PAGE縣法院訴訟檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)縣法院訴訟檔案的管理，確保訴訟檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和研究，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《人民法院訴訟檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本縣法院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣法院在各類案件審理過(guò)程中形成的訴訟檔案，包括刑事、民事、行政訴訟案件以及執(zhí)行案件等所產(chǎn)生的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則訴訟檔案由縣法院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自分散保存或銷毀檔案。2.真實(shí)完整原則確保訴訟檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映案件審理過(guò)程和結(jié)果。3.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則采取有效措施確保訴訟檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善訴訟檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全院的訴訟檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。5.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案工作情況。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的訴訟檔案收集、整理等工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門承辦案件檔案材料的收集、整理和初步分類工作，并在案件辦結(jié)后及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的齊全、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、裝訂等工作，提供必要的協(xié)助。4.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)歸還借閱的檔案，并保證檔案的完好無(wú)損。（三）審判人員職責(zé)1.在案件審理過(guò)程中，負(fù)責(zé)將形成的各類文件材料及時(shí)收集、整理，確保材料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)案件材料進(jìn)行分類、編號(hào)，便于后續(xù)的整理和移交。3.積極配合檔案管理部門的工作，及時(shí)提供檔案整理過(guò)程中所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.案件受理階段：包括立案登記表、案件受理通知書(shū)、應(yīng)訴通知書(shū)、舉證通知書(shū)、送達(dá)回證等。2.審理階段：庭審筆錄、證據(jù)材料、當(dāng)事人提交的書(shū)面材料、鑒定報(bào)告、勘驗(yàn)筆錄、調(diào)解筆錄等。3.裁判階段：判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、決定書(shū)等法律文書(shū)。4.執(zhí)行階段：執(zhí)行申請(qǐng)書(shū)、執(zhí)行裁定書(shū)、協(xié)助執(zhí)行通知書(shū)、執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行筆錄等。5.其他與案件有關(guān)的材料，如案件討論記錄、請(qǐng)示報(bào)告、上級(jí)法院的批復(fù)等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在案件辦結(jié)后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將案件檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的證據(jù)材料，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印或備份，確保檔案的原始性和可追溯性。4.檔案材料應(yīng)按照形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，保持材料之間的邏輯關(guān)系。（三）整理方法1.分類按照案件的性質(zhì)和類別，將訴訟檔案分為刑事、民事、行政、執(zhí)行等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)案件的具體情況進(jìn)行細(xì)分，如民事案件可分為合同糾紛、侵權(quán)糾紛等。2.編號(hào)為每個(gè)案件編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)案件的年份、類別、順序號(hào)等信息，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括案件編號(hào)、案件名稱、當(dāng)事人信息、案由及來(lái)源、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。4.裝訂將整理好的檔案材料按照順序依次裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，并定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行分類存放，建立檔案架和檔案盒，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.對(duì)于重要的檔案，可采用異地備份的方式，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.訴訟檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括：具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或涉及國(guó)家利益、公共利益的案件檔案；上級(jí)法院要求永久保管的案件檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為60年，主要包括一般的民事、刑事、行政案件檔案等。4.短期保管的檔案期限為30年，主要包括一些簡(jiǎn)單的案件檔案或時(shí)效性較強(qiáng)的檔案等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自縮短或延長(zhǎng)保管期限。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查工作，對(duì)檔案的保管狀況、完整性等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.在檔案移交、借閱等過(guò)程中，也應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，防止檔案的丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院審判人員、執(zhí)行人員因案件審理、執(zhí)行工作需要查閱檔案。2.上級(jí)法院、其他法院因工作需要查閱相關(guān)案件檔案。C.當(dāng)事人及其代理人按照法定程序查閱、復(fù)制與案件有關(guān)的檔案材料。D.其他經(jīng)法院批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本院人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.上級(jí)法院、其他法院查閱檔案，應(yīng)出具正式的介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，經(jīng)本院檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.當(dāng)事人及其代理人查閱檔案，應(yīng)提交有效身份證件、授權(quán)委托書(shū)等相關(guān)材料，經(jīng)案件承辦部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后查閱。查閱范圍僅限于與案件有關(guān)的部分檔案材料，涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案材料不得查閱。4.其他單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)本院院長(zhǎng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.如需復(fù)印或摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印或摘抄的材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、檔案編號(hào)等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審判人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)于仍有一定利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.鑒定過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管院長(zhǎng)、院長(zhǎng)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保銷毀工作徹底、無(wú)誤。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的訴訟檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.通過(guò)信息化手段提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，提升法院工作的信息化程度。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)訴訟檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.掃描過(guò)程中應(yīng)按照檔案整理的順序進(jìn)行，確保圖像與檔案內(nèi)容的一致性。3.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保圖像質(zhì)量合格。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.將掃描后的圖像數(shù)據(jù)錄入訴訟檔案信息化管理系統(tǒng)，并與相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有