PAGE文件檔案日常管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文件檔案管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文件檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則文件檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則優(yōu)化文件檔案管理流程，提高文件檔案的檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.技術(shù)文件公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、研發(fā)報(bào)告等。4.人事文件員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.財(cái)務(wù)文件財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。（二）文件起草與審核1.起草要求文件起草應(yīng)內(nèi)容完整、條理清晰、語言準(zhǔn)確、格式規(guī)范。涉及重要事項(xiàng)的文件，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證。2.審核流程部門內(nèi)部審核：文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合部門工作實(shí)際和公司整體要求?？绮块T審核：涉及多個(gè)部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽審核，各部門應(yīng)認(rèn)真提出意見和建議，確保文件的可行性和協(xié)調(diào)性。領(lǐng)導(dǎo)審批：文件經(jīng)部門審核后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和公司實(shí)際情況，做出準(zhǔn)確的批示。（三）文件編號(hào)與格式1.編號(hào)規(guī)則為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)文件的類別、年份、順序等信息。例如：行政文件編號(hào)為“XZ[年份][序號(hào)]”，業(yè)務(wù)文件編號(hào)為“YW[年份][序號(hào)]”等。2.格式規(guī)范文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，居中排列；正文應(yīng)段落分明，層次清晰；落款應(yīng)注明發(fā)文部門和日期。（四）文件印發(fā)與分發(fā)1.印發(fā)流程經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后的文件，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)前應(yīng)檢查文件內(nèi)容和格式是否準(zhǔn)確無誤，確保文件質(zhì)量。2.分發(fā)范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的分發(fā)范圍。文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地分發(fā)給相關(guān)部門和人員，確保其知曉文件精神和要求。（五）文件簽收與登記1.簽收要求文件接收人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的名稱、編號(hào)、份數(shù)等信息，確認(rèn)無誤后在文件簽收單上簽字。2.登記管理行政部門應(yīng)對(duì)文件的收發(fā)情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件的編號(hào)、名稱、發(fā)文部門、收文時(shí)間、分發(fā)范圍等信息，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。（六）文件傳閱與處理1.傳閱規(guī)定文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，確保相關(guān)人員及時(shí)閱讀文件。傳閱過程中，應(yīng)做好文件的交接記錄，防止文件丟失。2.處理要求文件傳閱后，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)文件要求及時(shí)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給文件管理部門。需要回復(fù)的文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求進(jìn)行回復(fù)。（七）文件歸檔與保管1.歸檔范圍公司各類文件在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)工作的歷史全貌。2.保管期限根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。3.保管方式文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)文件應(yīng)分類存放于專用檔案柜中，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。（八）文件查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件檔案，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制文件。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱文件檔案的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文件檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案包括公司各類行政文件、業(yè)務(wù)文件、人事文件、財(cái)務(wù)文件等。2.科技檔案公司的科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)改造檔案、產(chǎn)品檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案公司的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.聲像檔案公司活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。5.實(shí)物檔案公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）檔案收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性。2.整理方法檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。整理后的檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。（三）檔案編目與檢索1.編目?jī)?nèi)容檔案編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的管理和檢索。2.檢索工具建立完善的檔案檢索工具，如檔案目錄、索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案管理人員和利用者快速查找所需檔案。（四）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.銷毀程序經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。（五）檔案保管與保護(hù)1.保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.保護(hù)措施定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。四、電子文件管理（一）電子文件分類與命名1.分類原則電子文件的分類應(yīng)與紙質(zhì)文件的分類相對(duì)應(yīng)，便于管理和查找。2.命名規(guī)則電子文件的命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，體現(xiàn)文件的類別、年份、標(biāo)題等信息。例如：行政文件命名為“XZ[年份][文件標(biāo)題].doc”，業(yè)務(wù)文件命名為“YW[年份][文件標(biāo)題].xls”等。（二）電子文件存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)方式電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，按照文件分類進(jìn)行文件夾管理。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。2.備份要求定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。備份頻率應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和變化情況確定，一般每周或每月進(jìn)行一次備份。（三）電子文件利用與安全1.利用規(guī)定公司內(nèi)部人員利用電子文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問和操作。嚴(yán)禁私自拷貝、傳播電子文件，確保電子文件信息的安全。2.安全管理建立電子文件安全管理制度，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。定期對(duì)電子文件系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè)和安全漏洞掃描，及時(shí)采取措施進(jìn)行防范。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司成立文件檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司文件檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.文件檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合規(guī)定要求。2.文件檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.電子文件的管理是否規(guī)范，數(shù)據(jù)是否安全。（三）問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)