PAGE學(xué)校緊急采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)校緊急采購行為，加強(qiáng)緊急采購內(nèi)部控制，提高資金使用效益，防范采購風(fēng)險，確保緊急采購活動合法、合規(guī)、公正、透明，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門因突發(fā)情況、不可抗力等緊急需求而進(jìn)行的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：緊急采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.必要性原則：采購項(xiàng)目應(yīng)是滿足緊急需求所必需的，避免不必要的采購。3.時效性原則：確保緊急采購能夠在最短時間內(nèi)完成，以滿足緊急情況的應(yīng)對需求。4.公開透明原則：在保證時效性的前提下，盡可能做到采購過程公開、信息透明。5.效益性原則：注重采購資金的使用效益，合理控制采購成本。二、緊急采購的界定（一）適用情形1.因自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等不可抗力因素，需要緊急采購物資或服務(wù)以應(yīng)對危機(jī)的。2.因教學(xué)、科研等工作急需，且無法按照正常采購程序在規(guī)定時間內(nèi)完成采購的。3.其他經(jīng)學(xué)校認(rèn)定的緊急情況。（二）不適用情形1.能夠提前預(yù)見并可按正常采購程序進(jìn)行采購的項(xiàng)目。2.不屬于緊急需求范疇，可通過調(diào)劑、共享等方式解決的物資或服務(wù)。三、緊急采購的流程（一）需求提出1.各部門在遇到緊急情況需要采購時，應(yīng)及時填寫《緊急采購申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、緊急需求原因等信息。2.申請表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。（二）審批1.《緊急采購申請表》提交至學(xué)校采購管理部門。2.采購管理部門對申請進(jìn)行初步審核，核實(shí)緊急需求的真實(shí)性和必要性。3.對于金額較小的緊急采購項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況確定），由采購管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的項(xiàng)目，需提交學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施1.經(jīng)審批通過后，采購管理部門根據(jù)緊急采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況，選擇合適的采購方式。對于單一來源采購的項(xiàng)目，采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行市場調(diào)研，確定唯一供應(yīng)商，并與其協(xié)商采購價格、交貨時間等條款。對于競爭性談判采購的項(xiàng)目，采購管理部門應(yīng)發(fā)布談判公告，邀請不少于三家符合條件的供應(yīng)商參與談判。談判過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保談判結(jié)果公平、公正。對于詢價采購的項(xiàng)目，采購管理部門應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)價。采購管理部門根據(jù)報(bào)價情況，選擇報(bào)價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商成交。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通協(xié)調(diào)，確保采購項(xiàng)目按時、按質(zhì)、按量完成。同時，應(yīng)做好采購記錄，包括采購項(xiàng)目名稱、采購方式、供應(yīng)商名稱、采購價格、交貨時間等信息。（四）驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，采購管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行全面檢查。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《緊急采購驗(yàn)收報(bào)告》，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購合同編號、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收情況等內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購管理部門和供應(yīng)商進(jìn)行處理。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)采取措施解決問題，直至驗(yàn)收合格。（五）付款1.采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，及時辦理付款手續(xù)。2.付款時，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。付款憑證應(yīng)包括采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。3.對于不符合付款條件的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時通知采購管理部門和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。四、內(nèi)部控制要點(diǎn)（一）崗位分離1.緊急采購申請與審批崗位應(yīng)分離，申請人員不得參與審批過程。2.采購與驗(yàn)收崗位應(yīng)分離，采購人員不得兼任驗(yàn)收工作。3.付款審批與付款執(zhí)行崗位應(yīng)分離，確保付款環(huán)節(jié)的獨(dú)立性和公正性。（二）信息記錄與檔案管理1.采購管理部門應(yīng)建立健全緊急采購信息記錄制度，對采購項(xiàng)目的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括需求提出、審批、采購實(shí)施、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息。2.采購記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照國家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。檔案管理人員應(yīng)定期對采購檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管，確保檔案的完整性和安全性。3.采購信息記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠反映采購活動的全貌，為后續(xù)的審計(jì)監(jiān)督、績效評價等提供依據(jù)。（三）監(jiān)督與審計(jì)1.學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對緊急采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購行為是否公正、采購資金使用是否合理等。2.審計(jì)部門有權(quán)調(diào)閱相關(guān)采購文件、記錄和憑證，對采購人員、供應(yīng)商等進(jìn)行詢問和調(diào)查。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對緊急采購活動的紀(jì)律監(jiān)督，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為，維護(hù)學(xué)校采購秩序。五、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.合規(guī)風(fēng)險：緊急采購活動可能因違反法律法規(guī)和學(xué)校制度而面臨法律責(zé)任和處罰風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險：由于采購時間緊迫，可能無法對供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)進(jìn)行充分的質(zhì)量檢驗(yàn)，導(dǎo)致采購的物資或服務(wù)不符合要求，影響學(xué)校正常工作開展。3.價格風(fēng)險：在緊急情況下，可能因缺乏充分的市場調(diào)研和競爭，導(dǎo)致采購價格偏高，增加學(xué)校采購成本。4.供應(yīng)商違約風(fēng)險：供應(yīng)商可能因各種原因無法按時、按質(zhì)、按量提供采購物資或服務(wù)，影響學(xué)校緊急需求的滿足。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.合規(guī)風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對采購人員的法律法規(guī)和學(xué)校制度培訓(xùn)，提高其合規(guī)意識；建立健全采購審批機(jī)制，嚴(yán)格審核采購項(xiàng)目的合法性和必要性；加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾；加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資或服務(wù)質(zhì)量合格。3.價格風(fēng)險應(yīng)對：在采購前盡可能進(jìn)行市場調(diào)研，了解同類物資或服務(wù)的價格水平；對于金額較大的采購項(xiàng)目，可通過競爭性談判、詢價等方式，選擇價格合理的供應(yīng)商；加強(qiáng)采購成本控制，定期對采購價格進(jìn)行分析和比較，及時發(fā)現(xiàn)價格異常情況并采取措施。4.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對：在選擇供應(yīng)商時，充分考察其信譽(yù)、實(shí)力和業(yè)績；在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時掌握其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和履約能力