PAGE數(shù)據(jù)局檔案三合一管理制度一、總則（一）目的為加強數(shù)據(jù)局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合數(shù)據(jù)局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于數(shù)據(jù)局各部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、數(shù)據(jù)記錄、圖表、報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：數(shù)據(jù)局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實準確原則：檔案應如實反映數(shù)據(jù)局的工作活動和歷史面貌，確保檔案信息的真實性和準確性。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定數(shù)據(jù)局檔案管理制度并組織實施。2.負責數(shù)據(jù)局各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.推進檔案信息化建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案質量。3.積極參加檔案業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平。4.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與數(shù)據(jù)局工作相關的文件、指示、通知等。2.數(shù)據(jù)局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。3.數(shù)據(jù)局在業(yè)務活動中形成的數(shù)據(jù)記錄、圖表、報表、合同等。4.數(shù)據(jù)局召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。5.數(shù)據(jù)局工作人員在工作中形成的重要文件、筆記、信件等。6.其他與數(shù)據(jù)局工作相關的有保存價值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽署完備。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)等相關信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學，編號規(guī)范，排列有序。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：數(shù)據(jù)局制定的重要規(guī)章制度、涉及全局性的工作計劃和總結、重要的業(yè)務數(shù)據(jù)記錄等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括：一般性業(yè)務文件、重要會議記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：臨時性的文件、一般性的工作記錄等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管情況準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合數(shù)據(jù)局實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和價值。2.綜合鑒定法：結合檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報數(shù)據(jù)局領導批準。2.檔案銷毀應指定專人負責，嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保銷毀過程的安全和保密。3.銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的利用情況，包括查閱人次、查閱文件數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件等工具，對檔案數(shù)據(jù)進行自動化統(tǒng)計和分析。（三）統(tǒng)計報表1.檔案管理部門應定期向上級主管部門和數(shù)據(jù)局領導報送檔案統(tǒng)計報表，反映檔案管理工作的情況。2.統(tǒng)計報表應內(nèi)容真實準確，數(shù)據(jù)完整可靠，報送及時。七、檔案的利用（一）利用范圍1.數(shù)據(jù)局內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱數(shù)據(jù)局檔案，須經(jīng)數(shù)據(jù)局領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱紙質檔案，應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.使用電子檔案，應按照規(guī)定的權限和程序進行操作，確保電子檔案的安全和保密。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱等情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。（四）利用反饋1.檔案管理部門應定期收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷改進檔案利用服務。2.對檔案利用中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行處理和反饋，確保檔案的正常利用。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質量，為數(shù)據(jù)局的工作提供更加便捷的檔案信息服務。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合數(shù)據(jù)局的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案管理的信息化流程。3.數(shù)據(jù)安全保障：采取加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)