PAGE_檔案室管理制度與規(guī)定模板一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度與規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和檢索等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持和服務(wù)。5.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案利用信息。4.負責(zé)對本部門員工進行檔案管理知識的宣傳和教育，提高員工的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴格執(zhí)行檔案借閱審批制度，確保檔案的安全和保密。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)支持。6.負責(zé)檔案管理設(shè)備的維護和管理，確保設(shè)備的正常運行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)、外單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料、信函等。3.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.本公司/組織的科研項目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等活動中形成的文件、資料、圖紙等。6.本公司/組織的人事檔案、工資檔案、財務(wù)檔案等各類專門檔案。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時形成和積累。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整、準確，字跡清晰，簽署完備。3.對重要文件、資料應(yīng)進行備份，防止丟失或損壞。4.收集的檔案應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時移交至檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷，編制檔案目錄和索引。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編制檔案目錄。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實際情況進行鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從政治、經(jīng)濟、文化、社會等各個方面綜合考慮檔案的價值。3.準確區(qū)分檔案的保存價值，確保有保存價值的檔案得到妥善保管，無保存價值的檔案及時銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、各部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案是否反映本公司/組織的主要職能活動和基本歷史面貌。2.檔案的內(nèi)容是否真實、準確、完整。3.檔案的保存價值和保管期限是否合理。4.檔案的密級是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案室負責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.根據(jù)檔案的種類、數(shù)量和保管要求，選用合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合國家標準和行業(yè)規(guī)范，具備良好的數(shù)據(jù)存儲和保護性能。（三）檔案存放1.按照檔案的分類方案和編號順序，將檔案整齊有序地存放在檔案裝具中。2.不同種類、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。3.對重要檔案和需要特殊保管的檔案，應(yīng)采取專柜存放、專人保管等措施。（四）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品、調(diào)整保管環(huán)境等。3.建立檔案檢查記錄，詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項工作和員工合理需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案，須經(jīng)本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：員工可在檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件和服務(wù)。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還日期等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為公司/組織的發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進行存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合本公司/組織的檔案管理軟件，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理部門與各部門之間的網(wǎng)絡(luò)連接，方便檔案信息的傳輸和利用。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認證等方面的措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案信息的錄入、存儲、檢索、利用等工作。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全。3.加強對檔案電子數(shù)據(jù)的備份管