PAGE養(yǎng)老院財務檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強養(yǎng)老院財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本養(yǎng)老院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于養(yǎng)老院在財務活動中形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務預算、財務分析等文件資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：財務檔案應如實反映養(yǎng)老院的財務收支及經(jīng)濟活動情況。2.完整性原則：涵蓋財務活動全過程的各類資料應齊全完整。3.安全性原則：采取有效措施確保財務檔案的安全，防止損壞、丟失和泄密。4.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、內容和程序進行財務檔案的整理、歸檔和保管。二、財務檔案管理職責分工（一）財務部門職責1.負責財務檔案的收集、整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。2.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對財務檔案進行妥善保管和處置。3.建立財務檔案查閱、借閱登記制度，為內部和外部相關人員提供查閱、借閱服務。（二）檔案管理部門職責1.協(xié)助財務部門做好財務檔案的整理、歸檔和保管工作，提供必要的檔案管理設施和條件。2.對財務檔案的保管情況進行定期檢查和監(jiān)督，確保檔案安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理財務檔案的查閱、借閱手續(xù)。（三）其他部門職責1.各部門應及時將涉及財務活動的文件資料移交財務部門，確保財務檔案的完整性。2.在查閱、借閱財務檔案時，應遵守相關規(guī)定，不得擅自涂改、損毀檔案。三、財務檔案的分類與編號（一）會計憑證類1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證：按照經(jīng)濟業(yè)務內容分類編制的記賬憑證。3.憑證編號：按照年度和月份順序連續(xù)編號，如“20XX年X月記字第X號”。（二）會計賬簿類1.總賬：全面記錄養(yǎng)老院經(jīng)濟業(yè)務的總分類賬簿。2.明細賬：按照明細科目分類記錄經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品臺賬等。5.賬簿編號：分別按照總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿的順序進行編號，如“總賬1”“明細賬21”“日記賬3”“輔助賬簿41”等。（三）財務報告類1.月度財務報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務報表：在月度報表基礎上編制的季度綜合財務報表。3.年度財務報表：全面反映養(yǎng)老院年度財務狀況和經(jīng)營成果的報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表及附注。4.財務報告編號：按照年度和報表類型進行編號，如“20XX年月度財務報表1”“20XX年季度財務報表2”“20XX年年度財務報表3”等。（四）財務預算類1.年度財務預算：包括收入預算、支出預算、資金預算等。2.季度財務預算調整：根據(jù)實際情況對季度財務預算進行的調整。3.預算編號：按照年度和預算類別進行編號，如“20XX年年度財務預算41”“20XX年第X季度財務預算調整42”等。（五）財務分析類1.月度財務分析報告：對月度財務狀況和經(jīng)營成果進行分析的報告。2.年度財務分析報告：全面總結年度財務情況，分析存在問題及提出改進建議的報告。3.分析報告編號：按照年度和報告類型進行編號，如“20XX年月度財務分析報告51”“20XX年年度財務分析報告52”等。四、財務檔案的整理與歸檔（一）會計憑證整理1.每月終了，財務人員應及時將各類原始憑證按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間順序進行整理，確保憑證內容完整、手續(xù)齊全。2.將整理好的原始憑證粘貼在記賬憑證后面，按照記賬憑證編號順序排列，檢查附件張數(shù)是否準確。3.對記賬憑證進行編號、裝訂，在裝訂線上加貼封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿整理1.年度終了，總賬、明細賬、日記賬等賬簿應更換新賬頁，并將舊賬頁整理歸檔。2.賬簿應按照編號順序排列，在賬簿首頁注明賬簿名稱、年度、編號等信息。3.對于活頁式賬簿，應將賬頁裝訂成冊，并加具封面，注明賬簿名稱、年度、編號等內容。（三）財務報告整理1.月度、季度、年度財務報告應按照規(guī)定的格式和內容編制，確保數(shù)據(jù)準確、內容完整。2.將各類財務報告按照時間順序排列，加裝封面，注明報告名稱、年度、月份、季度等信息。3.對財務報告中的重要數(shù)據(jù)和分析結論進行標注，以便查閱和使用。（四）財務預算與分析整理1.財務預算應按照編制時間和預算類別進行整理，確保預算數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.財務分析報告應結合實際情況，對財務數(shù)據(jù)進行深入分析，提出合理建議。將預算和分析報告按照年度和報告類型進行編號整理，加裝封面，注明相關信息。（五）歸檔要求1.財務檔案應定期歸檔，一般在次年一季度內完成上一年度財務檔案的歸檔工作。2.歸檔的財務檔案應裝入專用檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上注明檔案類別、年度、月份等信息。3.檔案管理人員應認真核對歸檔的財務檔案，確保檔案資料齊全、完整、編號準確。五、財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年；年度財務報告永久保管。4.財務預算：保管期限為10年。5.財務分析：保管期限為10年。（二）保管地點1.財務檔案應存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應具備防火（2）防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案室應保持清潔、干燥，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管措施1.建立財務檔案保管清冊，詳細記錄檔案的類別、名稱、編號、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。2.定期對財務檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄檢查情況。3.對電子財務檔案應進行備份，并存儲在安全的介質上，定期進行數(shù)據(jù)恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.養(yǎng)老院內部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)財務部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱財務檔案時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應愛護財務檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案資料。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要查閱或借閱養(yǎng)老院財務檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)養(yǎng)老院院長批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱財務檔案應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱單位、借閱人姓名、借閱目的、借閱期限等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的財務檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照或傳播檔案內容。（三）查閱、借閱登記1.財務部門應建立查閱、借閱登記臺賬，詳細記錄查閱、借閱的時間、內容（3）查閱人或借閱人姓名、批準人等信息。2.查閱、借閱登記臺賬應定期進行核對，確保記錄準確無誤。七、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財務檔案，經(jīng)財務部門和檔案管理部門共同鑒定，確無保存價值的，可以銷毀。2.對于未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。（二）銷毀程序1.由財務部門提出銷毀申請，填寫《財務檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的類別、名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.檔案管理部門對申請銷毀的檔案進行審核，確認符合銷毀條件后，報