PAGE書畫室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)書畫室檔案管理，確保書畫室檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書畫室各類檔案的管理，包括書畫作品檔案、創(chuàng)作資料檔案、展覽活動(dòng)檔案、人員檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書畫室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映書畫室的工作和活動(dòng)情況。3.保密性原則：對涉及書畫室機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門書畫室設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)書畫室檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等。2.建立檔案目錄和索引，便于檔案的查閱和檢索。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。5.積極開展檔案的利用工作，為書畫室的工作和活動(dòng)提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作。3.在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中，各部門應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料移交檔案管理部門，不得自行留存。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.書畫作品檔案：包括書畫作品的創(chuàng)作原稿、復(fù)印件、展覽記錄、收藏證書等。2.創(chuàng)作資料檔案：包括創(chuàng)作草圖、構(gòu)思筆記、參考資料、藝術(shù)評論等。3.展覽活動(dòng)檔案：包括展覽策劃方案、展覽布置方案、展覽宣傳資料、展覽總結(jié)等。4.人員檔案：包括書畫室工作人員的個(gè)人簡歷、工作業(yè)績、獲獎(jiǎng)情況等。5.其他相關(guān)檔案：如書畫室的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.在收集檔案材料時(shí)，應(yīng)注意保持檔案材料的原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造檔案材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如書畫作品檔案可分為國畫檔案、書法檔案等；創(chuàng)作資料檔案可分為草圖檔案、構(gòu)思筆記檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得影響檔案的查閱和利用。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所書畫室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全和完整。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、防火防潮的檔案架，用于存放檔案。2.溫濕度控制設(shè)備：應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，保持檔案庫房的溫濕度適宜，一般溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.防蟲設(shè)備：應(yīng)安裝防蟲設(shè)備，如防蟲網(wǎng)、驅(qū)蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。4.防火設(shè)備：應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，確保檔案庫房的消防安全。5.防盜設(shè)備：應(yīng)安裝防盜設(shè)備，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜。（三）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對珍貴的書畫作品檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、定期檢查等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。4.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循“全面審查、區(qū)別對待、慎重處理”的原則，對檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)評估。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案管理人員應(yīng)逐件逐頁地對檔案進(jìn)行審查鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.分析考證法：通過對檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等方面進(jìn)行分析考證，確定檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.組織相關(guān)人員對鑒定意見進(jìn)行審核，形成審核報(bào)告。3.根據(jù)審核報(bào)告，對失去保存價(jià)值的檔案，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、來源等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，編制銷毀清冊。2.審批：銷毀清冊報(bào)經(jīng)書畫室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀：由檔案管理人員和相關(guān)人員共同對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄。4.監(jiān)銷：銷毀時(shí)應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.歸檔：銷毀工作結(jié)束后，將銷毀清冊和銷毀記錄歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.書畫室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外部單位或個(gè)人因研究、展覽等需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：對確需借閱檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天。3.復(fù)制：對利用者需要復(fù)制的檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并收取一定的復(fù)制費(fèi)用。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提前向書畫室提交查閱申請，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)書畫室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。3.借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員交付押金，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為書畫室的決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、分類情況、利用情況等信息。（二）移交工作1.書畫室因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因，需要對檔案進(jìn)行移交時(shí)，應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，