PAGE會計檔案室準(zhǔn)許進入制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，確保會計檔案的安全與完整，規(guī)范會計檔案室的進入權(quán)限，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及會計檔案管理及需要進入會計檔案室的人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保會計檔案在保管和使用過程中的安全性，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范有序原則：明確進入會計檔案室的流程和要求，保證各項操作規(guī)范、有序進行。3.職責(zé)明確原則：對涉及會計檔案室進入的各相關(guān)人員職責(zé)進行清晰界定，做到責(zé)任到人。二、會計檔案室概述（一）會計檔案室的位置與環(huán)境會計檔案室位于公司[具體樓層及房間號]，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。室內(nèi)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜檔案保存。（二）會計檔案的分類與保管期限1.會計檔案分類會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。2.保管期限會計憑證保管期限為30年。會計賬簿中，總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。財務(wù)報告類，月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年，年度財務(wù)報告永久保管。其他會計資料類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。三、準(zhǔn)許進入人員范圍（一）公司內(nèi)部人員1.財務(wù)部門工作人員會計人員：負責(zé)日常會計核算工作，因工作需要可進入會計檔案室查閱、調(diào)取相關(guān)會計檔案進行賬務(wù)處理、編制報表等工作。財務(wù)管理人員：參與財務(wù)分析、預(yù)算編制等工作，有權(quán)進入檔案室獲取所需財務(wù)數(shù)據(jù)和檔案資料。2.審計部門工作人員審計人員在執(zhí)行內(nèi)部審計任務(wù)時，可進入會計檔案室查閱與審計事項相關(guān)的會計憑證、賬簿、報表等資料，以獲取審計證據(jù)，開展審計工作。3.其他經(jīng)授權(quán)人員公司其他部門因工作需要，如合同審批涉及財務(wù)條款、項目成本核算等，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，可進入會計檔案室查閱相關(guān)檔案資料。（二）外部人員1.上級主管部門人員上級主管部門因工作檢查、監(jiān)督等需要，在履行相關(guān)手續(xù)后，可進入會計檔案室查閱有關(guān)會計檔案。2.政府監(jiān)管部門人員稅務(wù)機關(guān)、財政部門、審計機關(guān)等政府監(jiān)管部門依法進行檢查時，憑有效證件和相關(guān)檢查文件，可進入會計檔案室查閱、復(fù)制有關(guān)會計資料。3.會計師事務(wù)所等中介機構(gòu)人員公司聘請的會計師事務(wù)所進行年度審計、專項審計等業(yè)務(wù)時，在簽訂業(yè)務(wù)約定書并經(jīng)公司授權(quán)后，可進入會計檔案室查閱所需會計檔案資料。四、進入審批流程（一）公司內(nèi)部人員1.申請需進入會計檔案室的公司內(nèi)部人員，應(yīng)提前填寫《會計檔案室進入申請表》，詳細注明進入日期、所需查閱或調(diào)取的檔案名稱及用途、預(yù)計停留時間等信息。申請表由申請人所在部門負責(zé)人簽字確認。2.審批財務(wù)部門工作人員申請進入會計檔案室查閱與本職工作相關(guān)檔案的，由財務(wù)負責(zé)人審批。審計部門工作人員申請進入查閱審計所需檔案的，經(jīng)審計部門負責(zé)人審核后，報財務(wù)負責(zé)人審批。其他經(jīng)授權(quán)人員申請進入的，由所在部門負責(zé)人審核，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.登記審批通過后，申請人持審批通過的《會計檔案室進入申請表》到會計檔案室管理人員處進行登記。登記內(nèi)容包括申請人姓名、部門、進入日期、離開時間、查閱檔案名稱等。（二）外部人員1.申請外部人員進入會計檔案室，需提前向公司相關(guān)部門提交申請函，說明進入目的、所需查閱的會計檔案范圍、進入時間等，并加蓋單位公章。2.審批上級主管部門人員申請進入的，由公司對口接待部門審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。政府監(jiān)管部門人員申請進入的，按照相關(guān)法律法規(guī)及監(jiān)管要求辦理審批手續(xù)，由公司合規(guī)部門協(xié)助安排。會計師事務(wù)所等中介機構(gòu)人員申請進入的，由公司財務(wù)部門審核，經(jīng)財務(wù)負責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要求中介機構(gòu)出具保密承諾函。3.登記與陪同外部人員申請獲得批準(zhǔn)后，到會計檔案室進行登記。進入檔案室時，必須由公司指定人員陪同，陪同人員負責(zé)監(jiān)督外部人員的查閱行為，確保檔案安全和信息不被泄露。五、進入要求與限制（一）進入要求1.所有進入會計檔案室的人員必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，愛護檔案設(shè)施和檔案資料。2.進入人員應(yīng)保持檔案室安靜、整潔，不得在室內(nèi)吸煙、飲食、大聲喧嘩或從事與查閱檔案無關(guān)的活動。3.查閱檔案時，應(yīng)使用專門的檔案查閱工具，不得直接在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊或抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)會計檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）限制規(guī)定1.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得擅自進入會計檔案室。2.進入人員只能在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)查閱、使用檔案資料，不得擅自將檔案帶出檔案室。確因工作需要帶出的，必須按照檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等重要信息的會計檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，僅限經(jīng)授權(quán)的人員查閱，并要求查閱人員簽署保密協(xié)議。4.查閱檔案時，應(yīng)按照檔案形成的時間順序和類別進行，不得亂翻、亂放，查閱完畢后應(yīng)及時將檔案歸還原位。六、檔案查閱與使用規(guī)范（一）查閱程序1.進入檔案室后，查閱人員應(yīng)在管理人員指定的位置進行查閱。如需查閱多份檔案，應(yīng)按照順序依次查閱，避免同時翻閱多份檔案造成混亂。2.查閱人員應(yīng)根據(jù)申請查閱的檔案名稱和范圍，由管理人員協(xié)助查找并提供相應(yīng)檔案。查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時告知管理人員。3.查閱人員對查閱的檔案內(nèi)容應(yīng)認真核對，如有疑問或需要進一步了解相關(guān)信息，可向會計檔案室管理人員咨詢，但不得自行對檔案進行修改或補充。（二）使用規(guī)范1.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)填寫《會計檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，經(jīng)會計檔案室管理人員審核后，按照規(guī)定進行復(fù)印。復(fù)印費用由查閱人員所在部門承擔(dān)。2.摘錄檔案內(nèi)容時，應(yīng)使用統(tǒng)一的摘錄紙，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并注明檔案出處。摘錄完畢后，將摘錄紙交會計檔案室管理人員審核、存檔。3.查閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、檔案名稱、查閱內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查閱或?qū)徲嬓枰Ｆ?、檔案借閱制度（一）借閱申請因工作需要借閱會計檔案的公司內(nèi)部人員，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、用途、預(yù)計歸還日期等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字、財務(wù)負責(zé)人審批后，方可到會計檔案室辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.一般會計檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借申請經(jīng)原審批人批準(zhǔn)后，方可繼續(xù)借閱。2.涉及重要財務(wù)信息、機密文件等檔案的借閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制借閱期限和范圍。（三）借閱登記與歸還1.借閱人與會計檔案室管理人員辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱日期、檔案名稱、預(yù)計歸還日期等。2.借閱人應(yīng)按照約定的歸還日期及時歸還所借檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向會計檔案室管理人員說明情況，并辦理延期歸還手續(xù)。3.檔案歸還時，會計檔案室管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案安全與保密措施（一）安全措施1.會計檔案室配備必要的安全防護設(shè)備，如防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲藥品、監(jiān)控設(shè)備等，定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。2.加強對檔案室門窗、門鎖等設(shè)施的管理，鑰匙由專人保管，非授權(quán)人員不得持有。下班前，應(yīng)檢查檔案室門窗是否關(guān)閉、鎖好，電源是否切斷。3.定期對會計檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否與檔案保管清冊一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）保密措施1.與進入會計檔案室的人員簽訂保密協(xié)議，明確其在查閱、使用檔案過程中的保密義務(wù)和責(zé)任。2.對涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等重要信息的會計檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)、公共網(wǎng)絡(luò)等非安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸或存儲公司會計檔案信息。如需在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸，應(yīng)采取加密傳輸方式。4.會計檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容和信息。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立會計檔案管理監(jiān)督小組，由財務(wù)部門負責(zé)人、審計部門負責(zé)人及其他相關(guān)人員組成，負責(zé)對會計檔案室準(zhǔn)許進入制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期或不定期對會計檔案室進行檢查，檢查內(nèi)容包括進入人員審批手續(xù)是否齊全、檔案查閱與使用是否規(guī)范、檔案安全與保密措施是否落實等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度進入會計檔案室的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。如造成檔案損壞、丟失或信息泄露等嚴(yán)重后果的，依法追究其法律責(zé)任。2.對在檔案查閱、使用過程中違反查閱與使用規(guī)范