PAGE財(cái)務(wù)檔案管理制度流程圖一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議等資料。2.歸檔：將財(cái)務(wù)檔案按照規(guī)定的程序和要求，整理、分類、裝訂后移交檔案管理部門保存的過程。3.查閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行查看、閱讀的行為。4.借閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后將財(cái)務(wù)檔案借出使用的行為。二、財(cái)務(wù)檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管等日常工作。2.按照規(guī)定的期限和要求，將財(cái)務(wù)檔案移交檔案管理部門。3.建立財(cái)務(wù)檔案借閱、查閱登記制度，對(duì)借閱、查閱情況進(jìn)行記錄。4.協(xié)助檔案管理部門做好財(cái)務(wù)檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收、保管財(cái)務(wù)部門移交的財(cái)務(wù)檔案，確保檔案的安全和完整。2.按照規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則，對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、上架保管。3.建立財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱管理制度，為查閱、借閱人員提供服務(wù)。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門形成的與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、合同、協(xié)議等資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交財(cái)務(wù)部門。2.在工作中需要查閱、借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。三、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.編號(hào)方法：采用“年份+類別+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023年的會(huì)計(jì)憑證，編號(hào)為“202301001”，其中“2023”表示年份，“01”表示會(huì)計(jì)憑證類，“001”表示流水號(hào)。3.編號(hào)應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案整理完成后及時(shí)進(jìn)行，并在檔案封面、脊背等顯著位置標(biāo)注。四、財(cái)務(wù)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后15日內(nèi)裝訂成冊(cè)，并在年度終了后3個(gè)月內(nèi)歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后3個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后5個(gè)月內(nèi)歸檔。4.其他類財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)齊全、完整，簽字、蓋章手續(xù)完備。3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，附件應(yīng)整齊、牢固地粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。4.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照頁碼順序排列，賬頁應(yīng)平整、無破損。5.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，簽字、蓋章手續(xù)完備。6.其他類財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂。（三）歸檔程序1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)將整理好的財(cái)務(wù)檔案移交檔案管理部門。2.移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門接收財(cái)務(wù)檔案后，應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并上架保管。五、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年。4.其他類財(cái)務(wù)檔案保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定、銷毀。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，查閱人員應(yīng)到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得在財(cái)務(wù)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞，不得擅自將財(cái)務(wù)檔案帶出查閱現(xiàn)場(chǎng)。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將財(cái)務(wù)檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱1.因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案名稱、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，借閱人員應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，請(qǐng)借閱人員簽字確認(rèn)，并收取一定的押金。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還財(cái)務(wù)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門有權(quán)收回押金，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.借閱人員不得將財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在財(cái)務(wù)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞，不得擅自將財(cái)務(wù)檔案帶出公司。七、財(cái)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.檔案管理部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審核。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的保管期限、內(nèi)容、價(jià)值等因素，對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、銷毀原因等信息，并由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)組織專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)指定