PAGE購銷內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在建立健全公司購銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，規(guī)范購銷流程，防范經(jīng)營風(fēng)險，確保公司資產(chǎn)安全，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)公司可持續(xù)發(fā)展，保障公司各項業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)進(jìn)行，實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門涉及的所有購銷業(yè)務(wù)活動，包括原材料采購、商品采購、銷售業(yè)務(wù)、采購付款、銷售收款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：購銷業(yè)務(wù)活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保各項業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.全面性原則：內(nèi)部控制應(yīng)涵蓋購銷業(yè)務(wù)的全過程，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購驗收、付款結(jié)算、銷售訂單處理、發(fā)貨、收款等各個環(huán)節(jié)，不留死角。3.制衡性原則：在購銷業(yè)務(wù)流程中，應(yīng)合理設(shè)置各崗位的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，避免權(quán)力過度集中，防范舞弊行為。4.適應(yīng)性原則：內(nèi)部控制制度應(yīng)與公司的經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競爭狀況和風(fēng)險水平等相適應(yīng)，并隨著公司內(nèi)外部環(huán)境的變化及時進(jìn)行調(diào)整和完善。5.成本效益原則：內(nèi)部控制應(yīng)權(quán)衡實施成本與預(yù)期效益，以適當(dāng)?shù)某杀緦崿F(xiàn)有效控制，確保制度的可操作性和有效性。二、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制（一）采購計劃1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、生產(chǎn)計劃、銷售計劃以及庫存狀況等，定期進(jìn)行采購需求預(yù)測，并提交采購需求申請。采購需求申請應(yīng)詳細(xì)說明所需采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息。2.計劃審批采購部門收到采購需求申請后，應(yīng)進(jìn)行匯總分析，并結(jié)合市場供應(yīng)情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容，并提交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。采購計劃經(jīng)公司管理層審批后實施，重大采購計劃需經(jīng)董事會審議通過。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息庫，采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定初步入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部門會同相關(guān)部門（如質(zhì)量控制部門、技術(shù)部門等）對初步入圍供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、技術(shù)水平、信譽(yù)狀況等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分評級，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為合作對象。3.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于通過評估的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合作協(xié)議簽訂后，采購部門將供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案，并報財務(wù)部門備案。4.供應(yīng)商動態(tài)管理采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，了解其供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施。根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，采購部門可對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整，如增加或減少采購份額、暫停合作或終止合作等。（三）采購合同管理1.合同簽訂采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律合規(guī)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如遇合同變更或解除情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議或解除合同協(xié)議，同時報法律合規(guī)部門備案。3.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔，建立合同臺賬，以便查閱和管理。（四）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備采購部門在采購物資到貨前，應(yīng)通知質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量控制部門應(yīng)制定驗收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，倉庫管理部門應(yīng)安排好驗收場地和人員。2.驗收實施采購物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、包裝等。質(zhì)量控制部門應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。3.驗收記錄驗收人員應(yīng)如實填寫驗收記錄，詳細(xì)記錄驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等信息。驗收記錄應(yīng)由驗收人員簽字確認(rèn)，并妥善保存，以備查閱。（五）采購付款1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請單，注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)證明文件。付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)審核財務(wù)部門收到付款申請單后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)證明文件是否齊全等。財務(wù)審核通過后，報公司管理層審批。3.付款執(zhí)行公司管理層審批通過后，財務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和公司資金狀況合理選擇，確保資金安全和支付效率。財務(wù)部門應(yīng)及時登記付款記錄，定期與采購部門核對付款情況，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。三、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制（一）銷售政策制定1.市場調(diào)研銷售部門應(yīng)定期進(jìn)行市場調(diào)研，了解市場需求、競爭對手情況、行業(yè)動態(tài)等信息，為制定銷售政策提供依據(jù)。市場調(diào)研應(yīng)采用多種方式，如問卷調(diào)查、實地走訪、數(shù)據(jù)分析等，確保調(diào)研結(jié)果真實可靠。2.銷售政策制定根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果和公司戰(zhàn)略目標(biāo)，銷售部門制定銷售政策，包括銷售價格、銷售折扣、信用政策、促銷活動等。銷售政策應(yīng)明確各項政策的適用范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、審批流程等內(nèi)容，并報公司管理層審批。3.銷售政策調(diào)整銷售部門應(yīng)根據(jù)市場變化和公司經(jīng)營情況，及時調(diào)整銷售政策。銷售政策調(diào)整應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保調(diào)整后的政策合法合規(guī)、合理有效。（二）銷售訂單處理1.訂單接收銷售部門通過多種渠道接收客戶訂單，包括電話、郵件、傳真、網(wǎng)絡(luò)平臺等。訂單接收人員應(yīng)及時記錄訂單信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。訂單接收人員應(yīng)將訂單信息傳遞給銷售內(nèi)勤人員，由銷售內(nèi)勤人員進(jìn)行初步審核，確保訂單信息完整、準(zhǔn)確。2.訂單審核銷售內(nèi)勤人員將初步審核后的訂單提交銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括客戶信用狀況、產(chǎn)品庫存情況、交貨能力等。對于信用狀況良好、產(chǎn)品庫存充足、具備交貨能力的訂單，銷售部門負(fù)責(zé)人審核通過后，安排發(fā)貨；對于信用狀況不佳、產(chǎn)品庫存不足或交貨能力受限的訂單，銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與客戶溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施，如要求客戶提供擔(dān)保、調(diào)整交貨時間、增加庫存等，確保訂單順利執(zhí)行。3.訂單下達(dá)銷售部門根據(jù)訂單審核結(jié)果，下達(dá)銷售訂單給生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門。銷售訂單應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求各部門按照訂單要求組織生產(chǎn)、發(fā)貨等工作。（三）發(fā)貨管理1.發(fā)貨準(zhǔn)備倉庫管理部門根據(jù)銷售訂單，組織備貨。備貨過程中，應(yīng)核對產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保備貨準(zhǔn)確無誤。倉庫管理部門應(yīng)安排好發(fā)貨人員和運輸車輛，做好發(fā)貨前的各項準(zhǔn)備工作。2.發(fā)貨實施發(fā)貨人員按照銷售訂單要求，將產(chǎn)品進(jìn)行包裝、標(biāo)識，并辦理出庫手續(xù)。發(fā)貨過程中，應(yīng)確保產(chǎn)品的安全運輸，避免損壞、丟失等情況發(fā)生。發(fā)貨人員應(yīng)及時將發(fā)貨信息反饋給銷售部門，包括發(fā)貨時間、發(fā)貨數(shù)量、運輸方式、預(yù)計到貨時間等。3.發(fā)貨記錄倉庫管理部門應(yīng)如實填寫發(fā)貨記錄，詳細(xì)記錄發(fā)貨情況，包括發(fā)貨時間、發(fā)貨人員、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、運輸方式、收貨客戶等信息。發(fā)貨記錄應(yīng)由發(fā)貨人員簽字確認(rèn)，并妥善保存，以備查閱。（四）銷售收款1.收款政策銷售部門應(yīng)根據(jù)公司信用政策和客戶信用狀況，制定收款政策。收款政策應(yīng)明確收款方式、收款期限、逾期催收措施等內(nèi)容。對于信用狀況良好的客戶，可給予一定的信用期限；對于信用狀況不佳的客戶，應(yīng)采取預(yù)收貨款、款到發(fā)貨等方式，確保公司資金安全。2.收款跟蹤銷售部門應(yīng)建立收款臺賬，跟蹤客戶的收款情況，及時掌握客戶的付款進(jìn)度。對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，了解原因，并采取相應(yīng)的催收措施，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。3.收款記錄財務(wù)部門應(yīng)及時登記收款記錄，詳細(xì)記錄收款時間、收款金額、收款方式、付款客戶等信息。財務(wù)部門應(yīng)定期與銷售部門核對收款情況，確保收款信息準(zhǔn)確無誤。（五）銷售退回與折讓1.銷售退回客戶因產(chǎn)品質(zhì)量問題、規(guī)格型號不符等原因要求退貨時，銷售部門應(yīng)及時受理，并與客戶溝通協(xié)商退貨事宜。銷售部門應(yīng)安排專人對退回產(chǎn)品進(jìn)行驗收，確認(rèn)產(chǎn)品質(zhì)量和數(shù)量無誤后，辦理入庫手續(xù)。銷售部門根據(jù)退貨情況，開具紅字發(fā)票，并按照公司財務(wù)管理制度的要求進(jìn)行賬務(wù)處理。2.銷售折讓客戶因產(chǎn)品質(zhì)量問題、規(guī)格型號不符等原因要求給予銷售折讓時，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商折讓事宜。銷售部門根據(jù)協(xié)商結(jié)果，開具紅字發(fā)票，并按照公司財務(wù)管理制度的要求進(jìn)行賬務(wù)處理。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.審計計劃制定公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期制定購銷業(yè)務(wù)內(nèi)部審計計劃，明確審計目標(biāo)、審計范圍、審計重點、審計時間等內(nèi)容。內(nèi)部審計計劃應(yīng)報公司管理層審批后實施。2.審計實施內(nèi)部審計部門按照審計計劃，對購銷業(yè)務(wù)活動進(jìn)行全面審計，包括采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購合同、采購驗收、采購付款、銷售政策、銷售訂單、發(fā)貨管理、銷售收款、銷售退回與折讓等環(huán)節(jié)。審計人員應(yīng)通過查閱文件、實地觀察、詢問調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式，獲取審計證據(jù)，對購銷業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行評價。3.審計報告內(nèi)部審計部門在審計結(jié)束后，應(yīng)撰寫審計報告，報告內(nèi)容包括審計概況、審計發(fā)現(xiàn)的問題、審計建議等。審計報告應(yīng)提交公司管理層和相關(guān)部門，并跟蹤審計建議的落實情況，確保問題得到及時整改。（二）日常監(jiān)督1.部門自查采購部門、銷售部門等相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門的購銷業(yè)務(wù)活動進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。部門自查應(yīng)形成自查