PAGE大學(xué)生紙質(zhì)檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生紙質(zhì)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、管理及學(xué)生個(gè)人發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全日制大學(xué)生紙質(zhì)檔案的保管工作，涵蓋從學(xué)生入學(xué)建檔至畢業(yè)離校后檔案轉(zhuǎn)遞等全過(guò)程。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等實(shí)際情況，確保檔案信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的相關(guān)材料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照國(guó)家和學(xué)校規(guī)定的檔案管理規(guī)范和流程進(jìn)行操作，確保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案內(nèi)容及分類（一）學(xué)生基本信息類1.高考報(bào)名登記表、體檢表、政審表等入學(xué)前材料。2.錄取通知書(shū)、新生入學(xué)登記表、身份證復(fù)印件等入學(xué)相關(guān)材料。（二）學(xué)習(xí)成績(jī)類1.學(xué)年成績(jī)單，包括必修課、選修課成績(jī)等。2.補(bǔ)考、重修成績(jī)記錄。3.畢業(yè)實(shí)習(xí)、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）相關(guān)材料，如實(shí)習(xí)報(bào)告、論文指導(dǎo)記錄、答辯記錄等。（三）黨團(tuán)材料類1.入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、自傳、政審材料、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等黨員檔案材料。2.入團(tuán)志愿書(shū)、團(tuán)組織關(guān)系證明等團(tuán)員檔案材料。（四）獎(jiǎng)懲情況類1.學(xué)校及各級(jí)政府部門頒發(fā)的獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)等獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)及相關(guān)審批材料。2.違紀(jì)處分決定書(shū)、處分撤銷決定書(shū)等違紀(jì)處理材料。（五）社會(huì)實(shí)踐與志愿服務(wù)類1.社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄、調(diào)查報(bào)告、實(shí)踐單位反饋等材料。2.志愿服務(wù)證書(shū)、活動(dòng)總結(jié)等相關(guān)材料。（六）就業(yè)材料類1.就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書(shū)。2.就業(yè)報(bào)到證存根等就業(yè)相關(guān)材料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的與學(xué)生相關(guān)的檔案材料，并定期移交至檔案管理部門。2.輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)收集學(xué)生個(gè)人提交的各類申請(qǐng)、證明等材料，并審核其真實(shí)性和完整性后移交。3.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)跟蹤檔案材料的形成情況，及時(shí)督促相關(guān)部門和人員按時(shí)提交檔案材料。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.排序：在每一類檔案中，按照材料形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案類別、序號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等信息，便于查找和管理。4.裝訂：對(duì)需要裝訂的檔案材料，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類別、年份、起止序號(hào)等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。3.檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離水源、火源和污染源，確保檔案安全。（二）保管方式1.采用密集架存放檔案，便于節(jié)省空間和管理。2.對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.建立檔案存放索引，記錄檔案在庫(kù)房中的具體位置，方便快速查找。（三）保管期限1.學(xué)生在校期間形成的檔案，自學(xué)生畢業(yè)之日起保管[X]年。2.涉及學(xué)生個(gè)人隱私和重要信息的檔案，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的最長(zhǎng)保管期限進(jìn)行保管。（四）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施，最大限度減少損失，并按照規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，但需提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.學(xué)校內(nèi)部因教學(xué)、管理等工作需要查閱學(xué)生檔案的，須填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.校外單位因工作需要查閱學(xué)生檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位工作相關(guān)的部分，如需復(fù)印檔案材料，須另行辦理審批手續(xù)。（二）借閱程序1.因特殊原因確需借閱學(xué)生檔案的，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）查閱與借閱記錄1.建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.按照學(xué)生就業(yè)去向或其他需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地將檔案轉(zhuǎn)遞至相關(guān)單位或部門。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，檔案管理部門根據(jù)就業(yè)指導(dǎo)中心提供的就業(yè)信息，確定檔案轉(zhuǎn)遞去向。2.填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，詳細(xì)注明學(xué)生姓名、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞單位名稱及地址等信息。3.將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋檔案管理部門公章。4.按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式，將檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字蓋章后返回。5.對(duì)于升學(xué)的學(xué)生，檔案管理部門按照學(xué)校招生部門提供的錄取信息，將檔案轉(zhuǎn)遞至錄取學(xué)校。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立檔案轉(zhuǎn)遞記錄檔案，記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、去向、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位回執(zhí)等信息。2.檔案轉(zhuǎn)遞記錄檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便查詢和核對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立大學(xué)生紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.通過(guò)信息化手段提高檔案管理工作效率，方便檔案查閱和統(tǒng)計(jì)分析。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立索引數(shù)據(jù)庫(kù)。4.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與錄入的索引數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化檢索。（三）信息化安全管理1.加強(qiáng)數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)和地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，及時(shí)更新和完善檔案信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。3.審核檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.協(xié)調(diào)與學(xué)校其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、裝盒等日常管理工作。2.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)，做好相關(guān)記錄。4.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)掛接等。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，不得擅自泄露檔案信息。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校檔案管理部門定期對(duì)檔案保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.建立檔案管理工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，確保檔案管理工