PAGE檔案室7s定置管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案室的管理，提高檔案管理工作效率，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本7S定置管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室的所有工作人員以及使用檔案室檔案的相關(guān)部門和人員。（三）相關(guān)依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）7S管理理念7S管理理念包括整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SECURITY）、節(jié)約（SAVE）。通過實(shí)施7S管理，優(yōu)化檔案室工作環(huán)境，規(guī)范檔案管理流程，提升工作質(zhì)量和效率。二、整理（一）檔案分類1.根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類；人事檔案按照個人類別進(jìn)行分類；財(cái)務(wù)檔案按照年度類別進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型時間順序進(jìn)行分類。（二）清理原則1.定期清理檔案，對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。2.清理重復(fù)、無用的檔案，確保檔案庫內(nèi)檔案的簡潔性和有效性。3.對于臨時存放的檔案，在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行整理歸檔或清理。（三）標(biāo)識管理1.在檔案架、檔案柜等存放設(shè)備上，按照檔案分類標(biāo)識相應(yīng)的類別標(biāo)簽，便于查找和管理。2.對于特殊檔案或重要檔案，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明檔案名稱、保管期限、密級等信息。三、整頓（一）檔案定置擺放1.按照檔案分類，將各類檔案有序存放在相應(yīng)的檔案架、檔案柜中。檔案應(yīng)排列整齊，避免混亂和積壓。2.同一類檔案按照時間順序或重要程度依次排列，方便查閱和使用。3.建立檔案存放位置索引，在檔案柜和檔案架上標(biāo)明存放檔案的類別和大致范圍，同時在檔案室顯著位置張貼索引圖，便于快速定位檔案。（二）標(biāo)識清晰1.檔案盒、檔案袋上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限、檔號等詳細(xì)信息，確保標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。2.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立電子檔案目錄索引，方便查找和管理。（三）通道暢通1.保持檔案室通道的暢通無阻，不得在通道內(nèi)堆放雜物或檔案。2.通道寬度應(yīng)符合安全要求，以便在緊急情況下能夠迅速疏散人員和搬運(yùn)檔案。四、清掃（一）清掃責(zé)任劃分1.將檔案室劃分為若干清掃區(qū)域，明確各區(qū)域的清掃責(zé)任人。2.清掃責(zé)任人應(yīng)定期對負(fù)責(zé)區(qū)域進(jìn)行清掃，包括地面、檔案架、檔案柜、設(shè)備等的清潔。（二）清掃標(biāo)準(zhǔn)1.地面清潔無雜物、無灰塵，保持干凈整潔。2.檔案架、檔案柜表面清潔，無灰塵、無污漬，標(biāo)識清晰可見。3.設(shè)備定期擦拭，保持外觀整潔，運(yùn)行正常。4.定期清理檔案室的通風(fēng)口、空調(diào)濾網(wǎng)等，確保通風(fēng)良好。（三）清掃記錄1.清掃責(zé)任人應(yīng)做好清掃記錄，記錄清掃時間、清掃區(qū)域、清掃內(nèi)容等信息。2.清掃記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱和追溯。五、清潔（一）清潔制度建立1.制定清潔檢查表，明確清潔項(xiàng)目、清潔標(biāo)準(zhǔn)、檢查周期等內(nèi)容。2.定期對檔案室的清潔情況進(jìn)行檢查，確保清潔工作落實(shí)到位。（二）持續(xù)改進(jìn)1.根據(jù)清潔檢查結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。2.不斷優(yōu)化清潔流程和方法，提高清潔工作的效率和質(zhì)量。（三）環(huán)境維護(hù)1.保持檔案室的溫濕度適宜，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全保存。六、素養(yǎng)（一）培訓(xùn)教育1.定期組織檔案室工作人員參加7S管理培訓(xùn)，提高對7S管理理念的認(rèn)識和理解。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括7S管理知識、檔案管理業(yè)務(wù)知識、操作技能等方面。（二）行為規(guī)范1.制定檔案室工作人員行為規(guī)范，要求工作人員遵守整理、整頓、清掃、清潔等規(guī)定，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。2.工作人員應(yīng)著裝整齊、舉止文明，保持良好的職業(yè)素養(yǎng)。（三）激勵機(jī)制1.建立7S管理激勵機(jī)制，對在7S管理工作中表現(xiàn)突出的工作人員進(jìn)行表彰和獎勵。2.將7S管理工作納入績效考核體系，激勵工作人員積極參與7S管理工作。七、安全（一）安全制度1.制定檔案室安全管理制度，明確安全責(zé)任、安全措施、安全檢查等內(nèi)容。2.安全制度應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）安全措施1.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)檔案室的安全防范。3.對檔案進(jìn)行備份存儲，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。備份存儲應(yīng)采用多種方式，如磁帶備份、光盤備份、云存儲等，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）應(yīng)急處理1.制定檔案室應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工等內(nèi)容。2.定期組織應(yīng)急演練，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。八、節(jié)約（一）資源節(jié)約意識培養(yǎng)1.加強(qiáng)對檔案室工作人員的節(jié)約意識教育，培養(yǎng)節(jié)約資源的良好習(xí)慣。2.通過宣傳標(biāo)語、培訓(xùn)等方式，提高工作人員對節(jié)約紙張（如雙面打印、復(fù)?。⑺姷荣Y源的重視程度。（二）節(jié)約措施1.合理使用照明設(shè)備，根據(jù)實(shí)際需要開啟或關(guān)閉燈光，避免浪費(fèi)。2.對空調(diào)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，設(shè)置合理的使用時間和溫度，降低能耗。3.優(yōu)化檔案整理和存儲方式，減少不必要的檔案印刷和存儲