PAGE檔案管理及安全防范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效保護(hù)和利用檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防范措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交公司檔案管理部門。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)和利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)和掌握檔案管理新知識、新技術(shù)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，確保本部門工作中形成的具有保存價值的文件材料及時收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時將其整理歸檔，不得積壓。3.公司員工在工作中收到的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，應(yīng)及時交所在部門檔案管理人員統(tǒng)一管理。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類，人事檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行分類，財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會計(jì)年度類別進(jìn)行分類，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類。3.對每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀，便于保管和利用。5.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案內(nèi)容的精煉和準(zhǔn)確。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）檔案鑒定1.公司定期對已歸檔的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，確定其保管期限。（二）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表，重要的合同協(xié)議，重大事件記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般性的合同協(xié)議，重要的業(yè)務(wù)文件，中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件材料，臨時性的業(yè)務(wù)記錄等。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案出入庫手續(xù)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、去向明確。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害氣體等工作，確保檔案安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍和時間。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等。2.檔案查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）檔案歸還1.檔案借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控和管理。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理軟件的應(yīng)用能力。3.按照檔案管理信息化的要求，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類存儲和管理。4.建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類、編號、存儲，便于查找和利用。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案編研1.結(jié)合公司工作實(shí)際，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等。2.檔案編研成果應(yīng)具有實(shí)用性和參考價值，為公司各項(xiàng)工作提供有益的參考。3.對檔案編研成果應(yīng)進(jìn)行審核和審定，確保其質(zhì)量。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時