PAGE采購業(yè)務(wù)與付款內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強公司采購業(yè)務(wù)與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，確保公司資金安全，提高采購效率和經(jīng)濟效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購業(yè)務(wù)及相關(guān)付款流程，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購業(yè)務(wù)與付款活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保各項活動合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購驗收、付款等，實現(xiàn)全過程控制。3.制衡性原則：在采購業(yè)務(wù)流程中，合理設(shè)置各部門和崗位的職責權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機制，防止舞弊和錯誤。4.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量和滿足公司需求的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。5.風險防范原則：識別、評估和應(yīng)對采購業(yè)務(wù)中的各種風險，采取有效的風險控制措施，確保公司利益不受損失。二、采購業(yè)務(wù)流程控制（一）采購計劃制定1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.采購部門匯總審核：采購部門收到各部門的采購申請單后，進行匯總整理，審核申請的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，需組織相關(guān)部門進行會審，綜合考慮公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況、資金預(yù)算等因素，確定最終的采購計劃。3.采購計劃審批：采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購業(yè)務(wù)執(zhí)行的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，篩選出合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商選擇：在進行具體采購時，采購人員應(yīng)從供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進行采購。對于新的采購項目，采購人員應(yīng)按照公司規(guī)定的供應(yīng)商選擇程序，邀請多家供應(yīng)商參與報價或投標，進行綜合比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)充分考慮其報價、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保采購的物資和服務(wù)符合公司要求。3.供應(yīng)商評估與考核：采購部門定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和市場變化，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)穩(wěn)定地提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)。（三）采購合同簽訂1.合同起草與審核：采購部門根據(jù)采購業(yè)務(wù)的具體情況，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同起草完成后，應(yīng)提交公司法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司利益。2.合同簽訂與蓋章：經(jīng)審核通過的采購合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，應(yīng)按照公司規(guī)定的印章管理流程進行蓋章，確保合同的法律效力。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、驗收部門等，以便各部門按照合同要求進行后續(xù)工作。（四）采購驗收1.驗收準備：采購部門在采購合同簽訂后，應(yīng)及時通知驗收部門做好驗收準備工作。驗收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標準，制定驗收方案，明確驗收人員、驗收時間、驗收內(nèi)容、驗收方法等。2.到貨驗收：供應(yīng)商交貨時，驗收人員應(yīng)按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗收人員應(yīng)認真核對采購物品的相關(guān)憑證，如發(fā)票、送貨單、質(zhì)量檢驗報告等，確保采購物品與合同要求一致。對于驗收合格的采購物品，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認；對于驗收不合格的采購物品，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。3.驗收結(jié)果處理：驗收部門應(yīng)及時將驗收結(jié)果反饋給采購部門。對于驗收合格的采購物品，采購部門應(yīng)按照合同約定辦理付款手續(xù)；對于驗收不合格的采購物品，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。如因供應(yīng)商原因?qū)е买炇詹缓细?，給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。（五）采購付款1.付款申請：采購部門在收到驗收部門出具的驗收合格報告后，應(yīng)及時填寫付款申請單，詳細說明采購業(yè)務(wù)的基本情況、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證。付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到付款申請單后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定進行審核。審核內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)的真實性、合法性、合規(guī)性，合同條款的執(zhí)行情況，發(fā)票的真實性、有效性等。財務(wù)部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與采購部門溝通核實，并提出處理意見。3.付款審批：經(jīng)財務(wù)部門審核通過的付款申請單，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的采購付款，需報公司總經(jīng)理審批。審批通過后的付款申請單作為財務(wù)部門付款的依據(jù)。4.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請單，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等。在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴格遵守公司資金管理制度，確保付款安全、準確、及時。三、付款內(nèi)控制度（一）付款審批流程1.常規(guī)付款審批：對于金額較小的采購付款，按照公司規(guī)定的分級審批制度進行審批。一般情況下，由采購部門負責人審核簽字后，報財務(wù)部門負責人復(fù)核，最后由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重大付款審批：對于金額較大或重要的采購付款，實行集體決策審批制度。由采購部門組織相關(guān)部門進行會審，形成會審意見后，報公司總經(jīng)理辦公會或董事會審批。在審批過程中，應(yīng)充分考慮采購業(yè)務(wù)的必要性、合理性、合規(guī)性，以及對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的影響。（二）付款憑證管理1.付款憑證審核：財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)對付款憑證進行嚴格審核。付款憑證包括采購合同、發(fā)票、驗收報告、付款申請單等。審核內(nèi)容包括憑證的真實性、完整性、合法性、有效性等。對于不符合要求的付款憑證，財務(wù)部門應(yīng)拒絕付款，并及時通知采購部門進行整改。2.付款憑證歸檔：財務(wù)部門在完成付款業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時將付款憑證進行歸檔保存。付款憑證應(yīng)按照時間順序、業(yè)務(wù)類型等進行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，以便日后查閱和審計。付款憑證的保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的要求。（三）付款風險防范1.資金安全風險防范：財務(wù)部門應(yīng)加強資金管理，合理安排資金，確保公司資金安全。在付款過程中，應(yīng)嚴格遵守公司資金管理制度，控制付款進度和金額，避免出現(xiàn)資金短缺或資金閑置的情況。同時，應(yīng)加強對銀行賬戶的管理，定期核對銀行賬戶余額，防范資金被盜用或挪用的風險。2.信用風險防范：在選擇供應(yīng)商和確定付款方式時，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信用狀況。對于信用等級較低的供應(yīng)商，應(yīng)采取適當?shù)娘L險防范措施，如要求提供擔保、縮短付款期限、增加預(yù)付款比例等。同時，應(yīng)加強對供應(yīng)商的信用跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決信用風險問題。3.法律風險防范：在采購業(yè)務(wù)和付款活動中，應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。財務(wù)部門應(yīng)加強對法律法規(guī)的學習和研究，及時了解和掌握相關(guān)法律法規(guī)的變化，確保公司的采購業(yè)務(wù)和付款活動合法合規(guī)。同時，應(yīng)加強與公司法律部門的溝通協(xié)作，及時處理法律糾紛和風險事件，維護公司的合法權(quán)益。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)與付款內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括采購計劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與履行、采購驗收、付款審批與執(zhí)行等方面。通過審計監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度執(zhí)行過程中存在的問題和風險，并提出改進建議和措施，確保內(nèi)控制度的有效執(zhí)行。（二）日常監(jiān)督檢查采購部門和財務(wù)部門應(yīng)加強對采購業(yè)務(wù)與付款流程的日常監(jiān)督檢查。采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時了解供應(yīng)商的交貨進度、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通解決。財務(wù)部門應(yīng)定期對付款業(yè)務(wù)進行核對和檢查，確保付款憑證的真實性、完整性、合法性，以及付款金額的準確性、及時性。同時，各部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督檢查機制，加強對本部門員工的日常管理和監(jiān)督，確保各項工作符合內(nèi)控制度的要求。（三）違規(guī)處理對于違反采購業(yè)務(wù)與付款內(nèi)控制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理；對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予罰款、降職、撤