PAGE采購比價流程與內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購比價流程，加強內(nèi)部控制，確保采購活動的合法性、合規(guī)性、合理性和效益性，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購項目，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程和制度進(jìn)行采購操作。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會參與競爭。4.公平公正原則：對所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒任何一方，確保采購過程公平公正。5.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、采購比價流程（一）采購申請1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核與批準(zhǔn)：采購申請表提交至采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與詢價1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為潛在合作對象。2.詢價：采購人員向至少三家潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價函或通過其他方式（如電話、郵件等）獲取報價。詢價函應(yīng)明確采購項目的詳細(xì)要求、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、付款方式等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價。（三）比價與分析1.報價整理：采購人員對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理，列出明細(xì)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨期、付款方式等信息。2.比價分析：對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，重點關(guān)注價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素。計算各供應(yīng)商的價格差異率，分析價格差異的原因。同時，評估供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、信譽、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面的情況，綜合考慮選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.成本分析：對于一些復(fù)雜的采購項目，采購人員可組織相關(guān)部門進(jìn)行成本分析，評估采購項目的成本構(gòu)成，包括原材料成本、加工成本、運輸成本、稅費等，以進(jìn)一步確定合理的采購價格。（四）合同簽訂1.確定供應(yīng)商：根據(jù)比價分析結(jié)果，確定最終供應(yīng)商。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同審核：采購合同簽訂前，需提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行審核，如法務(wù)部門審核合同的合法性、合規(guī)性，財務(wù)部門審核付款條款等。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同的約定，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。跟蹤采購進(jìn)度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.驗收：采購項目到貨后，由需求部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進(jìn)行檢驗，包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、性能等方面。驗收合格后，填寫《驗收報告》，并由驗收人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。（六）付款結(jié)算1.付款申請：采購項目驗收合格后，供應(yīng)商提交付款申請，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。采購部門對付款申請進(jìn)行審核，核實采購項目的完成情況和發(fā)票的真實性、合法性。2.付款審批：審核通過后的付款申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部門，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行付款審批。對于金額較大的付款，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款結(jié)算：財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果，按照采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。及時記錄采購付款情況，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。三、內(nèi)部控制制度（一）職責(zé)分工1.采購部門：負(fù)責(zé)采購項目的組織、實施和管理，包括供應(yīng)商選擇、詢價、比價、合同簽訂、采購執(zhí)行等工作。2.需求部門：提出采購需求，參與采購項目的驗收工作，對采購物品的質(zhì)量和適用性負(fù)責(zé)。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購項目的付款審核和結(jié)算工作，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保財務(wù)合規(guī)。4.法務(wù)部門：審核采購合同的合法性、合規(guī)性，提供法律咨詢和支持。5.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況和內(nèi)部控制制度的有效性。（二）授權(quán)審批1.采購申請審批：明確不同金額采購申請的審批權(quán)限級別。例如，金額在[X]元以下的采購申請由部門負(fù)責(zé)人審批；金額在[X]元至[X]元之間的采購申請由采購部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額超過[X]元的采購申請需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.合同簽訂審批：根據(jù)合同金額大小設(shè)定不同的審批流程。一般合同由采購部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門審核后簽訂；重大合同除上述審核外，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體決策審批。3.付款審批：財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和授權(quán)審批流程進(jìn)行付款審批。對于常規(guī)采購付款，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；對于大額采購付款或特殊情況付款，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）信息溝通與共享1.建立采購信息管理系統(tǒng)：公司應(yīng)建立完善的采購信息管理系統(tǒng)，記錄采購項目的全過程信息，包括采購申請、供應(yīng)商信息、詢價報價、合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等內(nèi)容。各部門可通過系統(tǒng)查詢和共享相關(guān)信息，提高工作效率和透明度。2.定期召開采購工作會議：采購部門定期組織召開采購工作會議，與需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門溝通采購工作進(jìn)展情況、存在的問題及解決方案。會議紀(jì)要應(yīng)及時整理歸檔，作為采購工作決策和執(zhí)行的參考依據(jù)。3.及時反饋采購信息：采購人員在采購過程中應(yīng)及時向需求部門反饋采購進(jìn)展情況，如供應(yīng)商選擇、價格談判、交貨期等信息。需求部門如有特殊要求或變更，應(yīng)及時通知采購部門，確保采購工作順利進(jìn)行。（四）內(nèi)部審計與監(jiān)督1.定期審計：審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程是否符合公司內(nèi)控制度要求，采購合同的執(zhí)行情況，采購資金的使用效益等。審計結(jié)果應(yīng)形成審計報告，提交公司管理層，并對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。2.專項審計：針對重大采購項目、采購金額異常變動項目或采購過程中出現(xiàn)的重大問題，審計部門可開展專項審計，深入調(diào)查分析問題原因，提出改進(jìn)措施，防范采購風(fēng)險。3.監(jiān)督檢查：公司內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督崗位或指定專人對采購活動進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，重點關(guān)注采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、采購價格的合理性等方面。發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保采購活動規(guī)范有序進(jìn)行。四、風(fēng)險評估與應(yīng)對（一）采購風(fēng)險識別1.供應(yīng)商風(fēng)險：包括供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等風(fēng)險。2.價格風(fēng)險：市場價格波動導(dǎo)致采購成本上升，或因供應(yīng)商串通抬高價格等風(fēng)險。合同風(fēng)險：合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。驗收風(fēng)險：驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收人員失職導(dǎo)致不合格產(chǎn)品流入公司等風(fēng)險。付款風(fēng)險：付款流程不規(guī)范、付款延遲導(dǎo)致供應(yīng)商不滿或影響公司信譽等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.可能性評估：對識別出的采購風(fēng)險發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個等級。例如，供應(yīng)商破產(chǎn)等重大風(fēng)險發(fā)生的可能性較低，可評估為低等級；而因市場價格波動導(dǎo)致價格風(fēng)險發(fā)生的可能性相對較高，可評估為中等級。2.影響程度評估：評估采購風(fēng)險對公司采購活動、財務(wù)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營等方面的影響程度，同樣分為高、中、低三個等級。如供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯，影響程度較高，可評估為高等級；而付款延遲對公司信譽造成一定影響，但未對生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生重大沖擊，影響程度可評估為中等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。與主要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證金或購買保險，以應(yīng)對產(chǎn)品質(zhì)量問題和交貨延遲等風(fēng)險。建立供應(yīng)商備用庫，當(dāng)主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商，確保采購活動不受影響。2.價格風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價格波動情況適時調(diào)整采購價格。采用套期保值等金融工具，鎖定采購價格，降低價格波動風(fēng)險。開展采購成本分析，尋找降低采購成本的途徑，如優(yōu)化采購批量、選擇性價比更高的產(chǎn)品等。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容明確、合法、合規(guī)。合同簽訂前，組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員對合同進(jìn)行會審，提出修改意見。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，評估合同風(fēng)險，不斷完善合同管理流程。4.驗收風(fēng)險應(yīng)對：明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，制定詳細(xì)的驗收文件和記錄表格，確保驗收工作有章可循。加強驗收人員培訓(xùn)，提高驗收人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心，確保驗收工作質(zhì)量。邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗收，對復(fù)雜或關(guān)鍵采購項目進(jìn)行嚴(yán)格檢驗。建立驗收反饋機(jī)制，驗收人員發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商限期整改，直至驗收合格。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：規(guī)范付款流程，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款審批和結(jié)算。加強財務(wù)部門與采購部門的溝通協(xié)調(diào)，及時掌握采購項目進(jìn)展情