PAGE汽車研究院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)汽車研究院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在研究院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于汽車研究院各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則研究院設(shè)立專門的檔案管理部門，對全院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映研究院的工作實(shí)際，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理和保存與研究院工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善研究院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案管理工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開發(fā)檔案信息資源，為研究院的科研、生產(chǎn)、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，并做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保檔案管理工作的正常開展。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.科研項(xiàng)目檔案包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等過程中形成的各類文件材料，如項(xiàng)目申請書、研究報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測試報告等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案涵蓋汽車產(chǎn)品從設(shè)計(jì)、開發(fā)到生產(chǎn)的全過程文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。3.生產(chǎn)管理檔案涉及生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的文件，如生產(chǎn)計(jì)劃報表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)檔案等。4.行政管理檔案包括研究院的行政事務(wù)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的文件，如會議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)報表、物資采購記錄等。5.市場營銷檔案有關(guān)市場調(diào)研、銷售策略、客戶信息等方面的文件，如市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶檔案等。6.知識產(chǎn)權(quán)檔案包含專利申請、商標(biāo)注冊、著作權(quán)登記等相關(guān)文件，以及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和管理的記錄。（二）檔案編號1.編號規(guī)則采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編號。例如，2023年科研項(xiàng)目檔案的編號為：KY2023001，其中“KY”為科研項(xiàng)目檔案類別代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。2.類別代碼科研項(xiàng)目檔案（KY）、產(chǎn)品研發(fā)檔案（CP）、生產(chǎn)管理檔案（SC）行政管理檔案（XZ）、市場營銷檔案（SY）、知識產(chǎn)權(quán)檔案（ZS）。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與研究院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.研究院在科研、生產(chǎn)、管理等活動中形成的各類文件材料。3.與研究院合作的單位或個人提供的文件材料。4.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和移交。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并確保其完整性和準(zhǔn)確性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具。（三）整理方法1.分類整理按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類，同類文件按照時間順序排列。2.裝訂成冊對于紙張較多、厚度較大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。3.編目編號對整理好的文件材料進(jìn)行編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名、日期、文號、責(zé)任者等信息，并按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。4.裝盒上架將編目編號后的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、編號等信息，然后上架存放。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案盒整齊排列上架存放，便于查找和利用。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合研究院的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式的價值，確定其保存期限。2.綜合鑒定法綜合考慮檔案的來源、形成時間、內(nèi)容性質(zhì)、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面鑒定。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存反映研究院主要職能活動和歷史面貌的，對研究院和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如重要科研成果、重大決策文件、長期合同等。2.定期保存在一定時期內(nèi)對研究院工作有查考利用價值的檔案，分為30年和10年兩種保管期限。3.無需保存已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、一般性文件等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對經(jīng)過鑒定確定為無需保存的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，研究院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案的利用（一）利用范圍1.為研究院的科研、生產(chǎn)、管理等工作提供檔案信息支持。2.滿足上級機(jī)關(guān)、有關(guān)部門及社會各界對研究院檔案的查閱需求。3.為研究院員工提供個人檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱對于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為研究院的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容與要求1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行存儲和管理。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.電子檔案管理建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲和備份。制定電子檔案的保管、利用、安全等管理制度，確保電子檔案的安全和完整。3.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合研究院檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請、利用登記等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶