PAGE車管所落實(shí)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)車管所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。本制度旨在規(guī)范車管所檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，保障車管所各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，維護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于車管所全體工作人員在辦理機(jī)動(dòng)車和駕駛證相關(guān)業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案，包括業(yè)務(wù)受理檔案、檔案影像資料、電子檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映業(yè)務(wù)辦理過(guò)程和實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保檔案資料齊全、完整，涵蓋業(yè)務(wù)辦理的各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)材料。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外披露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率，滿足業(yè)務(wù)需求和社會(huì)公眾的查詢服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善車管所檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃車管所檔案管理工作，包括檔案庫(kù)房建設(shè)、設(shè)施設(shè)備配備、人員培訓(xùn)等。3.負(fù)責(zé)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和銷毀檔案。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化查詢，確保檔案信息安全。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。6.配合上級(jí)主管部門、司法機(jī)關(guān)及其他相關(guān)部門對(duì)檔案的查詢、調(diào)閱等工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集整理工作，確保移交檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和流程操作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和規(guī)范。4.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案整理、查詢、調(diào)閱等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息錄入準(zhǔn)確、完整，及時(shí)更新檔案狀態(tài)。5.根據(jù)授權(quán)為相關(guān)部門和人員提供檔案查詢、調(diào)閱服務(wù)，做好登記和記錄工作。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容和信息。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)受理部門在辦理機(jī)動(dòng)車和駕駛證業(yè)務(wù)過(guò)程中，應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集相關(guān)業(yè)務(wù)資料，確保資料齊全、完整。2.業(yè)務(wù)資料包括但不限于申請(qǐng)表、身份證明、證明文件、業(yè)務(wù)辦理憑證、照片、影像資料等。3.業(yè)務(wù)受理人員應(yīng)認(rèn)真審核業(yè)務(wù)資料的真實(shí)性、有效性和完整性，對(duì)不符合要求的資料應(yīng)及時(shí)要求申請(qǐng)人補(bǔ)充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括分類、排序、編目、裝訂等。2.機(jī)動(dòng)車檔案按照車輛類型、業(yè)務(wù)類別等進(jìn)行分類，駕駛證檔案按照準(zhǔn)駕車型、業(yè)務(wù)類別等進(jìn)行分類。3.每類檔案按照業(yè)務(wù)辦理時(shí)間順序進(jìn)行排序，確保檔案排列有序。4.編目工作包括編制檔案目錄、檔案編號(hào)等。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。5.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案牢固、整齊，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案實(shí)體安全。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門窗等。3.定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保持庫(kù)房整潔、有序。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱。3.電子檔案應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整、信息安全。（三）檔案保管期限1.機(jī)動(dòng)車和駕駛證檔案的保管期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，機(jī)動(dòng)車檔案保管期限為長(zhǎng)期，駕駛證檔案保管期限為6年。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大案件或有特殊要求的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、調(diào)閱、借閱等制度，確保檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全監(jiān)控，安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行24小時(shí)值班制度。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案安全無(wú)事故。五、檔案的利用（一）檔案查詢1.車管所應(yīng)建立檔案查詢服務(wù)機(jī)制，為社會(huì)公眾、相關(guān)部門及工作人員提供檔案查詢服務(wù)。2.申請(qǐng)人查詢檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定提交查詢申請(qǐng)，說(shuō)明查詢目的、查詢內(nèi)容等，并提供有效身份證明。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查詢申請(qǐng)，在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并按照規(guī)定提供檔案復(fù)印件或電子檔案信息。4.對(duì)于涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查詢和提供服務(wù)，確保信息安全。（二）檔案調(diào)閱1.因工作需要調(diào)閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案調(diào)閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理調(diào)閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照調(diào)閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好調(diào)閱登記工作。3.調(diào)閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.調(diào)閱完畢后，調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容和信息。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估，提出存毀意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字，并報(bào)車管所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.車管所應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息化查詢。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。3.系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)，確保檔案信息的安全和穩(wěn)定運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入檔案信息，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理、系統(tǒng)升級(jí)等，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。（三）信息化應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)為業(yè)務(wù)部門提供檔案查詢、調(diào)閱等服務(wù)，提高業(yè)務(wù)辦理效率。2.通過(guò)信息化手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為車管所的決策提供依據(jù)。3.推進(jìn)檔案管理信息化與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管狀況、檔案利用服務(wù)等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考