PAGE某企業(yè)人事檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實、完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須如實反映員工的真實情況，不得虛假填報。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，避免錯誤記錄。4.保密性原則：嚴(yán)格保密人事檔案內(nèi)容，防止信息泄露。二、人事檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料1.員工個人基本信息登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、學(xué)籍檔案材料（畢業(yè)生登記表、成績單等）。3.工作經(jīng)歷證明材料，如勞動合同、離職證明、工作業(yè)績證明等。（二）自傳材料員工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等情況的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度工作總結(jié)、績效考核表。2.各類獎懲決定及相關(guān)證明材料。3.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)考核記錄等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書原件及復(fù)印件。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件及評審表。3.職業(yè)資格證書及相關(guān)培訓(xùn)證明材料。（五）政審材料由組織或公安部門出具的政治審查情況材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表等。2.入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書等。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.職務(wù)任免文件、崗位變動通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照等相關(guān)材料。（八）其他可供組織參考的材料如員工個人獲得的榮譽(yù)證書、發(fā)表的論文著作、參加社會活動的相關(guān)證明等。三、人事檔案收集職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定人事檔案收集計劃和標(biāo)準(zhǔn)，明確收集內(nèi)容和要求。2.組織實施人事檔案收集工作，定期對各部門收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)接收和審核新員工入職檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.對檔案材料進(jìn)行分類整理、裝訂歸檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料的收集、整理和初步審核，確保材料真實、準(zhǔn)確、完整。2.按照人力資源部門的要求，及時將員工檔案材料移交至人力資源部門。3.配合人力資源部門做好人事檔案收集過程中的相關(guān)工作，如提供證明材料、協(xié)助核實信息等。四、人事檔案收集流程（一）新員工入職檔案收集1.新員工入職時，人力資源部門向其發(fā)放《員工人事檔案材料清單》，告知其應(yīng)提交的檔案材料內(nèi)容和要求。2.新員工按照清單要求，在規(guī)定時間內(nèi)將個人檔案材料提交至所在部門。3.部門負(fù)責(zé)人對新員工提交的檔案材料進(jìn)行初步審核，檢查材料是否齊全、真實、有效，審核無誤后簽字確認(rèn)，并在規(guī)定時間內(nèi)將檔案材料移交至人力資源部門。4.人力資源部門對新員工檔案材料進(jìn)行再次審核，重點審核學(xué)歷學(xué)位證書、身份證等重要材料的真實性，審核通過后將檔案材料進(jìn)行分類整理、裝訂歸檔。（二）在職員工檔案材料補(bǔ)充收集1.人力資源部門定期梳理員工人事檔案，根據(jù)檔案內(nèi)容完整性和公司管理需要，確定需要補(bǔ)充收集的材料清單。2.將補(bǔ)充收集材料清單發(fā)送至各部門，明確材料提交時間和要求。3.各部門負(fù)責(zé)通知本部門員工按照清單要求提交補(bǔ)充材料，對提交的材料進(jìn)行初步審核后移交至人力資源部門。4.人力資源部門對補(bǔ)充收集的檔案材料進(jìn)行審核、整理和歸檔。（三）離職員工檔案整理1.員工離職時，所在部門負(fù)責(zé)將員工工作交接情況、離職手續(xù)辦理情況等相關(guān)材料整理齊全，并移交至人力資源部門。2.人力資源部門對離職員工檔案進(jìn)行全面審核，核對檔案材料是否完整，如有缺失及時通知相關(guān)部門或員工補(bǔ)充。3.審核無誤后，對離職員工檔案進(jìn)行整理歸檔，將檔案妥善保管。五、人事檔案收集要求（一）材料真實性1.所有檔案材料必須真實可靠，不得偽造、篡改。員工應(yīng)如實提供個人信息和相關(guān)材料，如有虛假填報，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。2.提供的材料應(yīng)具有法律效力，如學(xué)歷學(xué)位證書、資格證書等應(yīng)是國家教育部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的正規(guī)證書。（二）材料完整性1.按照人事檔案分類要求，全面收集各類相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容涵蓋員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)教育、考核獎懲、黨團(tuán)關(guān)系等各個方面。2.每份材料應(yīng)完整無缺頁、無破損，如有缺失應(yīng)及時補(bǔ)充。（三）材料規(guī)范性1.檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰、工整。2.材料上應(yīng)有相關(guān)部門或人員的簽字、蓋章，日期填寫完整。3.復(fù)印件應(yīng)注明“與原件相符”字樣，并由提供材料的人員簽字確認(rèn)。（四）及時收集1.人力資源部門和各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點及時收集檔案材料，避免拖延導(dǎo)致檔案信息不完整。2.對于新產(chǎn)生的檔案材料，如績效考核結(jié)果、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交至人力資源部門歸檔。六、人事檔案收集的審核與監(jiān)督（一）審核機(jī)制1.人力資源部門對接收的檔案材料進(jìn)行初審，重點審核材料的完整性、真實性和規(guī)范性。2.對于重要檔案材料或存在疑問的材料，人力資源部門可會同相關(guān)部門進(jìn)行核實，必要時可要求員工本人提供補(bǔ)充說明或證明材料。3.定期對人事檔案進(jìn)行復(fù)查，檢查檔案內(nèi)容是否符合要求，有無需要補(bǔ)充或更正的信息。（二）監(jiān)督措施1.公司設(shè)立人事檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢部門人員等組成，負(fù)責(zé)對人事檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對人事檔案收集情況進(jìn)行抽查，檢查各部門檔案材料收集是否及時、準(zhǔn)確，審核是否嚴(yán)格。3.對于違反人事檔案收集制度的行為，如故意拖延、虛假填報等，監(jiān)督小組將責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。七、人事檔案的保管與保密（一）保管要求1.公司設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.人事檔案應(yīng)分類存放，按照員工姓名或編號順序排列，便于查找和管理。3.定期對人事檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制人事檔案查閱人員范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱他人人事檔案。2.查閱人事檔案時，必須填寫《人事檔案查閱登記表》，注明查閱時間、查閱人、查閱事由等信息。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要對外提供檔案信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。4.人事檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管環(huán)境安全，防止檔案丟失或損壞。八、人事檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人力資源管理工作，如員工招聘、晉升、調(diào)配、培訓(xùn)、績效考核等。2.上級主管部門或相關(guān)部門因工作需要查閱人事檔案。3.法律規(guī)定需要提供人事檔案信息的其他情況。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案，應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到人力資源部門查閱。2.上級主管部門或相關(guān)部門查閱人事檔案，應(yīng)出具