PAGE死亡檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織死亡檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及死亡相關(guān)信息的各類檔案管理，包括但不限于員工死亡檔案、客戶死亡檔案、合作伙伴死亡檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保死亡檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映與死亡事件相關(guān)的各項(xiàng)信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息的保密性。4.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理制度和流程，明確各部門(mén)職責(zé)，規(guī)范檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門(mén)1.負(fù)責(zé)員工死亡檔案的建立、更新和保管，包括員工基本信息、死亡原因、死亡時(shí)間、喪葬事宜等相關(guān)資料。2.協(xié)助其他部門(mén)處理涉及員工死亡的相關(guān)事宜，提供必要的檔案信息支持。3.定期對(duì)員工死亡檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（二）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域內(nèi)涉及死亡檔案的安全管理，包括檔案存儲(chǔ)設(shè)施的維護(hù)、防火防盜等措施的落實(shí)。2.配合人力資源部門(mén)做好員工喪葬事宜的協(xié)調(diào)工作，按照公司規(guī)定提供必要的支持和服務(wù)。3.對(duì)公司內(nèi)涉及死亡檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行到位。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)涉及客戶、合作伙伴等死亡檔案的收集和初步整理，并及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，如涉及死亡相關(guān)信息，應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門(mén)，并協(xié)助做好檔案的補(bǔ)充和完善工作。3.根據(jù)工作需要，合理利用死亡檔案信息，為業(yè)務(wù)決策提供參考依據(jù)，但不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)死亡檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.對(duì)接收的各類死亡檔案進(jìn)行審核、分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。3.建立死亡檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)死亡檔案進(jìn)行妥善存儲(chǔ)和保管，定期進(jìn)行檔案清查和盤(pán)點(diǎn)。5.根據(jù)公司/組織的需求，提供死亡檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)對(duì)超過(guò)保管期限的死亡檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，確保檔案信息的安全和保密。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.員工死亡檔案：包括員工個(gè)人基本信息表、勞動(dòng)合同、工資發(fā)放記錄、社保繳納記錄、醫(yī)療病歷、死亡證明、喪葬費(fèi)用報(bào)銷憑證、家屬聯(lián)系方式等。2.客戶死亡檔案：包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、合同協(xié)議、與客戶死亡相關(guān)的溝通記錄、死亡證明等。3.合作伙伴死亡檔案：包括合作伙伴基本信息、合作項(xiàng)目資料、合作協(xié)議、與合作伙伴死亡相關(guān)的溝通記錄、死亡證明等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)死亡檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.在死亡事件發(fā)生后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將涉及的檔案資料收集齊全，并移交至檔案管理部門(mén)。3.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)可靠，如有復(fù)印件，需注明原件存放處，并由提供復(fù)印件的部門(mén)或人員簽字確認(rèn)。（三）整理流程1.檔案管理部門(mén)收到移交的死亡檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，檢查檔案資料是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確。2.對(duì)審核通過(guò)的檔案進(jìn)行分類，按照員工、客戶、合作伙伴等類別分別整理。3.為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份和順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行排序，按照重要性和時(shí)間順序排列，確保檔案內(nèi)容的邏輯性和連貫性。5.去除檔案資料中的金屬物品、訂書(shū)釘?shù)?，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、美觀。6.在檔案封面或首頁(yè)填寫(xiě)檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案類別、形成時(shí)間、保管期限等信息，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司/組織的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在異地。（二）保管期限1.員工死亡檔案的保管期限為[X]年，自員工死亡之日起計(jì)算。2.客戶死亡檔案的保管期限為自與客戶業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束之日起[X]年。3.合作伙伴死亡檔案的保管期限為自合作項(xiàng)目結(jié)束之日起[X]年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存儲(chǔ)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息變更等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱死亡檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密信息的死亡檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。（二）查閱流程1.檔案管理部門(mén)收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，確定是否允許查閱，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱死亡檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機(jī)密信息的死亡檔案，借閱申請(qǐng)人需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。（四）借閱流程1.檔案管理部門(mén)收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，準(zhǔn)備好借閱的檔案資料，并與借閱人員辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.在死亡檔案保管期限屆滿前，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)成立專門(mén)的鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)代表、法務(wù)部門(mén)代表等組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，綜合評(píng)估檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)妥善保管；對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀流程1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀人員應(yīng)按照審批意見(jiàn)，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，確保銷毀的檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過(guò)程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、干凈。3.銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。檔案管理部門(mén)應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)的死亡檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.將死亡檔案管理工作納入公司/組織績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行量化考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案資料質(zhì)量、檔案管理工作效率、檔案信息安全等方面。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作不力的