PAGE檔案局工作管理制度一、總則（一）目的為加強檔案局工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案資源，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員以及公司/組織內(nèi)涉及檔案管理、利用的各部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案局職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。5.推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照檔案管理規(guī)定，定期向檔案局移交檔案。3.協(xié)助檔案局開展檔案的查閱、借閱等利用工作。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）檔案工作人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、保管等各項工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地提供所需檔案。5.不斷學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司/組織內(nèi)部的會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。5.反映公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動的檔案材料。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對重要的檔案材料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失。（三）收集時間1.當(dāng)年形成的檔案材料，應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔。2.對重大活動、重要項目形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司/組織的職能和檔案內(nèi)容，采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類。（三）整理方法1.對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案材料分別歸入相應(yīng)的類別和保管期限。3.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（四）整理要求1.整理檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.檔案整理應(yīng)保持文件的原貌，不得隨意涂改、剪裁。3.對破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。2.對檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。（四）保管要求1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，對檔案進行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。（三）鑒定內(nèi)容1.判斷檔案是否仍具有保存價值。2.確定檔案的保管期限。（四）鑒定方法1.檔案鑒定小組對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容和價值。2.參考檔案的形成時間、來源、重要程度等因素，確定檔案的保管期限。（五）鑒定結(jié)果處理1.對鑒定后失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對鑒定結(jié)果應(yīng)進行記錄，并存檔備查。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進行統(tǒng)計。2.采用計算機輔助統(tǒng)計，提高統(tǒng)計工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.在公司/組織內(nèi)部，為各項工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，為社會提供檔案查閱、利用服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案局查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：檔案利用者因工作需要可借閱檔案，但應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：檔案利用者應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱內(nèi)容、目的等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案局查閱。2.借閱檔案：檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案局負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。（四）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，愛護檔案，不得涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案局指定的場所進行，不得將檔案帶出。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的各項功能，如檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，保障檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.加強檔案信息管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)正常運行。3.提高檔案工作人員的信息化水平，熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作。十、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.檔案安全保密制度的落實情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案局定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理工作進行不定期抽查。（三）問題處理1.對