PAGE采購中心內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購中心的各項業(yè)務(wù)活動，加強(qiáng)采購管理，防范采購風(fēng)險，確保采購工作合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。（二）適用范圍本制度適用于公司采購中心及參與采購活動的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，確保采購結(jié)果公正合理。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地公開，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督，保證采購過程透明。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效率，實現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。5.誠實守信原則：采購中心及相關(guān)人員應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)公司良好形象。二、采購組織與職責(zé)（一）采購中心架構(gòu)采購中心設(shè)采購總監(jiān)一名，下設(shè)采購一部、采購二部等若干采購部門，各采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)范圍劃分設(shè)采購經(jīng)理及采購專員崗位。（二）采購總監(jiān)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)采購中心的管理工作，制定采購中心的戰(zhàn)略規(guī)劃和年度工作計劃。2.建立健全采購中心的各項管理制度和流程，確保采購工作規(guī)范有序進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)采購團(tuán)隊的建設(shè)和管理，組織開展采購人員的培訓(xùn)和績效考核。4.協(xié)調(diào)采購中心與公司其他部門的關(guān)系，參與公司重大采購項目的決策和實施。5.監(jiān)督采購過程，防范采購風(fēng)險，處理采購過程中的重大問題和投訴。（三）采購經(jīng)理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門的日常采購管理工作，制定本部門的采購計劃和預(yù)算。2.組織實施采購項目，包括供應(yīng)商開發(fā)、詢價、比價、議價、合同簽訂等工作。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)良好的合作關(guān)系，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。4.對采購過程中的各項文件和資料進(jìn)行整理、歸檔和保管，確保采購檔案完整、準(zhǔn)確。5.協(xié)助采購總監(jiān)開展采購團(tuán)隊的建設(shè)和管理工作，對本部門采購專員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。（四）采購專員職責(zé)1.根據(jù)采購經(jīng)理的安排，具體執(zhí)行采購任務(wù)，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商信息收集、詢價、比價等工作。2.協(xié)助采購經(jīng)理起草采購合同，參與合同談判，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，并跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，及時處理采購過程中的異常情況，保證采購任務(wù)順利完成。4.協(xié)助采購經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理，包括供應(yīng)商評估、分類、信息更新等工作。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作任務(wù)。三、采購流程（一）需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購中心。2.采購中心對各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總和初審，對于不符合公司采購政策或不合理的需求，及時與需求部門溝通并反饋意見，要求其進(jìn)行調(diào)整或補(bǔ)充完善。（二）采購計劃制定1.采購中心根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購總監(jiān)審核批準(zhǔn)后實施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請和審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購中心通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，確定符合公司要求的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購中心定期對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)水平、價格競爭力等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，保持正常合作關(guān)系；C類供應(yīng)商為需改進(jìn)供應(yīng)商，采購中心應(yīng)與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)考慮淘汰。3.供應(yīng)商管理采購中心與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容，以便對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（四）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物品或服務(wù)的性質(zhì)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。對于達(dá)到公司規(guī)定招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式進(jìn)行。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，制定招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。對于未達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)，但采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)成立談判小組，與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。對于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場供應(yīng)充足的采購項目，可以采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物品或服務(wù)，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請和審批，并在采購合同中明確采購價格、采購數(shù)量、交貨時間等條款。2.采購執(zhí)行采購專員根據(jù)采購計劃和確定的采購方式，向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單或詢價通知書等采購文件，明確采購要求和交貨時間等信息，并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。供應(yīng)商應(yīng)按照采購文件的要求，按時、按質(zhì)、按量將貨物或服務(wù)送達(dá)公司指定地點。采購專員在收到貨物或服務(wù)后，應(yīng)及時組織驗收，確保采購物品或服務(wù)符合合同要求。（五）驗收管理1.采購物品或服務(wù)到貨后，采購中心應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面進(jìn)行全面檢查。2.對于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的采購項目，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗收。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收單》，并簽字確認(rèn)。如驗收不合格，采購中心應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取整改措施或重新提供貨物或服務(wù)，直至驗收合格為止。（六）付款管理1.采購中心根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，經(jīng)采購經(jīng)理審核、采購總監(jiān)審批后，提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定，對付款申請進(jìn)行審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款方式符合規(guī)定。審核通過后，財務(wù)部門及時安排付款，并做好付款記錄。3.對于采用預(yù)付款方式的采購項目，采購中心應(yīng)在合同簽訂后，按照合同約定的預(yù)付款比例申請預(yù)付款，并跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度和貨物質(zhì)量，確保預(yù)付款的安全使用。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購中心應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.通過建立風(fēng)險評估指標(biāo)體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法，對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級和風(fēng)險影響程度。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)和價格變化趨勢，合理安排采購計劃，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調(diào)整采購價格。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對建立嚴(yán)格的供應(yīng)商篩選和評估機(jī)制，選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)可靠、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制，包括對采購樣品的檢驗、到貨驗收等環(huán)節(jié)，確保采購物品符合質(zhì)量要求。對于質(zhì)量不合格的采購物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取整改措施或重新提供貨物，如給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。4.合同風(fēng)險應(yīng)對采購合同應(yīng)采用書面形式，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免合同漏洞和歧義。加強(qiáng)合同審核管理，由法務(wù)部門或?qū)I(yè)人員對采購合同進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)，維護(hù)公司利益。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同順利履行。5.付款風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款時間進(jìn)行付款，避免提前付款或逾期付款給公司帶來損失。加強(qiáng)對付款申請的審核管理，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款依據(jù)充分。建立供應(yīng)商信用檔案，對供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評估和跟蹤，對于信用不良的供應(yīng)商，應(yīng)謹(jǐn)慎付款或采取其他風(fēng)險防范措施。（一）采購預(yù)算管理1.采購中心應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)公司預(yù)算管理部門審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行申請和審批。采購中心應(yīng)嚴(yán)格控制采購預(yù)算的執(zhí)行，確保采購支出不超過預(yù)算額度。（二）采購成本控制1.采購中心應(yīng)通過優(yōu)化采購流程、合理選擇采購方式、加強(qiáng)供應(yīng)商管理等措施，努力降低采購成本。采購成本控制應(yīng)貫穿于采購活動的全過程，包括采購前期的市場調(diào)研、采購過程中的價格談判、采購后期的成本核算等環(huán)節(jié)。2.建立采購成本分析制度，定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，采取針對性措施加以改進(jìn)。采購中心應(yīng)與財務(wù)部門密切配合，共同做好采購成本的核算和分析工作，為公司成本管理提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。（三）采購績效評估1.建立采購績效評估體系，定期對采購中心及采購人員的工作績效進(jìn)行評估。采購績效評估指標(biāo)應(yīng)包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。2.采購績效評估結(jié)果應(yīng)作為采購人員績效考核、薪酬調(diào)整、晉升獎勵等的重要依據(jù)。采購中心應(yīng)根據(jù)績效評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)采購工作，提高采購績效水平。六、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購中心應(yīng)建立采購信息收集渠道，及時收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的市場信息、供應(yīng)商信息、政策法規(guī)信息等。采購信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商推薦、政府部門發(fā)布等。2.對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，以便于查詢和使用。采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括供應(yīng)商信息庫、采購合同數(shù)據(jù)庫、采購訂單數(shù)據(jù)庫、采購文件數(shù)據(jù)庫等。（二）采購信息共享與交流1.采購中心應(yīng)建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購信息在采購中心內(nèi)部及與公司其他部門之間的共享和交流。采購信息共享平臺應(yīng)包括采購需求發(fā)布、采購計劃公示、采購結(jié)果公告、供應(yīng)商信息查詢等功能模塊。2.加強(qiáng)采購中心與公司其他部門之間的溝通與協(xié)作，及時了解各部門的采購需求和業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，為采購工作提供有力支持。采購中心應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，及時反饋采購過程中出現(xiàn)的問題和建議。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購中心的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)、公司制度和采購流程的要求。2.采購中心應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購工作規(guī)范有序進(jìn)行。采購中心應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改