PAGE森林草原防火檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)森林草原防火檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效服務(wù)森林草原防火工作決策、指揮、撲救及預(yù)防等各項(xiàng)業(yè)務(wù)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在森林草原防火工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則森林草原防火檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映森林草原防火工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、信息可靠。3.安全保密原則嚴(yán)格檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息安全。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善森林草原防火檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔森林草原防火工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)保管，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的要求，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在森林草原防火工作中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的日常積累和妥善保管，配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，在工作中形成的各類文件、記錄等，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行書寫、簽署和保存，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.認(rèn)真履行檔案管理部門職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定和操作規(guī)程開展工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，適應(yīng)森林草原防火檔案管理工作的需要。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門關(guān)于森林草原防火工作的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本公司/組織制定的森林草原防火工作計(jì)劃、方案、預(yù)案、制度等。3.森林草原防火工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.森林草原火災(zāi)報(bào)告、撲救情況報(bào)告、損失統(tǒng)計(jì)等文件資料。5.森林草原防火宣傳教育活動(dòng)資料，包括宣傳材料、圖片、影像等。6.森林草原防火檢查、巡查記錄，隱患排查及整改情況資料。7.森林草原防火設(shè)施建設(shè)、維護(hù)、更新等相關(guān)資料，如工程設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.森林草原防火物資儲(chǔ)備、管理資料，包括物資清單、出入庫記錄等。9.森林草原防火隊(duì)伍建設(shè)資料，如人員名單、培訓(xùn)記錄、考核情況等。10.森林草原火災(zāi)案件查處資料，包括案件報(bào)告、調(diào)查筆錄、處理決定等。11.其他與森林草原防火工作相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在森林草原防火工作中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類按照森林草原防火工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容和檔案形成特點(diǎn)，將檔案分為綜合管理類、預(yù)防工作類、火災(zāi)撲救類、物資裝備類、隊(duì)伍建設(shè)類、宣傳教育類、案件查處類等類別。綜合管理類：包括上級(jí)文件、本公司/組織文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。預(yù)防工作類：包括防火檢查記錄、隱患排查及整改資料、氣象信息、火險(xiǎn)預(yù)警等?；馂?zāi)撲救類：包括火災(zāi)報(bào)告、撲救方案、撲救過程記錄、火災(zāi)損失統(tǒng)計(jì)等。物資裝備類：包括物資儲(chǔ)備清單、出入庫記錄、裝備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。隊(duì)伍建設(shè)類：包括隊(duì)伍人員名單、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核情況等。宣傳教育類：包括宣傳材料、圖片、影像、宣傳活動(dòng)記錄等。案件查處類：包括火災(zāi)案件報(bào)告、調(diào)查筆錄、處理決定等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式可采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”，如“2023YF01001”，其中“2023”表示年份，“YF”表示森林草原防火檔案類別代碼，“01”表示綜合管理類，“001”表示該類別下的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。通過編目，便于快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案的原貌。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要的檔案資料，如火災(zāi)撲救的關(guān)鍵文件、珍貴的歷史資料等，可采用光盤、磁帶等多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并分別保存。（三）保管期限1.永久保管上級(jí)部門頒發(fā)的具有長期保存價(jià)值的文件。本公司/組織制定的重要規(guī)章制度、長遠(yuǎn)規(guī)劃等。森林草原火災(zāi)造成重大損失或具有重大影響的相關(guān)檔案資料。涉及森林草原防火工作的重要?dú)v史資料、珍貴文件等。2.定期保管保管期限為30年的檔案，包括一般的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄等。保管期限為10年的檔案，包括一般性的檢查記錄、宣傳材料等。（四）保管措施1.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬物相符。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的損壞、丟失等情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、用火和存放易燃、易爆物品。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱的檔案內(nèi)容和目的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明文件，按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用限制1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.嚴(yán)禁涂改、偽造、損毀、丟失檔案，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自復(fù)制檔案。4.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案名稱、編號(hào)、用途、歸還日期等。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和本公司/組織的檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保存意義。2.對(duì)照檔案保管期限表，判斷檔案是否已達(dá)到保管期限，是否仍具有保存價(jià)值。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，了解檔案在實(shí)際工作中的利用情況和重要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等，報(bào)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用