PAGE企業(yè)行政內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政工作流程，加強內(nèi)部控制，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務的合規(guī)性、準確性和高效性，保障公司運營的順暢進行，維護公司的利益。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的行政部門，涵蓋行政工作的各個方面，包括但不限于辦公用品管理、文件檔案管理、會議組織與管理、車輛管理、辦公區(qū)域管理、對外聯(lián)絡與接待等。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的實際情況制定，確保公司行政工作符合法律法規(guī)要求，同時滿足公司發(fā)展戰(zhàn)略和運營管理的需要。（四）基本原則1.合法性原則：行政工作嚴格遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保各項活動合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋行政工作的各個環(huán)節(jié)，不留死角，實現(xiàn)全過程控制。3.制衡性原則：各項行政工作流程中，不同崗位和環(huán)節(jié)相互監(jiān)督、相互制約，避免權力集中和舞弊行為。4.適應性原則：根據(jù)公司內(nèi)外部環(huán)境的變化，及時調(diào)整和完善制度，確保制度的有效性和適應性。5.成本效益原則：在保證行政工作質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率。二、辦公用品管理（一）采購管理1.需求計劃：各部門應根據(jù)實際工作需要，每月定期提交辦公用品需求計劃，詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購審批：行政部門匯總各部門需求計劃后，進行初步審核，根據(jù)庫存情況制定采購預算，提交公司相關領導審批。審批通過后，按照公司采購流程進行采購。3.供應商選擇：建立合格供應商名錄，優(yōu)先選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。采購人員應通過詢價、比價、議價等方式，選擇最優(yōu)供應商，并簽訂采購合同。4.采購驗收：辦公用品到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。（二）庫存管理1.入庫管理：辦公用品入庫時，倉庫管理人員應填寫入庫單，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應商等信息。入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財務部門，一聯(lián)交采購部門。2.庫存盤點：行政部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結束后，編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析，并提出處理建議。3.庫存限額：根據(jù)公司實際情況，設定辦公用品庫存限額。當庫存數(shù)量接近限額時，行政部門應及時提醒采購部門進行補貨。4.庫存安全：倉庫應保持通風、干燥、整潔，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。同時，應加強安全防范措施，防止辦公用品被盜、損壞等情況發(fā)生。（三）領用管理1.領用流程：員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，注明領用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到倉庫領取。2.領用記錄：倉庫管理人員應在領用申請表上簽字確認，并登記領用臺賬，詳細記錄領用日期、領用人員、領用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.限量領用：根據(jù)辦公用品的性質(zhì)和使用頻率，設定不同辦公用品的限量領用標準。員工領用數(shù)量超過限量時，應說明原因，并經(jīng)部門負責人批準。4.以舊換新：對于部分可重復使用的辦公用品，如筆芯、墨盒等，實行以舊換新制度。員工領用新辦公用品時，應將舊品交回倉庫。三、文件檔案管理（一）文件管理1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等類別，行政文件又可細分為通知、報告、請示、批復等。各部門應按照文件類別進行分類整理。2.文件起草：文件起草應符合公司公文格式要求，內(nèi)容準確、清晰、簡潔。起草完成后，經(jīng)部門負責人審核，重要文件需經(jīng)公司領導審批。3.文件編號：行政部門對公司文件進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別和查詢。4.文件印發(fā)：文件經(jīng)審批后，由行政部門負責印發(fā)。印發(fā)時，應確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確，按照規(guī)定的份數(shù)和范圍進行發(fā)放。5.文件傳閱：對于需要傳閱的文件，行政部門應按照規(guī)定的傳閱順序進行傳遞，并做好傳閱記錄。傳閱人應在文件傳閱單上簽字確認，注明傳閱日期。6.文件歸檔：文件辦理完畢后，行政部門應及時將文件進行歸檔。歸檔文件應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和利用。（二）檔案管理1.檔案分類：公司檔案分為文書檔案、合同檔案、人事檔案、財務檔案等類別。各部門應按照檔案類別進行分類整理，并移交行政部門統(tǒng)一管理。2.檔案收集：行政部門定期收集各部門的檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。收集過程中，應與各部門進行溝通協(xié)調(diào)，及時提醒相關人員提交檔案。3.檔案整理：對收集到的檔案資料進行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等。整理后的檔案應符合檔案管理的規(guī)范要求，便于查閱和保管。4.檔案保管：設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施等。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。5.檔案借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應及時歸還檔案。6.檔案銷毀：對于已過保管期限或無保存價值的檔案，由行政部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程中，應做好記錄，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。四、會議組織與管理（一）會議計劃1.會議類型：公司會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括公司周會、月會、季度會等；臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。2.會議計劃制定：行政部門應根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議的類型、時間、地點、參會人員等信息。會議計劃應提前征求各部門意見，確保計劃的合理性和可行性。3.會議通知：會議召開前，行政部門應提前發(fā)布會議通知，明確會議的主題、時間、地點、議程、參會人員等信息。通知應采用書面、郵件、短信等多種方式發(fā)送，確保參會人員及時收到通知。（二）會議組織1.會議準備：行政部門負責會議的各項準備工作，包括會議場地布置、設備調(diào)試、資料準備、餐飲安排等。會議場地應整潔、舒適，設備應正常運行，資料應齊全、準確。2.會議記錄：安排專人負責會議記錄，詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、議程、發(fā)言內(nèi)容、決議等信息。會議記錄應真實、準確、完整，會后及時整理成會議紀要。3.會議服務：會議期間，行政部門應提供必要的會議服務，如茶水、咖啡、點心等。同時，應關注會議進展情況，及時處理突發(fā)問題。（三）會議紀要與決議執(zhí)行1.會議紀要發(fā)布：會議結束后，行政部門應及時整理會議紀要，經(jīng)相關領導審核后，發(fā)布給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議的決議事項、責任部門、完成時間等信息。2.決議執(zhí)行跟蹤：各部門應按照會議紀要的要求，認真執(zhí)行會議決議。行政部門應定期對決議執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時向公司領導匯報執(zhí)行進展情況。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調(diào)解決，確保決議事項得到有效落實。五、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.車輛需求申請：各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫車輛需求申請表，注明用車時間、地點、事由、乘車人數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人審批后，提交行政部門。2.車輛調(diào)度安排：行政部門根據(jù)車輛使用情況和申請時間，合理安排車輛調(diào)度。優(yōu)先保障公司重要公務活動和緊急工作的用車需求。對于多個部門同時申請用車的情況，應根據(jù)實際情況進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。3.車輛調(diào)度通知：行政部門將車輛調(diào)度安排通知相關部門和駕駛員，并做好記錄。駕駛員接到通知后，應按時到達指定地點出車，確保用車任務的順利完成。（二）車輛使用1.駕駛員職責：駕駛員應遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。出車前，應檢查車輛狀況，確保車輛性能良好；行車過程中，應嚴格按照規(guī)定路線行駛，不得擅自改變行車路線或延長用車時間；用車結束后，應及時將車輛返回公司，并做好車輛清潔和保養(yǎng)工作。2.乘車規(guī)定：乘車人員應遵守乘車規(guī)定，愛護車內(nèi)設施，保持車內(nèi)整潔。不得在車內(nèi)吸煙、飲食、亂扔垃圾等。乘車人員應配合駕駛員的工作，聽從駕駛員的指揮。3.車輛維修與保養(yǎng)：行政部門負責制定車輛維修與保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行檢查、維護和保養(yǎng)。車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員應及時報告行政部門，由行政部門安排維修。維修費用應按照公司相關規(guī)定進行審批和報銷。（三）車輛費用管理1.燃油管理：實行車輛加油卡制度，駕駛員憑加油卡到指定加油站加油。行政部門定期對加油卡充值情況進行核對，并做好記錄。2.維修費用管理：車輛維修費用應按照公司規(guī)定的審批流程進行報銷。維修發(fā)票應真實、合法、有效，報銷時應附維修清單和審批單。3.保險管理：行政部門負責辦理車輛保險手續(xù)，按時繳納保險費用。車輛發(fā)生事故時，駕駛員應及時報告行政部門和保險公司，并配合做好事故處理工作。六、辦公區(qū)域管理（一）辦公環(huán)境維護1.環(huán)境衛(wèi)生：各部門應保持辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，定期進行清掃和整理。行政部門應安排專人負責公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，確保辦公區(qū)域整潔、美觀。2.綠化管理：對辦公區(qū)域的綠化進行定期養(yǎng)護，及時澆水、施肥、修剪，保持綠化植物的生長良好。3.設施設備維護：行政部門負責辦公區(qū)域設施設備的日常維護和管理，定期對空調(diào)、電梯、照明等設施設備進行檢查和保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。（二）安全管理1.安全制度：建立健全辦公區(qū)域安全管理制度，明確安全責任，加強安全教育，提高員工的安全意識。2.安全檢查：定期對辦公區(qū)域進行安全檢查，重點檢查消防設施設備、電氣設備、門窗等是否安全可靠。對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應及時整改，確保辦公區(qū)域的安全。3.消防管理：配備必要的消防設施設備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的消防應急能力。4.防盜管理：加強辦公區(qū)域的防盜措施，安裝監(jiān)控設備，設置門禁系統(tǒng)，確保辦公區(qū)域的安全。（三）辦公秩序管理1.工作紀律：員工應遵守公司的工作紀律，按時上下班，不得遲到早退。工作時間內(nèi)，應認真履行工作職責，不得從事與工作無關的事情。2.行為規(guī)范：員工應遵守辦公區(qū)域的行為規(guī)范，不得大聲喧嘩、爭吵打鬧，保持良好的辦公秩序。3.訪客管理：外來訪客進入辦公區(qū)域時，應進行登記，經(jīng)被訪人員同意后，方可進入。行政部門應安排專人負責訪客引導和管理，確保訪客的安全和秩序。七、對外聯(lián)絡與接待（一）對外聯(lián)絡1.電話接聽：行政部門應安排專人負責公司電話接聽，及時、準確地記錄來電信息，并按照規(guī)定進行轉(zhuǎn)接或回復。接聽電話時，應使用禮貌用語，態(tài)度熱情、親切。2.郵件處理：行政部門負責公司郵件的收發(fā)和處理，及時將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給相關人員，并做好記錄。對于重要郵件，應及時提醒相關人員處理。3.對外函件起草與審核：公司對外發(fā)送的函件，由相關部門起草，經(jīng)行政部門審核后，按照公司公文格式要求進行印發(fā)。函件內(nèi)容應準確、規(guī)范、得體，避免出現(xiàn)錯別字、語病等問題。（二）接待管理1.接待計劃：根據(jù)來訪人員的身份、目的、人數(shù)等信息，制定接待計劃，明確接待規(guī)格、接待方式、接待費用等內(nèi)容。接待計劃應提前征求相關部門意見，經(jīng)公司領導審批后實施。2.接待安排：行政部門負責接待工作的具體安排，包括車輛接送、住宿安排、餐飲安排、參觀考察等。接待過程中，應