PAGE貸款檔案管理制度應(yīng)包括一、總則（一）目的為加強公司貸款檔案管理，規(guī)范貸款業(yè)務(wù)操作流程，確保貸款檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效防范貸款風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貸款業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實性原則：貸款檔案應(yīng)如實反映貸款業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋貸款業(yè)務(wù)從受理、調(diào)查、審批、發(fā)放到回收等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述清晰，避免模糊和歧義。4.保密性原則：嚴(yán)格保密貸款檔案中的客戶信息及商業(yè)機密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號、裝訂和保管，確保檔案管理工作有序進行。二、貸款檔案的內(nèi)容（一）借款人基本資料1.營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證：證明借款人合法經(jīng)營的主體資格。2.法定代表人身份證明書、身份證復(fù)印件：明確借款人法定代表人的身份信息。3.公司章程：了解借款人的組織架構(gòu)和決策機制。4.近年度財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，評估借款人的財務(wù)狀況和經(jīng)營能力。5.貸款卡及查詢信息：反映借款人的信用記錄和貸款情況。6.股東會或董事會同意申請貸款的決議：體現(xiàn)借款人申請貸款的決策程序合規(guī)性。（二）貸款申請資料1.借款申請書：詳細(xì)說明借款金額、用途、期限、還款方式等申請內(nèi)容。2.項目可行性研究報告（如需）：對于特定項目貸款，提供項目的可行性分析。3.貸款用途證明材料：如購買合同、發(fā)票等，證明貸款資金的真實用途。（三）貸前調(diào)查資料1.貸前調(diào)查報告：全面闡述調(diào)查人員對借款人基本情況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用狀況、貸款用途及還款能力等方面的調(diào)查結(jié)果和分析意見。2.實地調(diào)查記錄：包括對借款人經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、庫存等實地考察的記錄。3.客戶信用評級資料：依據(jù)相關(guān)評級標(biāo)準(zhǔn)對借款人進行信用評級的過程和結(jié)果記錄。4.保證人資料（如有）：營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證。法定代表人身份證明書、身份證復(fù)印件。近年度財務(wù)報表。保證合同。5.抵押物或質(zhì)物資料（如有）：抵押物所有權(quán)證明文件，如房產(chǎn)證、土地使用證等。抵押物評估報告。質(zhì)押物清單及相關(guān)權(quán)利證明文件。（四）貸款審批資料1.貸款審批表：記錄貸款審批過程中各環(huán)節(jié)的審批意見和決策結(jié)果。2.審批會議紀(jì)要（如有）：詳細(xì)記錄貸款審批會議的討論內(nèi)容和決策依據(jù)。3.風(fēng)險管理部門意見：對貸款風(fēng)險進行評估和分析，提出風(fēng)險防控建議。（五）貸款合同及相關(guān)文件1.借款合同：明確借貸雙方的權(quán)利義務(wù)、貸款金額、期限、利率、還款方式等重要條款。2.保證合同（如有）：約定保證人的保證責(zé)任和義務(wù)。3.抵押合同（如有）：規(guī)定抵押物的范圍、抵押登記手續(xù)、抵押權(quán)實現(xiàn)方式等內(nèi)容。4.質(zhì)押合同（如有）：明確質(zhì)物的交付、保管、處分等相關(guān)事宜。5.借據(jù)：作為貸款發(fā)放的憑證，記錄貸款金額、發(fā)放日期、到期日期等信息。（六）貸款發(fā)放及支付資料1.貸款發(fā)放審批表：審批貸款發(fā)放的具體操作。2.放款憑證：證明貸款資金已實際發(fā)放到借款人賬戶。3.受托支付相關(guān)資料（如采用受托支付方式）：包括借款人支付申請、交易合同、資金流向記錄等，確保貸款資金按約定用途支付。（七）貸后管理資料1.貸后檢查報告：定期對借款人的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、還款能力等進行檢查的結(jié)果報告。2.逾期貸款催收記錄：記錄對逾期貸款采取的催收措施和過程。3.貸款展期資料（如有）：展期申請、審批文件等。4.貸款風(fēng)險分類資料：按照規(guī)定對貸款進行風(fēng)險分類的依據(jù)和結(jié)果記錄。（八）貸款回收資料1.還款憑證：證明借款人按時足額償還貸款本息。2.貸款結(jié)清證明：表明貸款已全部收回，債權(quán)債務(wù)關(guān)系終結(jié)。三、貸款檔案的整理與分類（一）整理要求1.對收集到的貸款檔案資料進行及時整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.確保資料完整無缺，如有缺失應(yīng)及時補充。3.對資料進行分類排序，便于查找和管理。（二）分類方法1.按貸款業(yè)務(wù)流程分類：分為貸前調(diào)查、貸款審批、貸款發(fā)放、貸后管理、貸款回收等類別。2.按資料性質(zhì)分類：分為借款人基本資料、申請資料、調(diào)查資料、審批資料……回收資料等。3.按時間順序分類：按照貸款業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序?qū)n案進行排列。（三）編號規(guī)則為便于檔案的識別和管理，對每一份貸款檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則。編號格式如下：[年份][部門代碼][貸款業(yè)務(wù)流水號]例如：202301001，表示2023年由第一部門辦理的第一筆貸款業(yè)務(wù)檔案。（四）裝訂要求1.將整理好的檔案資料按照一定順序進行裝訂，確保牢固整齊。2.采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂厚度適中，便于翻閱。3.在每冊檔案首頁附上目錄，注明檔案內(nèi)容的詳細(xì)清單。四、貸款檔案的保管（一）保管期限1.一般貸款檔案的保管期限為自貸款結(jié)清后[X]年。2.對于涉及重大風(fēng)險或法律糾紛的貸款檔案，應(yīng)永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。2.電子檔案保管：采用電子存儲設(shè)備對貸款檔案進行備份，存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，對電子檔案進行加密處理，限制訪問權(quán)限，確保信息安全。（三）檔案借閱與歸還1.借閱申請：內(nèi)部人員因工作需要借閱貸款檔案，需填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案名稱及編號、預(yù)計歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批：檔案管理部門對借閱申請進行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱登記：借閱人在檔案管理部門進行借閱登記，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱及編號、歸還日期等。4.檔案歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案移交與銷毀1.檔案移交：當(dāng)檔案保管期限屆滿或因其他原因需要移交時，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)n案移交給指定的部門或機構(gòu)。移交時應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀：對于已過保管期限且無保存價值的貸款檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的銷毀程序進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀日期、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等，參與銷毀的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。五、貸款檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱貸款檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門登記備案。2.外部機構(gòu)或人員查閱貸款檔案，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。（二）使用規(guī)定1.查閱貸款檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出指定區(qū)域。2.如需對檔案內(nèi)容進行摘錄或復(fù)制，必須經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處和用途。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得篡改或偽造。3.任何單位或個人不得擅自利用貸款檔案從事與貸款業(yè)務(wù)無關(guān)的活動，不得泄露檔案中的機密信息。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司風(fēng)險管理部門負(fù)責(zé)對貸款檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.貸款檔案的整理、分類、編號、裝訂是否符合規(guī)定要求。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實性。3.檔案的保管條件是否符合要求，有無安全隱患。4.檔案的借閱、歸還、移交、銷毀等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。5.檔案查閱與使用是否符合權(quán)限規(guī)定和使用要求。（三）檢查頻率風(fēng)險管理部門定期對貸款檔案管理情況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并根據(jù)實際情況進行不定期抽查。（四）問題整改對于檢查中發(fā)現(xiàn)