PAGE公安機關檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公安機關檔案室管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為公安工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公安機關各部門及所屬單位的檔案室管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安機關檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公安工作的歷史過程和實際情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與公安工作相關的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、警務工作秘密等檔案信息進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公安工作和社會公眾提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公安機關檔案室管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀公安機關各類檔案。3.建立健全檔案檢索體系，提供檔案查閱、借閱等利用服務。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.對公安機關各部門及所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的真實、完整、準確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.加強對本部門兼職檔案員的管理和培訓，提高檔案管理工作水平。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.熟練掌握檔案檢索工具和利用方法，為檔案利用者提供優(yōu)質、高效的服務。5.積極參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。6.定期對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公安機關檔案收集范圍包括：1.文書檔案：各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.業(yè)務檔案：刑事偵查、治安管理、交通管理、出入境管理、消防管理等業(yè)務工作中形成的檔案。3.人事檔案：干部任免、考核、獎懲、工資、福利、培訓等方面的檔案。4.財務檔案：財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等檔案。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映公安工作活動的聲像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、信息等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門的各類檔案。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體和記錄方式符合要求。3.對重要的、具有保存價值的檔案，應進行重點收集和整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和標準。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.業(yè)務檔案：根據(jù)不同業(yè)務類型，按照案件類別、時間順序等進行整理，建立業(yè)務檔案數(shù)據(jù)庫。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。4.財務檔案：按照會計檔案管理辦法，進行分類整理，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案：按照內容、時間等進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息。6.電子檔案：按照電子文件管理要求，進行分類整理，建立電子檔案存儲系統(tǒng)，并進行備份。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應具備專門的檔案保管場所，確保檔案存放安全、整潔、通風良好。2.檔案保管場所應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設施設備，保障檔案的安全。（二）檔案裝具1.選用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應堅固耐用，便于存放和管理檔案。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（四）檔案保管期限1.公安機關檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：具有長遠查考利用價值的檔案，如重要的法規(guī)性文件、重大案件的檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：在較長時間內需要查考利用的檔案，如一般案件的檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：在較短時間內需要查考利用的檔案，如一般性文件、臨時性工作形成的檔案等。（五）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。2.檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，如修復、更換裝具等。3.對檔案的信息化存儲情況進行檢查，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公安機關的相關規(guī)定。2.服務公安工作原則：優(yōu)先滿足公安工作的需要，為案件偵查、治安管理、決策參考等提供支持。3.方便利用原則：簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為檔案利用者提供便捷的服務。（二）利用范圍1.公安機關內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機關、行政執(zhí)法機關等因辦案需要查閱、借閱檔案。3.其他單位和個人因工作需要查閱、借閱檔案，需經公安機關批準。（三）利用手續(xù)1.公安機關內部各部門查閱、借閱檔案，需填寫檔案查閱、借閱申請表，經部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.司法機關、行政執(zhí)法機關等查閱、借閱檔案，需出具單位介紹信和相關證明文件，經公安機關檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.其他單位和個人查閱、借閱檔案，需提交書面申請，說明查閱、借閱的目的和內容，經公安機關批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案室查閱檔案，查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還。借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造檔案內容。（五）利用登記1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內容、利用者等信息進行詳細登記。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、價值、保管期限等因素。2.客觀公正原則：鑒定工作應客觀公正，不受任何因素干擾，確保鑒定結果的準確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，對檔案進行集體鑒定，確保鑒定意見的科學性和權威性。（二）鑒定組織1.成立由檔案室負責人、檔案管理人員、業(yè)務部門負責人等組成的檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定檔案是否仍有保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷檔案的價值。3.效益評估法：評估檔案對公安工作和社會的效益，確定檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表。2.檔案銷毀申請表經公安機關負責人批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，記錄應妥善保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化、智能化。2.提高檔案管理效率和服務水平，為公安工作提供快速、準確的檔案信息支持。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公安機關檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。3.網絡建設：建立檔案管理內部網絡，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障體系建設：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.加強對電子檔案數(shù)據(jù)的維護和管理，及時更新數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.嚴格控制電子檔案數(shù)據(jù)的訪問權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。（四）信息化應用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和高效利用。2.開展檔案信息資源共享，為公安機關各部門及相關單位提供檔案信息服務。3.通過信息化手段，對檔案管理工作進行統(tǒng)計分析，為決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公安機關檔案管理部門負責對各部門及所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全保密工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對各部門及所屬單位的檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對部分部門的檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或