PAGE完善采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司采購業(yè)務管理，規(guī)范采購流程，防范采購風險，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序進行，保障公司利益，特制定本采購內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，確保所有潛在供應商都有平等參與競爭的機會。4.職責分離原則：明確采購業(yè)務各環(huán)節(jié)的職責分工，避免不相容崗位相互兼任，防止舞弊行為。5.監(jiān)督制衡原則：建立健全采購監(jiān)督機制，對采購活動全過程進行監(jiān)督，確保采購活動按規(guī)定執(zhí)行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、預算及采購方式。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為公司采購業(yè)務的執(zhí)行機構(gòu)，負責具體采購活動的組織實施。其職責包括：1.根據(jù)公司需求，編制采購計劃和預算。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。5.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購項目的技術(shù)要求制定、供應商選擇及驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、支付貨款、監(jiān)督采購資金使用情況等。3.質(zhì)量部門：參與采購產(chǎn)品的質(zhì)量標準制定、檢驗驗收等工作，確保采購產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等內(nèi)容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交采購部門。（二）采購計劃編制采購部門收到采購申請后，結(jié)合公司庫存情況、采購預算等因素，編制采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并提交采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.供應商篩選：采購部門對潛在供應商進行初步篩選，主要考察供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面。篩選出符合要求的供應商名單，并向其發(fā)送《供應商調(diào)查表》。3.供應商評估：采購部門組織相關(guān)人員對供應商進行實地考察和評估，填寫《供應商評估報告》。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施、售后服務等方面。4.供應商選擇：根據(jù)供應商評估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應商，并與其簽訂《供應商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務。5.供應商管理：采購部門定期對供應商進行考核評價，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作情況、考核結(jié)果等內(nèi)容。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵；對于不符合要求的供應商，及時進行調(diào)整或淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行談判，達成一致意見后，起草《采購合同》。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交財務部門、法務部門等相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準確性等方面。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應商簽訂。簽訂后的采購合同原件由采購部門負責保管，并及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)采購合同的約定，向供應商下達采購訂單，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.到貨驗收：采購的物品或服務到貨后，采購部門通知需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員進行驗收。驗收人員按照合同約定的質(zhì)量標準、數(shù)量要求等對采購物品或服務進行檢驗，填寫《驗收報告》。3.驗收結(jié)果處理：驗收合格的采購物品或服務，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，提交財務部門審核。2.財務部門審核付款申請單的真實性、合法性、準確性等內(nèi)容，審核通過后，按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購業(yè)務進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、采購價格波動風險、質(zhì)量風險、合同風險等。2.根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：加強對供應商的管理和監(jiān)督，在合同中明確違約責任和賠償條款，要求供應商提供履約保證金或擔保。同時，建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應商違約行為。2.采購價格波動風險：關(guān)注市場價格動態(tài)，與供應商簽訂價格調(diào)整條款或采用套期保值等方式，降低采購價格波動風險。3.質(zhì)量風險：加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量控制，在合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件。同時，增加檢驗頻次和嚴格程度，確保采購產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。4.合同風險：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、完整準確。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如財政部門、審計部門、稅務部門等。2.主動接受社會監(jiān)督，