是否齊全、完整，分類是否準(zhǔn)確，編目是否規(guī)范等。3.對審核合格的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號、裝訂，編制檔案目錄，建立檔案盒（卷），將檔案上架存放。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。即先按年度將檔案分為若干類別，再在每個年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，并結(jié)合保管期限進(jìn)行排列。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，采用相應(yīng)的分類方法，如會計檔案按年度保管期限分類，科技檔案按項目專業(yè)分類等。3.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理。4.電子檔案按照其存儲結(jié)構(gòu)和管理系統(tǒng)進(jìn)行分類，同時建立與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。（三）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用全宗號年度保管期限件號的結(jié)構(gòu)。全宗號為本縣檔案管理部門賦予各單位的唯一標(biāo)識；年度為文件形成年度；保管期限分為永久、長期、短期；件號為每份文件在其年度、保管期限內(nèi)的排列順序號。2.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點和管理要求進(jìn)行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。例如，會計檔案編號可采用年度類別保管期限冊號頁號的結(jié)構(gòu)。3.聲像檔案編號可采用全宗號年度類別順序號的結(jié)構(gòu)，同時對每份聲像檔案進(jìn)行詳細(xì)的內(nèi)容標(biāo)注。4.電子檔案編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（四）裝訂要求1.文書檔案一般以件為單位進(jìn)行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案等根據(jù)實際情況進(jìn)行裝訂或整理，確保檔案的整齊美觀和便于保管。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒（卷）、檔案架等裝具進(jìn)行存放。2.檔案盒（卷）應(yīng)采用無酸紙制作，具有良好的耐久性和保護(hù)性能。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年以下（含15年）。（四）檔案鑒定與銷毀1.各單位應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱與本單位相關(guān)的檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案。4.其他符合規(guī)定的利用需求。（三）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好登記工作。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理機(jī)構(gòu)安排專人陪同查閱、借閱，并做好登記工作。查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和相關(guān)法律文書，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料，但不得提供涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案內(nèi)容。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場提供服務(wù)，確保查閱過程的安全和規(guī)范。2.檔案借閱一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.對于需要摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。摘抄、復(fù)制、拍照的檔案資料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立全縣統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化管理和共享利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整，存儲格式符合標(biāo)準(zhǔn)要求。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化加工過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引等處理，并建立與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.開發(fā)建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全防護(hù)、備份恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全和穩(wěn)定。3.建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)本縣各單位之間檔案信息的共享與交換，提高檔案信息的利用效率。（四）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)的管理，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。2.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機(jī)制，對錄入的檔案信息進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.加強(qiáng)對檔案信息化數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密存儲等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體縣檔案局負(fù)責(zé)對全縣各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各單位負(fù)責(zé)對本單位內(nèi)部檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全保密制度的落實情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：縣檔案局每年定期組織對全縣各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查；各單位每半年對本單位檔案管理工作進(jìn)行自查。2.不定期抽查：縣檔案局根據(jù)工作需要，不定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行抽查；各單位可根據(jù)實際情況，對本單位內(nèi)部各部門檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題