PAGE煤礦培訓(xùn)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦培訓(xùn)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦培訓(xùn)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦培訓(xùn)科在培訓(xùn)教學(xué)、師資管理、學(xué)員信息、培訓(xùn)計(jì)劃與總結(jié)等各類培訓(xùn)工作中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤礦培訓(xùn)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集培訓(xùn)工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及煤礦機(jī)密、學(xué)員隱私等信息嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）培訓(xùn)科科長職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)培訓(xùn)科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。3.審核重要檔案的保管期限、密級等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立檔案檢索系統(tǒng)。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。（三）培訓(xùn)教師及相關(guān)工作人員職責(zé)1.及時(shí)將培訓(xùn)過程中形成的文件、資料移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、核對等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)教學(xué)文件，包括教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷等。2.師資隊(duì)伍建設(shè)資料，如教師資質(zhì)證明、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等。3.學(xué)員信息檔案，涵蓋學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)習(xí)成績、結(jié)業(yè)證書等。4.培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.培訓(xùn)教材、參考資料。6.培訓(xùn)活動記錄，如培訓(xùn)通知、簽到表、現(xiàn)場照片等。7.其他與培訓(xùn)工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中產(chǎn)生的檔案材料移交檔案管理人員，不得積壓或擅自銷毀。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.分類按照培訓(xùn)工作的不同類別，將檔案分為教學(xué)檔案、師資檔案、學(xué)員檔案、培訓(xùn)管理檔案等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，建立檔案索引。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核后的檔案按照分類和編號順序，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號等信息。3.填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案的歸檔時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等。（二）保管期限1.永久保管涉及煤礦培訓(xùn)工作重大決策、重要?dú)v史記錄、長期保存有價(jià)值的文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管一般培訓(xùn)文件、資料等，根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值，確定保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和更新。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為煤礦培訓(xùn)教學(xué)、管理工作提供參考依據(jù)。2.滿足上級部門檢查、評估培訓(xùn)工作的需要。3.為學(xué)員提供成績查詢、證書補(bǔ)辦等服務(wù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。查閱者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)培訓(xùn)科科長批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。2.借閱期滿后，借閱者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由培訓(xùn)科科長擔(dān)任組長，檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（二）鑒定內(nèi)容1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，是否符合銷毀條件。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見。2.將鑒定小組的銷毀意見報(bào)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員會同相關(guān)人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息。4.在指定地點(diǎn)對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。5.銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立煤礦培訓(xùn)科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理