PAGE緊急疫情采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對緊急疫情期間物資采購需求，規(guī)范采購行為，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，保障疫情防控工作順利開展，特制定本緊急疫情采購內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在緊急疫情期間涉及的各類物資采購活動(dòng)，包括但不限于防護(hù)用品、醫(yī)療設(shè)備、藥品、消殺用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.及時(shí)性原則：以滿足緊急疫情防控工作需求為首要目標(biāo)，優(yōu)化采購流程，提高采購效率，確保物資及時(shí)供應(yīng)。3.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，實(shí)現(xiàn)采購效益最大化。4.透明性原則：采購過程應(yīng)保持公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計(jì)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立緊急疫情采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議緊急疫情采購的重大事項(xiàng)，包括采購策略、預(yù)算安排、供應(yīng)商選擇等。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的緊急疫情采購工作小組，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購工作小組應(yīng)明確分工，確保采購任務(wù)落實(shí)到人。其職責(zé)如下：1.采購計(jì)劃制定：根據(jù)疫情防控需求和實(shí)際庫存情況，及時(shí)制定采購計(jì)劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.供應(yīng)商篩選與管理：廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核、實(shí)地考察和動(dòng)態(tài)評(píng)估，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。3.采購合同簽訂：按照公司/組織合同管理規(guī)定，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、嚴(yán)密準(zhǔn)確。4.采購執(zhí)行與協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.采購文件歸檔：妥善保管采購過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括采購申請、采購計(jì)劃、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購合同等，以備審計(jì)和查詢。（三）監(jiān)督部門公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門負(fù)責(zé)對緊急疫情采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，重點(diǎn)審查采購程序的合規(guī)性、采購價(jià)格的合理性、采購質(zhì)量的保障性等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員責(zé)任。三、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)疫情防控工作實(shí)際需要，填寫《緊急疫情采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購工作小組。2.采購工作小組對各部門提交的采購申請進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫存情況進(jìn)行初步審核，對于確需采購的物資，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）采購計(jì)劃制定采購工作小組根據(jù)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過的采購申請，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的具體要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并根據(jù)物資的緊急程度進(jìn)行分類排序，優(yōu)先安排急需物資的采購。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.供應(yīng)商篩選采購工作小組根據(jù)采購計(jì)劃，從供應(yīng)商庫中篩選符合要求的供應(yīng)商，或通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式廣泛尋找潛在供應(yīng)商。對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，重點(diǎn)審查其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、醫(yī)療器械注冊證等相關(guān)資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格。對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、倉儲(chǔ)條件、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，評(píng)估其供應(yīng)能力和信譽(yù)水平。2.采購實(shí)施采購工作小組向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。詢價(jià)單應(yīng)明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。采購工作小組對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，綜合考慮物資質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。如遇特殊情況，需采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，可采用單一來源采購方式。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同條款應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同簽訂后，及時(shí)將合同副本提交至監(jiān)督部門備案。（四）采購驗(yàn)收1.物資到貨前，采購工作小組應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案。2.物資到貨時(shí)，采購工作小組、使用部門和監(jiān)督部門共同對物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。對于醫(yī)療設(shè)備、藥品等特殊物資，還需按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專業(yè)檢測或檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員填寫《緊急疫情采購驗(yàn)收單》，經(jīng)采購工作小組、使用部門和監(jiān)督部門簽字確認(rèn)后辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，采購工作小組應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期更換或退款。如因供應(yīng)商原因造成的損失，按照合同約定追究其違約責(zé)任。（五）采購付款1.采購工作小組根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《緊急疫情采購付款申請表》，附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對采購付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照公司/組織財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.對于采用預(yù)付款方式的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和支付時(shí)間，確保資金安全。在物資到貨驗(yàn)收合格后，及時(shí)辦理尾款支付手續(xù)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：緊急疫情期間，物資需求急劇增加，市場價(jià)格波動(dòng)較大，可能導(dǎo)致采購成本上升。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：由于采購時(shí)間緊迫，可能無法對供應(yīng)商進(jìn)行充分的考察和評(píng)估，導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不符合要求，影響疫情防控工作效果。3.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)：部分供應(yīng)商可能因原材料短缺、生產(chǎn)能力不足、物流受阻等原因，無法按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資，影響采購計(jì)劃的執(zhí)行。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：采購活動(dòng)可能因違反法律法規(guī)、政策要求或公司/組織內(nèi)部規(guī)定，面臨法律責(zé)任和聲譽(yù)損失。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)關(guān)注物資市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集、分析市場價(jià)格信息，為采購決策提供參考依據(jù)。在采購談判中，充分運(yùn)用市場價(jià)格信息，與供應(yīng)商協(xié)商合理的價(jià)格條款，爭取有利的采購價(jià)格。同時(shí)，可通過批量采購、集中采購等方式，降低采購成本。對于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值等金融工具進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，但需嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)，實(shí)地考察供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營情況，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量控制體系和生產(chǎn)能力。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)文件。加強(qiáng)采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資質(zhì)量合格。對于重要物資或質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)較高的物資，可在采購前進(jìn)行小樣測試或試用，根據(jù)測試結(jié)果和試用反饋決定是否采購。3.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和供應(yīng)計(jì)劃，提前做好應(yīng)對準(zhǔn)備。制定備用供應(yīng)商計(jì)劃，選擇多家供應(yīng)商作為備用，在主供應(yīng)商出現(xiàn)供應(yīng)問題時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商，確保物資供應(yīng)不受影響。關(guān)注物流運(yùn)輸情況，提前與物流企業(yè)溝通協(xié)調(diào)，確保物資運(yùn)輸暢通。對于因物流受阻可能影響供應(yīng)的物資，可采取提前儲(chǔ)備、調(diào)整運(yùn)輸路線等措施加以應(yīng)對。4.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)采購人員法律法規(guī)和政策培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。建立健全采購內(nèi)部控制制度，明確采購流程和審批權(quán)限，加強(qiáng)對采購活動(dòng)的全程監(jiān)督，確保采購行為符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定。定期對采購活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。五、信息管理與溝通協(xié)調(diào)（一）信息管理1.建立緊急疫情采購信息管理系統(tǒng)，對采購需求、采購計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收情況、付款記錄等采購全過程信息進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)信息共享和動(dòng)態(tài)跟蹤。2.采購工作小組應(yīng)及時(shí)將采購相關(guān)信息錄入信息管理系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，定期對信息進(jìn)行整理和分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督部門可通過信息管理系統(tǒng)對采購活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理采購過程中存在的問題。（二）溝通協(xié)調(diào)1.采購工作小組應(yīng)與各部門保持密切溝通，及時(shí)了解疫情防控工作需求和物資使用情況，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購計(jì)劃和采購策略。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)向供應(yīng)商反饋采購需求和要求，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。同時(shí)，及時(shí)了解供應(yīng)商在生產(chǎn)經(jīng)營過程中遇到的問題，協(xié)助其解決困難，保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定。3.建立采購工作